こんにちは！こんばんは！女性営業マンとして日々奮闘しているなっちゃんです！
皆さんは営業の仕事をしている上で、タスク管理で困ったことはありませんか？私は入社したばかりの頃はタスク管理がうまくいかずにあたふた記憶があります。
今回は似たような境遇の方に、上手なタスク管理と効果についてアドバイスができればと思います!
この記事を読んで、できる営業マンにレベルアップしていきましょう!
目次
タスク管理とは
「タスク管理」とは大きな仕事を細分化し、それぞれの業務を個々に割り振ったり、進捗状況を確認することを指します。
個々に細分化した仕事に対し優先順位をつけたり、作業をToDoリストに記載することもタスク管理に分類されます。
つまり業務を分担し、自分がやるべきことやプロジェクトがどこまで進行しているのかを管理することがタスク管理と言っても良いでしょう。
タスク管理の有用性
タスク管理をすることで、どんないいことがあるでしょうか。簡単にご紹介したいと思います!
複数の作業を把握できる
タスク管理を行うことで、複数並行して走っている作業を把握しやすくなります。1人で行う仕事でたくさんの仕事を抱えていると、漏れてしまう仕事も出てくるでしょう。
しかし、自分の仕事をしっかりと管理しておくことで抜け漏れがなくなり、仕事を完了できるでしょう。
全体を俯瞰的に見ることができる
タスク管理を行うと、プロジェクトがどこまで進んでいるのか、他のメンバーがどのような状態なのかを確認することができます。
周りのメンバーの動向を確認することで、自分の仕事の進捗速度を変えることもできますし、周りのメンバーへの声かけもできるようになります。
マネジメントがしやすくなる
タスク管理によって、マネジメントの効率も飛躍的に上がります。遅れている担当者への声がけなどにより、納期の原種や品質向上が期待できます。
マネジメント効率が上がることは、そのまま顧客満足度や自身の評価向上に直結することでしょう。
タスク管理による効果
実際にタスク管理ができるようになると、どのような効果が得られるでしょうか。仕事やプライベートで良い効果が出るはずです。
いくつか一緒に確認してみましょう。
時間短縮
タスク管理を行えば、業務効率が上がるため作業時間の短縮につながります。タスク管理で優先順位をあらかじめ把握しておけば、今日やらなくてはいけないのか、明日以降でも問題ないかがはっきりと視覚化されます。
今日中にやるべきタスクが明確であれば、無駄な作業さらには残業も減らすことができるでしょう。
集中力UP
時間短縮と同様に、その日にやるべき仕事がはっきりと視覚化されていれば覚えておく必要もないため、記憶に使う労力をそのまま仕事へ向けることができます。
そのため、現在進行中のタスクへの集中力が高まります。
このようにタスク管理をすれば、仕事効率が上がり自身の評価を上げることも間違い無いでしょう。
タスク管理の方法
手書きで書き出す
最も単純な方法は、手書きで付箋やノート、手帳に書き出すことです。ただ書き出すだけではなく、優先順位の番号をつけるなど工夫をすると把握しやすくなるでしょう。
仕事でもプライベートでも紙に書き出すのは簡単ですし、誰でも取り組みやすい方法です。
完了したタスクは消し込むことで管理ができます。付箋であれば剥がすだけで済むので手書きの場合は付箋が管理しやすいのではないでしょうか。
表計算ソフトでリストを作成する
Excelなどで作業リストを作っておくのも有効な手段でしょう。手書きとは違い、期限や進捗状況なども把握しやすく、簡単に編集もできます。
また、チームで動く場合には共有フォルダで管理すれば全員が閲覧でき、全体で確認も可能になります。
Googleのスプレッドシートであればメンバー設定をして、誰でも編集が可能なので使っている営業チームも多いのでは無いでしょうか?
アプリを活用する
近年ではタスク管理用にアプリも多く配信されており、アプリを有効活用することもオススメです。
表計算ソフトよりも簡単にチームメンバーと共有できるため、さらに効率化が可能になるでしょう。
個人のToDo作成には特にアプリを活用すると整理しやすいのでは無いでしょうか。
たくさんの人がタスク管理術をYoutubeでも公開しているのでぜひ参考にしてみてください。
また、タスク管理ではありませんが、いくつか身の回りの管理や整理に関連する記事も紹介します。
メリット・デメリット
| メリット | デメリット | |
| 紙に書き出す | すぐに書ける カスタマイズしやすい | 手書きが面倒 |
| 表計算ソフトやアプリを使う | 複数人で管理可能 リアルタイム共有が可能 | 立ち上げなければ入力不可 |
まとめ
タスク管理は新人営業マンもベテラン営業マンも必須のスキルです。今からでもタスク管理を始めて、できる営業マンを目指していきましょう!
最後に今回お伝えしたタスク管理の内容をまとめるので、おさらいしましょう!
- 仕事の時間短縮や集中力UPにつながる。
- 紙に書き出せばすぐにリストを作成し、管理ができる。
- 個人のToDoであれば、アプリが手軽
- チームでのタスク管理には表計算ソフトやアプリも有効
タスク管理は自身に合うやり方を見つけ、実践することがまず大切です。まずは簡単に取り組めそうなものからやってみましょう!