こんにちは！こんばんは！女性営業マンとして日々奮闘しているなっちゃんです！
初めて納品メールを書こうとした時、「あれ？件名どうしよう…宛名は会社名とか入れた方がいいのかな？」など迷った経験はありませんか？
誰もが社会人になって間もない頃は、納品メールに限らずビジネスメールの書き方がわからず、テンプレートを数多く調べた経験があるかと思います。
しかし、しっかりと基本をおさえておけば納品メールで困ることはなくなります。ここでは納品メールの書き方を例文も合わせてご紹介していきます。
納品メールってどんなメール？
納品メールは品物を納品した時、納品したことをお客様に伝えるメールです。
簡単に言うと「〇〇を納品しましたよ！確認して下さいね♪」ということなんですが、納品メールはビジネスメールですので友達同士で送るような書き方は当然NGです。
しかし、正しくマナーを守った書き方をすれば、取引先や会社内での信頼度も上がり自身の評価も高まるでしょう。
デキる社会人！になるために今回は納品に関する正しいビジネスメールの書き方をマスターしていきましょう。
納品メールの件名、宛名など基本の書き方
件名は何のメールかわかりやすいように
件名はこのメールが何のメールなのか一言でわかるように書きましょう。
中には「よろしくお願いします」のような件名のメールがありますが、何をよろしくするの？と少し戸惑ってしまい、内容確認までいかなくなるケースもあります。
・○○納品のご案内
・○○発送のご案内 など
宛名の正しい書き方は【会社名 部署名 役職名 名前+敬称】
取引先などの宛名は、会社名・部署・役職名・フルネーム+敬称(様など)が基本です。
しっかりと形式、マナーを守ったメールは「社会人としての常識がある」「丁寧だな」などの好印象なイメージを持ってもらえることができます。
お客様と親しくなってからはフルネームではなく名字だけにするなどもできますが、最初は特に必要な情報をすべて書くようにしましょう。
【会社名】○○株式会社
【部署・役職名】◇◇部部長
【名前(フルネーム+敬称】○○△△ 様
本文は【挨拶文 自分の名前 納品確認 最後のお礼文】+署名
本文は挨拶文から始まり、自分の名前、納品したことをお伝えする文、そしてお礼文で締めていきます。署名は最後に書きましょう。
そして簡潔に書くということが非常に重要です。
日々忙しく働いている社会人ですのでこれはとても重要で、パッと見て要点がわかりやすいメールは忙しい社会人には好印象です。
【挨拶分】いつもお世話になっております。
【会社名・氏名】○○株式会社××です。
【納品確認】ご注文いただきました商品ですが、本日納品させていただきました。
【お礼文】いつもご利用いただき誠にありがとうございます。今後ともよろしくお願いいたします。
【署名】株式会社○○ ◇◇××
納品書や請求書などを商品に同封した場合はその旨も文面に記入しておきましょう。
また、代金の支払いに関するものを記入する際は前半部分に書くと多少がっついているような印象を与えてしまうので、後半部分に書くようにしましょう！
▽ こちらは関連記事です。尽きないメールの悩み、あなたはどうしていますか？
納品メールを送るタイミングは？
可能な限り早くするようにしましょう。
例えば自分がネットなどで何かを購入した時、商品が発送された時はなるべく早く知りたいですよね？
郵送などで納品をするのであれば、郵送後すぐに発送メールを送りましょう。
納品のお礼メールを貰ったら
納品後に取引先からお礼メールを貰うこともあると思いますが、貰ったらなるべく早く返信するようにしましょう。
普段の生活でも「ありがとう！」と言われたら「こちらこそありがとう！」と返しますよね？メールでも同じです。
特にお礼メールは堅苦しくなりがちなビジネスメールの中でもコミュニケーションを深めるいい機会ですので次に繋げるチャンスでもあります。
相手とのより良い関係のためにもしっかりと返信しましょう。
まとめ
納品メールの正しい書き方を例を交えながらご紹介させて頂きました。
まとめるとこのようになります。
- 納品メールは友人同士のやり取りではない！マナーやルールを守って送信しよう。
- 件名は一目で内容が分かるように！確認側も内容が予測できるため確認漏れが起きにくい。
- 宛名はしっかり正式名称で！馴れ馴れしさは必要ない。
- 本文はとにかく簡潔に！相手の時間を無駄に使うような文章にはしない。
- メールをもらったら即返信！返信が来ないと相手が不安になってしまう。
- お礼メールが来たらコミュニケーションのきっかけ！今後のためにも良い関係を構築しよう。
最初は難しく感じますが、ビジネスで非常に重要な【簡潔な文章】と【スピード感】を抑えていれば難しいことではありません。
たかがメールと思わずに日頃から簡潔に丁寧に書く、お礼は必ずするという癖をつけていきましょう！
最後までお読みいただきありがとうございます！