こんにちは！こんばんは！女性営業マンとして日々奮闘している「なっちゃん」です！
日々仕事に追われる中で定期的にやってくる目標設定の時期。
せっかくならモチベーションアップにつながるような目標を立てたいものの、具体的な設定方法はわからないし、そもそもゆっくり考える時間すら取れないことも多いのではないでしょうか？
そんな方も全く心配いりません。目標の立て方を一度身に着けてしまえば、時間をかけて悩まなくても求められている目標を設定できるようになります。
そこで今回は事業所の業績に大きな影響を与える、営業事務の具体的な目標設定方法を解説いたします。
営業事務の目標設定方法２ステップ
ステップ１：自分の理想の営業事務をイメージ
目標を立てる際に、そもそも何を目標にするかを悩むことも多く、あれこれ考えだすとあっという間に時間が過ぎてしまいます。
ですが、せっかく目標を立てるのなら、適当なものではなく自分の評価に繋がったり、周りに貢献できるような実のある目標がいいと思いますよね。
こちらでご紹介する方法はステップに沿って考えていくだけで、簡単に適切な目標を決めることが出来ます！
まずは目標の方向性を定めます。
将来こんな営業事務になりたい、今の職場にこんな人がいたらいいな、など漠然と自分の理想の営業事務を想像してみてください。
今の会話の中から以下のような方向性が見えてきました。
・ミスの削減
・作業スピード
・目標数字への貢献
・人間的魅力(ヒューマンスキル)
・営業のサポート
・スケジュール管理・調整能力
イメージで方向性を洗い出すメリット①
先に方向性のイメージができると、あとは理想の営業事務像と自分のギャップを埋めていく目標を立てるだけになるので、方向性が定まりやすくなります。
他の洗い出し方法は、
- たくさんある仕事内容を一つ一つ書き出して検討していく
- 自分自身が現在何ができていないか考え抜く
などがありますが、これらで洗い出す場合は考える時間が相応に必要になります。
イメージで方向性を洗い出すメリット②
また、自分のイメージで思い浮かんでくる素敵な営業事務像には、自身の職場ならではの仕事内容や課題が反映されます。
・ミスが少ない人 → ミスの修正に時間がかかっている
資料ミスにより顧客満足度を下げている
・仕事が速い人 → 書類作成が期日通りいかず先方を待たせてしまう
必要以上に作業時間が必要で管理が難しい
イメージからこのような隠れた課題が浮き彫りになってきます。
自分の職場に効果のある目標を立てて、貢献や評価につなげていきましょう。
ステップ２：具体的な数字や行動に落とし込む
洗い出した方向性から絞り込む
前述のように複数の方向性が出てきたとしても、一度にすべてを目標と定めるのは現実的ではありません。自分の出した方向性を一つ一つ眺めながら自分に問いかけます。
・この課題を改善できたら、どのようなやりがいを感じるか？
・この能力を伸ばせたら、どのような事務作業にワクワクするか？
・新たに何かが出来たら、どのようなことで皆に喜んでもらえそうか？
その答えになる項目を目標にしていきます。
具体的に数字に落としこむ
目標はできる限り数値化していきましょう。下の例を見てください。
「○○のミスを減らします」
「○○のミスの発生率を、××％台から××％台に減らします」
NG例は自分の感覚に頼ったもので、自分の感覚といじわる上司の感覚が違えば「ミスを減らすと言ってたけど、実際どれくらい減ったの？」と言われたら言い返せませんね。
OK例の目標であれば、次回の目標設定時に前回の目標は達成したのか、未達だったのか客観的にわかります。また、数値で表すことで、月ごとの振り返りや次月の対策にも役に立ちます。
期限を決める
人は期限を設定すれば、モチベーションを高く維持して物事に取り組めます。
これまでの人生で「10日後のテストまでにこの範囲を暗記する！」「夏までの3ヶ月で○キロ痩せる！」など、期限を決めて取り組むことは皆さんも多かったのではないでしょうか。
仕事も同様です。目標には期限を設定しましょう！
上期や下期ごとに目標を設定するのであれば半年、１年ごとに目標を設定するのであれば１年を期限の区切りにします。
目標達成のためのアクションを決める
目標を設定してみたものの、達成までの道のりが全く想像がつかないという状態であれば、目標設定自体を見直さなければなりません。
絵にかいた餅にしないためにも、その目標に対して自分はどう行動をするかを考えましょう。
（なぜ？で問う）
「なぜそのミスが起こるのか？」
「なぜその仕事に時間がかかるのか？」
「なぜ営業はこの提案書をあまり使わないのか？」
（どうやって？で問う）
「どうやってそのミスを減らそうか？」
「どうやってその仕事にかかる時間を短縮しようか？」
「どうやったらわかりやすい提案書になるんだろうか？」
▼ 「目標が遠いなぁ…」と自信を無くしそうな時は、こちらの記事も読んでみて下さいね！
目標設定時の注意事項【3つのポイント】
目標を設定する時、注意したいのが下記の3つのポイントです！
- 多すぎる目標を作らない
- 努力をすれば達成可能な目標を選ぶ
- 会社から求められている役割を考慮する
ポイント①多すぎる目標を作らない
向上心の高い方は、方向性から絞り込みを行う際にどれも捨てがたく感じることも多いかと思いますが、目標や行動は多くても3つまでと決めておきましょう。
設定した目標が多すぎると、どれも中途半端に終わってしまう可能性が高くなってしまいますので、3つ以上ある場合は、その中から自分の成長やキャリアアップにつながる目標や行動を優先してピックアップすることをおすすめします。
時間は有限です。やりたいことや目標がたくさんあることは素晴らしいですが、一度に達成できる目標は限られています。あれもこれもと目標を作りすぎないようにしましょう。
ポイント②努力をすれば達成可能な目標を選ぶ
達成が難しい目標ではなく、段階を踏んだ内容にするとモチベーションも上がりやすくなります。ダイエットもいきなり「１か月で10キロ！」という目標だと挫折してしまいがちですよね。
先ほどの例で、同じ「ミスの削減」の方向性で階段を作るのであれば、
1.申込書不備の発生率を10％台にする
↓
2.申込書不備の発生率を5％にする
↓
3.全社の申込書不備の発生を削減するためのマニュアル作りをする
のように実現可能な目標から段階的にレベルアップを目指していきましょう。
高すぎず低すぎない目標設定することが、挫折せずに最後までやり抜くコツです。
ポイント③会社から求められている役割を考慮する
あなたの会社は自分である程度自由に目標設定ができますか？それとも、明確な評価基準が定められていますか？
評価基準が定められている場合に目標を自由に決めてしまうと、会社から求められている役割とずれてしまうかもしれません。
例えば営業事務の評価基準が「営業へのサポート」重視の会社で、自分はせっせと独自にミス削減に取り組んでいたとします。
会社も業務に効果ありと期待して評価基準を定めているはずですので、いくら自分の目標が達成できたとしても、会社の評価基準とズレていれば「協調性のない営業事務」とみなされてしまう恐れもあります。
会社から求められている役割がわかっている場合は、その「方向性」を含めた複数の目標を用意できるといいでしょう。
SMARTの法則とは
実は今までご説明してきた目標設定の方法や具体例などは、SMARTの法則を使っています。
方向性が間違っておらず、上司がこのSMARTの法則を知っているなら、提出した目標がとても考えられたものであることを察してれるのではないでしょうか。
ではSMARTの法則を５因子「Specific」「Measureble」「Achievable」「Relevant」「Time-bound」に分解してみていきましょう。
[S]pecific：具体性
SMARTの法則を使った目標は、具体性をもったものになります。先ほどの例でいうと「ミスの削減」といった方向性から、「申込書の提出不備のミス」という具体的な目標を導きます。
目標が「ミスの削減」のように抽象的なままでは、達成する具体的な行動も抽象的になりかねません。
[M]easurable：計量性
目標の達成基準は体感としてではなく、客観的にみて達成したかどうか測定可能かということがが重要です。
「ミスが減りました！」ではなく「ミスが30％台から10％台になりました！」と報告できるように、自分の立てた目標を測定するのに適した指標を用意する必要があります。
[A]chievable：達成可能性
あまりにも簡単に達成できる目標でも、どう考えても達成できないような目標でも意味がありません。
しっかりと方向性と行動を吟味し、達成可能性がどれほどのなのか判断をしましょう。
ミスが30％ある状態で、いきなりみんなに共有できるミス削減のマニュアルが作れるか？ということですね。現実的に達成可能性は低いと言わざるを得ません。
[R]elevant：関連性
４つ目の基準は、目標の達成が利益につながるかどうかです。
たとえ今までの「S」「M」「A」をクリアしていても「毎日元気に挨拶！○Hz以上！」のような目標だと、それは評価や自分のスキルアップにはつながりにくいものになります。
一方でステップ１で行ったような方向性のイメージや、自分への問いかけを先に行っておけば、「ミスを減らす」ことができれば「自分の成長につながる」という、自分にとっての利益を見出せます。
[T]ime-related：期限性
目標を達成するまでの期限を意味します。
最終目標「ミス削減につながる仕組みのマニュアルを作る」が先に浮かんでいるのなら、３段階で目標を立ててしまうのもいいかもしれませんね。
「3年後までに最終目標を達成する」そのために「今年度決算までに自分のミスを10％台まで減らす」というような目標が設定できます。
こちらの動画でSMARTの法則の活用方法について紹介されています。ぜひご覧ください！
目標管理シートの記入例５選
ここまで説明してきた目標設定の方法を有効活用し、ご自身の目標を立てることを強くおススメします！
テンプレを丸々使うよりも自分自身のモチベーションアップにもつながりますし、その会社に適した目標が立てられる可能性が高まります。
念のため目標管理シートの記入例もご参考までに見て頂けるよう用意しております。目標の具体化や行動の内容などの切り口を参考にしてみてください。
毎週、目標進捗を共有するメールを作り、称賛する内容を送信することで、営業社員が高いモチベーションで行動できるようにする
第一四半期までに過去のカタログ発注動向を分析し、カタログの在庫切れを半減させる
３か月ごとに営業資料をチェックして最新の内容に修正し、新しいお客様の獲得数アップに貢献する
年内に通信費を○％減らすために、1日5社分ずつ郵便物の電子化を進める
今年度いっぱい、顧客情報流出防止についての具体的手法を周知徹底するために、ミーティング中での定期的な啓蒙活動を企画する
まとめ
営業事務の目標設定方法を２ステップに分けてご説明してきました。
1.自分の将来的な営業事務像をイメージする
2.具体的に何をどうするかをSMARTの法則を利用して設定していく
この方法を参考に目標を定めて行動すれば、着実に自分の成長につながります。
具体的な数字で表現し達成可能な目標を持つことで、自分の理想とする営業事務像に近づいていきましょう！
最後までご覧いただきありがとうございました！