こんにちは!こんばんは!女性営業マンとして日々奮闘している「なっちゃん」です!

営業マン=外回り

このイメージが強いと思いますが、いざ営業マンになってみると思っていたよりも社内業務(デスクワーク)が多いという印象を受けました。

では実際、営業マンって会社では【どんな仕事をしているのか。】【逆にどんな事をするべきなのか。】今回はそんな疑問にお答えしたいと思います!

効率よく社内業務を行えるようにするためのアドバイスやポイントもありますので最後までご覧ください!

営業マンの社内業務とは

営業マンとして業績を安定させたければ、外回りだけでなく新規顧客開拓や自ら資料を作成したりする事も必要不可欠です。

社内業務は売り上げ繋げる為の手段に過ぎないので出来る限り効率化し、商談などの売り上げに直結する業務に時間を使えるようにする必要があります。

  1. 管理系
  2. 書類系

営業マンの社内業務は大きく分けて2種類ありますので種類ごとに分けてご紹介いたします!

営業マンの社内業務(管理系)

社内業務の1種類目は、管理系です。

管理にも色々ありますが、売り上げに直結させられるようにアポイントを取ったり営業トークを磨いたり、見直したりするなどやるべきことは多いです。

ここでは4つご紹介いたします。

新規顧客開拓

まず、営業マンが社内業務で行わなければいけない業務は新規顧客開拓です。

社内でできる代表的な新規顧客開拓方法はの二種類あります。

テレアポ

一つ目はまだ面識のない顧客、企業相手に電話を掛け商談をする為のアポイントを取得する営業方法です。何件も訪問するには時間もコストもかかるのでまずは、テレアポで新規顧客開拓をする事が多いです。

メール

今まで展示会や学会、交流会などで名刺交換をしたけれど、そこから商談できていない。そして電話もなかなか繋げてもらえないような相手には、メールを送る営業方法もあります。

テレアポは難易度が高いですが、新規顧客開拓には1番ベストな方法だと思います。折れない心をもって経験を積めば必ず新規顧客を捕まえることが出来ます!

顧客管理

会社にもよりますが、基本的に顧客管理リストを使って顧客を管理している事が多いと思います。

  • 新規顧客をリストに記入
  • 既存の顧客に連絡
  • 見込みの確認
  • 顧客のニーズ確認

など、顧客リスト作成や、既存の顧客に状況に応じて連絡をする事も大切な事なのでしっかり管理し的確な頻度で連絡をするようにしましょう。

ノルマ・目標管理

日々外回りでバタバタしている営業マンは、定期的に自分の成果を確認し、改善するべき事があれば対策を練る必要があります。

  • 今どのくらいの売り上げがあるのか
  • 目標達成にはあとどのくらい売り上げが必要なのか

現状を把握し計画を続行するべきか、計画を立て直すべき細かくしっかり確認しましょう。

ロープレの実施

社外ではできない事で、社内でするべき事の中でロープレ(ロールプレイング)も大切です。

ロープレをする際のポイントは4つあります。

  • 3人体制(お客様役、営業マン役、観察役)
  • できるだけ本番を再現する
  • 照れない、恥ずかしがらない
  • 携帯の動画やボイスレコーダーで録音

新入社員はもちろん練習の為にする必要がありますし、ベテラン社員も第三者からの意見を聞けるいい機会になり営業トークの見直しができますので定期的にロープレは行うようにしましょう。

営業マンの社内業務(書類系)

社内業務の2種類目は、書類系です。

営業マンは個人での行動が多い為、会社側は個人個人を把握しなければなりませんが、社員数が多くなるほど報告件数も増え把握が困難になります。

そのため多くの会社では書類で報告をするという決まりがあります。口頭では忘れてしまう事も書類で提出をする事で、忘れる事はありませんし後々確認をする事も可能になります。

社内業務の書類系は大きく分けて3つご紹介いたします。

提案書の作成

商談や交渉に手ぶらで行く営業マンはいません。

まず、営業活動をする際にお客様に見せる資料や提案書が必要なので作成しなければなりません。

お客様のニーズに合わせて個々に提案書を作成する必要がありますのでミスがないよう、情報確認をしっかりする事が大切です。弊社ではExcelベースで作成しています。

紙1枚なので、お客様にお見せする際に汚れやシワがないようにクリアファイルなどに入れるようにしましょう。

見積り書作成

お客様との商談で契約前には欠かせなない書類なのが、見積書です。

『では、見積もりをください。』などお客様から頼まれExcelで作成します。

簡単な物ならば、15分程度で作る事ができますが、中にはオプション追加パージョンや、複数台の見積もりを頼まれることもあるので1時間近くかかる事もあります。

  • お客様の情報(社名、名前、電話番号)
  • 金額
  • 消費税

など、ミスは許されません。社印を押してお客様に提出してしまえば取り消しが出来なくなってしまう可能性もあります。必ず自分で最低二回は見直し、計算し、そのあと上司にも確認してもらうようにしましょう。

報告書・日報

営業職では個人で行動している事が多く上司や会社に自分がどんな案件を抱えているか、どんな行動をしているかなどを書類でまとめて報告します。

  • 見込み客の進捗状況
  • 出張内容(事前事後)
  • 学会参加などの情報、結果

会社によって報告するべき内容に違いもありますし、電話などで済ませる場合もありますが、基本的には営業は社会人の基本である【報告・連絡・相談】が大切な職種でもあります。

報告書や、日報をため込むと後でまとめてやらなければならなくなり、夏休みの最後の日のようになってしまうので報告内容を明確に覚えているうちにパパっと書いてしまう事をおススメします。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

今回は営業マンの社内業務【管理系】と【書類系】をご紹介いたしました。

営業マンは外回り以外にもこんなにやるべき事があるのです。

効率よく社内業務を行い、契約に繋がるようになるべく多くの商談へ出向きましょう!

最後までお読みいただきありがとうございました。