こんにちは!こんばんは!女性営業マンとして日々奮闘している「なっちゃん」です!

「お客様の営業を断りたいけど、得意先の幹部の人だし不快な思いをさせたらどうしよう・・・」とうまく断れず悩んでいる方は意外に多いのではないでしょうか。

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なっちゃん
一生懸命営業してくれたし、なんだか申し訳ないと思ってしまいますよね。

必死に営業してくれる人に対して「ごめんなさい」を言うことはとてもつらいことですが、買う意思がないならウヤムヤにせずキッパリと断るべきです。

今回は営業メールを送ってくれた相手に、変な期待をもたせることなくキッパリと諦めてもらうための断り方を紹介いたします!

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3つの文例から学ぶ相手を不快にさせない断りのコツ

早速、営業メールの断り方の3つのコツを文例を交えて紹介していきます。NGな文章も紹介しているので、あわせて参考にしてみてください。

営業メールの断り方 3つのコツ

①提案してくれた相手への感謝の気持ちを伝える
②曖昧な返事をせずにキッパリ断る
③提案が飲めないことを謝罪する

3つに共通するコツは「相手を不快にさせないことを最優先に考える」ことです。

1.提案してくれた相手へ感謝の気持ちを伝える

【OKな文章】

メールの冒頭に、必ず相手への感謝の気持ちを書くようにしてください。

(例)この度は、貴社の新製品を丁寧にご説明いただき、誠にありがとうございます。 

この感謝の気持を伝えるということは、営業メールへの対応だけでなく、全てにおいて最も大切なことと肝に銘じておきましょう。

【NGな文章】

敬意を欠くことは絶対NGです。

提案してくれた相手への感謝の気持ちは、例えそれが飛び込みの営業メールであったとしても、必ず伝えるようにしましょう。

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社員A
今回は縁がなかったただけで、今後いつどこで相手とつながるかわかりません。そのつながりが大きなビジネスチャンスになる可能性も大いにあります!

2.曖昧な返事をせずにキッパリ断る

【OKな文章】

導入・採用するかどうかの結論は可能な限り序盤に書くようにしてください。

(例)社内にて導入を検討いたしましたが、今回は見送らせていただくこととなりました。 

「見合わせる」や「見送る」という表現は比較的柔らかい表現になり、「辞退さする」という表現は少し堅めな印象になりますし、「お断りします」という表現ですと、ストレートすぎて少し拒絶的な印象があります。

曖昧な返事はせずにキッパリと断るしても、言葉で印象は大きく変わってしまいます。言葉は慎重に選ぶようにしましょう。

【NGな文章】

相手が「脈アリかもしれない」と思ってしまうような、期待を持たせる表現はさけましょう。

結論の前に、長々と辞退するに至った経緯を説明するのも避けた方が良いでしょ。一見すると丁寧な印象を与えますが、結論がうまく伝わらず、OKの意味に捉えられてしまう可能性があります。

3.提案が飲めないことを謝罪する

【OKな文章】

謝罪の言葉を入れると、相手を否定せずに非常にスマートです。

(例)ご期待に沿えず、大変申し訳ございません。

採用に至らなかったことへのお詫びの気持ちを伝えるようにすると、相手としても落ち込みのダメージが少なく、こちらの印象も悪くなりません。

【NGな文章】

相手へのお詫びの気持ちが全くないものや、敬意を欠くようなものは絶対NGです。

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社員B
メールでの対応は言葉以上に冷たく感じてしまいますので、あまりにも無機質な対応では、流石に落ち込んでしまいます。

用件だけを書いたメールは、血が通っていないような冷たい文章になってしまいますので、今後のお付き合いにつなげるためにも、丁寧に謝罪の気持ちを伝えることが大切です。


▼ 関連記事|コミュニケーションは苦手で…とお悩みの方はこちらも合わせて読んでみて下さい!

3つのコツを使った営業メールの断り方例

これまで紹介してきた3つのコツを盛り込んで、営業メールに対する断りのメール文章例を作成いたしました。

営業内容や社内状況によりメール内容は変わりますが、参考例としてぜひご活用ください!

(メール参考例)
株式会社スーパーX 営業1課 A様


大変お世話になっております。

Y株式会社 管理部 Bです。

この度は、貴社の新製品をご提案頂き誠にありがとうございます。(謝礼)

弊社にて貴社商品の導入検討をした結果、今回は辞退させて頂くこととなりました。(結論)

ご提案頂いた製品は、当社の「業務の効率化」という課題に直結する素晴らしいものでしたが、導入にあたってのコスト面をクリアできず、今回は導入が不可能との判断に至りました。(不採用理由)

ご期待に沿えず、大変申し訳ございません。(謝罪)

またの機会がございましたら、ぜひよろしくお願いいたします。
末筆ではございますが、貴社並びにA様の益々のご発展をお祈り申し上げます。

メールの最後に「また何かあったら別の案件を持ってきてください」「あなたと会社の発展を応援します」という一言を入れることで、より丁寧さが増した断りメールになります

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なっちゃん
すでに取引がある会社が相手であれば、「今後ともよろしくお願いいたします」でOKです!

断るならキッパリと素早く断るべき理由

営業メールの断り方について、3つの文例を紹介いたしました。

少し極端に感じる部分もあるかと思いますが、皆様なりにアレンジして活用いただければと思います!

ここで皆様にメールで断る際にぜひ注意していただきたいことがあります。

それは「買う気がないのなら、迅速にキッパリ断ること」です。

「相手を不快にさせたら嫌だなぁ」とか「今回はダメだったけれど、今後のためにキープしておこうかな」などと断らずにズルズルと引き伸ばしていると、いつまでも商談が終わらず、双方にとってただの時間の浪費となりマイナスにしかなりません。

【実録】ハッキリ断らなかったため、ただただ時間を浪費した

メールではありませんが、対面の飛び込み営業で当方の対応を誤ったために大きの人を巻き込んで時間を無駄にした採用担当者の私の事例を紹介いたします。

登場人物

・採用担当「なっちゃん」
・人材採用コンサルタント会社ベテラン営業「社員A」
・人材採用コンサルタント会社新入社員営業「社員B」

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なっちゃん
大変興味深い内容ですね。現時点では導入にはなりませんが、今後当社の採用方針が決まりましたらお世話になるかもしれません。(一生懸命説明してくれたし断るのも悪いから、曖昧な答えで引き伸ばしておこうかな・・・。)
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社員A
そうですか!それでしたらいつくらいに採用方針は決まりますでしょうか?その頃に改めて説明に参ります!(方針が決まってから営業すれば導入になるかも!?)
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なっちゃん
採用責任者の専務と話ししてみて報告しますよ!(面倒だから見込みがあるように装っておこう。)

このように、丁寧に不快な思いをさせないことと、採用計画がたった時点で導入の見込みの可能性があること、専務と打ち合わせをすることを適当に約束してしまいました。すると、脈ありと思われたのか新入社員営業が何度も電話をかけてきます。

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社員B
なっちゃんさんこんにちは!先日のお話ですが、計画は立ちましたでしょうか?専務はどのような反応してくださいましたか?当社上司Aも気にしておりまして。(私の初めての案件だし、邪険に扱われなかったから脈アリなのは間違いない!ここで結果を出しておきたい!)

すでに同じようなサービスを提供する他社と契約しているため、契約する気もありませんし、そもそも人材採用の計画もまだ立っていません。

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なっちゃん
何度もありがとうございます!まだ計画立っていないんですよ。そもそも採用するかもわかりませんので、来月以降には計画が立つかもしれません。(採用するにしても他社さんで行こうと専務と話がついたとは言えないよなぁ・・。)

こんなやり取りを毎月のように繰り返し、何度か追加で訪問営業を受けた後、結局他社のサービスを導入し、この会社とは契約に至りませんでした。

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社員A
あんな思わせぶりな態度とるから期待してしまった。新入社員Bの実績にしてあげたかったのに・・。
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社員B
初めての実績になる手応えだったのに。結局あれだけ時間をかけたのに契約に至らないなんて・・。

このように、お互いの時間をただただ消費することに全くメリットはありません。最初にキッパリと断っていれば、採用担当は人事採用に向けての準備もできたし、営業担当者も残った時間でもっと見込みのある顧客を見つけられたかもしれませんね。

丁寧だけでもはっきり断るだけでも万全ではありません。両方揃えてこそしっかりした対応になりますので、「丁寧で迅速」な対応を肝に銘じておきましょう!

まとめ

相手を不快にさせない営業メールの断り方について紹介いたしました。

まとめ

・曖昧な返事をせずにキッパリ断る
・提案してくれた相手へ感謝の気持ちを伝える
・提案を飲めないことへの謝罪をおこなう

営業メールの断り方に共通するコツは「採用する気がないのであれば、キッパリと迅速に断る」「相手を不快にさせないことを最優先に考える」ことです。

ぜひ、スムーズな断り方を身につけて効率の良い仕事に役立ててください。

最後までお読みいただきありがとうございました!