こんにちは！こんばんは！女性営業マンとして日々奮闘している「なっちゃん」です！
日々日々仕事に追われている中で定期的にやってくる目標設定の時期。
せっかくならモチベーションアップにつながるような目標を立てたいものの、ゆっくり考える時間すら取れないこともままあることです。
でもご存じですよね？営業事務の支えが事業所の業績に大きくかかわりうることを。
大丈夫です。目標の立て方を一度身に着けてしまえば、求められているような内容を、しかも時間をかけて悩まなくても目標として設定できるようになります。
そこで今回は【営業事務の具体的な目標設定方法】をご案内していきます。
営業事務の目標設定方法２ステップ
ステップ１：自分の理想の営業事務をイメージ
目標を立てる際に、そもそも何を目標にするかを悩むことも多くないですか。あれこれ考えだすと、あっという間に時間が過ぎていきます。
ですが、せっかく目標を立てるならいい加減なものではなく、自分の評価に繋がったり、周りに貢献できるような実のある目標がいいと思うのも人情です。
こちらでご紹介する方法はステップに沿って考えていくだけなので簡単に適切な目標を決めることが出来ますよ。
まずは目標の方向性を定めます。
自分の理想の営業事務を想像してみてください。将来こんな営業事務になりたい、今の職場にこんな人がいたらいいな、など漠然としたイメージで結構です。
これで、
・ミスの削減
・作業スピード
・営業のサポート
・目標数字への貢献
・ヒューマンスキル・調整力
・スケジュール管理能力
など、６つの方向性が見えました。
イメージで方向性を洗い出すメリット①
先に方向性のイメージができると、あとは理想の営業事務像と自分のギャップを埋めていく目標を立てるだけになるので、方向性が早く定まりやすくなります。
他に洗い出しの方法としては、
- たくさんある仕事内容を一つ一つ書き出して検討していく
- 自分自身が現在何ができていないか考え抜く
などがありますが、その場合はやはり考える時間が相応にいるでしょう。
イメージで方向性を洗い出すメリット②
また、自分のイメージで思い浮かんでくる職場の素敵な営業事務像には、自身の職場ならではの仕事内容や課題が反映されます。
例えば、「ミスがない人がいい」と思い浮かべたときには、その裏に「ミスの修正で時間を取っている」や「営業資料の作成ミスが多く顧客満足度を下げている」などの隠れた課題があります。
自分の職場に効果のある目標を立てて、貢献や評価につなげていきましょう。
ステップ２：具体的な数字や行動に落とし込む
洗い出した方向性から絞り込む
前述のように複数の方向性が出てきたとしても、一度にすべてを目標と定めるのは現実的ではありません。自分の出した方向性を一つ一つ眺めてみてください。そして自分に問いかけます。
・この分野を改善できると、やりがいに感じるものはどれか？
・この能力を伸ばすことが出来たらわくわくするような事務作業はどれか？
・この項目で新たに何かが出来たら皆に喜んでもらえそうなことはどれか？
その答えになる項目を目標にしていきます。
具体的に数字に落としこむ
目標はできる限り数値化します。下の例を見てください。
「○○のミスを減らします」
「○○のミスの発生件数を、××％代から××％代に減らします」
NG例は自分の体感に頼っています。
自分はミスを減らせたと思っていても、意地悪な(笑)上司に「ミスを減らすといったけど、前も間違ってたし、こないだも間違ってたよね？」と言われたら言い返せませんね。
OK例の目標であれば、次回の目標設定時に前回の目標は達成したのか未達に終わったのかが客観的にわかります。また、パーセンテージで表すことで、月ごとの振り返りや次月の対策にも役に立ちますよ。
期限を決める
人は期限を設定するからこそ、モチベーションを高く維持して物事に取り組めます。
学生時代から「テストまでにこの範囲を理解する！」「夏までに○キロ痩せる！」など、期限を決めて取り組むことには皆さんも慣れているのではないでしょうか。
仕事も同様です。目標には期限を切りましょう。上期や下期ごとに目標を設定するのであれば半年、１年ごとに目標を設定するのであれば１年を目標にします。
目標達成のためのアクションを決める
目標を設定してはみたものの、達成までの道のりが全く想像がつかないという状態であれば、目標設定自体を見直さなければなりません。
絵にかいた餅にしないためにも、その目標に対して自分はどう行動をするかを考えましょう。
（なぜ？で問う）
「なぜそのミスが起こるのか？」
「なぜその仕事に時間がかかるのか？」
「なぜ営業マンはこの提案書をあまり使わないのか？」
（どうやって？で問う）
「どうやってそのミスを減らそうか？」
「どうやってその仕事にかかる時間を短縮しようか？」
「どうやったらわかりやすい提案書になるんだろうか？」
目標設定時の注意事項
多すぎる目標を作らない
向上心の高い方は、方向性から絞り込みを行うときにあれもこれも捨てがたく感じるはずです。多くても３つまでと決めておいてください。
多くの目標を設定しすぎると、どれも中途半端に終わってしまうことが多いためです。
目標が３つ以上あるという場合は、その中から自分の成長やキャリアアップにつながる目標を優先してピックアップすることをおすすめします。
また、方向性や目標だけでなく、目標達成のためのアクションも、たくさん設定しすぎてしまうとすべてやりきれない可能性もあります。
時間は有限です。やりたいことや目標がたくさんあるのはいいことですが、一度に達成できる目標は限られています。あれもこれもと目標を作りすぎないようにしましょう。
努力をすれば達成可能な目標を選ぶ
達成が難しい目標ではなく、段階を踏んだ内容にするとモチベーションも上がりやすくなります。ダイエットも、いきなり「１か月で10キロ！」という目標だと挫折してしまいがちですよね。
先ほどの例で、同じ「ミスの削減」の方向性で階段を作るのであれば、
- 申込書不備の発生率を10％にする
- 申込書不備の発生率を5％にする
- 全体の申込書不備の発生を削減する仕組みを作りマニュアルを作成する
のように実現可能な目標から段階的にレベルアップを目指します。
高すぎず、低すぎない目標設定することが、自分を高めるコツになります。
会社から求められている役割を考慮する
皆さんの職場ではいかがでしょうか。自分である程度自由に目標設定ができますか。それとも、明確な評価基準が定められていますか。
評価基準が開示されている場合に目標の「方向性」を自由に決めてしまうと、会社から求められている役割とずれてしまうかもしれません。
例えば営業事務の評価基準が「営業へのサポート」重視の会社で、自分はせっせと独自にミス削減に取り組んでいたとします。
その場合はいくら自分の目標が達成できたとしても「協調性のない営業事務」だとみなされてしまう恐れもあります。
会社も、営業事務がその方面の目標に取り組んでくれたら何らかの効果が出ると期待して評価の基準を決めているはずです。
会社から求められている役割がわかっている場合は、その「方向性」を含めた複数の目標を用意できるといいですね。
SMARTの法則とは
実はいままでご説明してきた目標設定の方法や具体例などは、SMARTの法則を使っています。
方向性が間違っておらず、上司がこのSMARTの法則を知っているなら、提出した目標がとても考えられたものであることを察してれるのではないでしょうか。
ではSMARTの法則を５因子「Specific」「Measureble」「Achievable」「Relevant」「Time-bound」に分解してみていきましょう。
[S]pecific：具体性
SMARTの法則を使った目標は、具体性をもったものになります。先ほどの例でいうと「ミスの削減」といった方向性から、「申込書の提出不備のミス」という具体的な目標を導きます。
目標が「ミスの削減」のように抽象的なままでは、達成する具体的な行動も抽象的になりかねません。
[M]easurable：計量性
この英単語には測定可能という意味があります。目標の達成基準は、体感としての達成感ではなく、客観的にみて達成したかどうかです。
「ミスが減りました！」ではなく「ミスが30％から10％になりました！」と報告できるように 、自分の立てた目標を測定するのに適した指標を用意する必要があります。
[A]chievable：達成可能性
続いてのAは達成可能であれという意味です。軽くまたいで超えられる目標でも不適切ですが、背伸びしてジャンプしても届かないような目標でも同様です。
現在、ミスが30％ある状態で、いきなりみんなに共有できるミス削減のマニュアルが作れるか？ということですね。
[R]elevant：関連性
４つ目の基準は、目標の達成が自分の利益につながるかどうかです。
たとえ今までの「S」「M」「A」をクリアしていても「毎日元気に挨拶！○Hz以上！」のような目標だと、それは評価や自分のスキルアップにつながるでしょうか。
一方でステップ１で行ったような方向性のイメージや自分への問いかけを先に行っておけば、「ミスを減ら」せば「自分の成長につながる」という、自分にとっての利益を見出せます。
[T]ime-related：期限性
目標を達成するまでの期限を意味します。
最終目標「ミス削減につながる仕組みのマニュアルを作る」が先に浮かんでいるのなら、３段階で目標を立ててしまうのもいいかもしれませんね。
「３年後までに最終目標を達成する」そのために「今年度決算までに自分のミスを10％まで減らす」というような目標が設定できます。
目標管理シートの記入例５選
今までご説明してきた目標設定の方法で、ご自身の目標を立てることを強くお勧めします。
テンプレを丸々使うよりも自分自身のモチベーションアップにもつながりますし、その事業所に適した目標が立てられるからです。
念のため目標管理シートの記入例もご参考までに見て頂けるようご用意しています。目標の具体化や行動の内容などの切り口が面白いです。
毎週、目標進捗を共有するメールを作り称賛する内容を送信することで、営業達が高いモチベーションで行動できるようにする
第一四半期までに過去のカタログ発注動向を分析することで、カタログの在庫切れを半減させる
３か月ごとに営業資料をチェックして最新の内容に修正することで、新しいお客様の獲得数アップに貢献する
年内に消耗品費を○％減らすために、１日５社分ずつ郵便物を電子化する
今年度いっぱい、顧客情報流出防止についての具体的手法を周知徹底するために、ミーティング中での定期的な啓蒙を企画する
まとめ
営業事務の目標設定方法を２ステップに分けてご説明してきました。
1.自分の将来的な営業事務像をイメージする
2.具体的に何をどうするかをSMARTの法則を利用して決めていく
営業事務で頑張っている私の友人も「営業は目に見える数字があっていいなあ」と言っていました。
「数字で表す」のは何も営業の特権ではありません。
皆さんもこの方法に則って目標を定めていくと、きっと自分の成長につながるプランが立てられるはずです。
皆さんの理想の営業事務像に、今年より来年、来年よりその翌年、近づいていけることを応援しています。
ありがとうございました。