こんにちは！こんばんは！女性営業マンとして日々奮闘しているなっちゃんです！
どうしても返信が遅くなる時に、しておきたい行動を知っておきましょう
営業マンは多忙です。そのため仕事先や顧客からのメールに、すぐにレスポンスができないこともあります。
ですが、早い返信は今や常識です。
どうしてもすぐに返信ができない場合に、どんな対応が必要なのか最低限の知識をもっておきましょう。
目次
返信遅い営業マンにならないために取る最低限の行動
いつまでの返信だと、遅いと思われないのでしょうか？
レスポンス期限の考え方と、最低限とりたい行動を知っておきましょう
・いつまでに返信が必要か、確認する
・必要な情報が足りないとならないように、具体的な内容を聞いておく
いつまでに返信が必要か確認する
連絡をくれた仕事先や顧客にも、予定や約束があります。
営業マンの返信のタイミングが、相手の予定に関わることかもしれません。返信内容に時間がかかるようであれば、相手の期限がいつまでなのかあらかじめ聞いておきましょう。
【返信期限を確認する際の文言(例)】
｢返答までに少々お時間をいただきたいのですが、いつまでにご決断の予定でしょうか｣
｢こちらで内容を確認してから改めてご連絡を差し上げたいと思いますが、いつ頃でしたらお時間ございますでしょうか｣
｢担当が戻り次第ご連絡したいのですが、本日何時ごろまでご対応が可能でしょうか｣
具体的に知りたい内容を聞いておく
内容が複雑でそもそも返信が遅くなりそうであれば、情報の不足とならないようにあらかじめ具体的にどんな内容が必要なのか確かめておきましょう。
【相手先が知りたいと思っている内容(例)】
・見積り ・提案 ・納期 ・トラブル対応 ・製品の具体的な詳細
▼ツイッターで即レスの重要性に関してこんなツイートがありました。▼
なぜ早い返信が重要視されるのか
メールやチャットツールがなかった頃は電話のみで、返事が翌日や翌々日なことも多々ありましたが現代では電話で相手の時間を拘束しなくても連絡事項を伝えられるため、生産性が上昇しました。
急いでいる・期限がある
こちらに予定があるように、相手にも予定があります。
営業マンが多忙なのはわかりますが、まずは顧客ファーストで行動しましょう。
理解されているか確認をしたい
メールをしてもなんの反応もないと、不安感が募ります。
これは相手の時間を奪うことになり、コミュニケーションコストがかかる状態ですのであなたへのイメージが無意識化であっても、悪くなる可能性があります。
人は安心感をもてる相手と一緒にいたいと感じますので、不安を感じさせる行為は避けましょう。
【不安感の内容】
- メールの内容がうまく伝わらなかったのか
- 連絡先を間違えたのか
- 再度連絡をする必要性があるのか
▼メールの返信が遅いと”ダメ営業マン”と思われてしまうのか？ダメな営業マンの特徴はこちらの記事にあります。
返信が遅いと感じるのは具体的に何時間以上か
”１日以内に返信がないと遅く感じる”と回答している割合が70%以上です。
遅くなる場合はクオリティを上げる
営業マンも人ですから多忙で返信するための内容を確認しきれていなかったり、返信そのものを忘れてしまっていたりすることもあるでしょう。
返信が遅くなったと気がついたら、早急に返信しましょう。
焦る気持ちもあるでしょうがいつも以上に誤字脱字に気を付けることと、謝罪文も添えましょう。
【もしも返信が遅くなってしまったときの謝罪文言(例)】
｢この度は返信が遅くなり、大変申し訳ありませんでした。｣
｢こちらからの回答が遅くなり、大変失礼いたしました。｣
返信の遅さで生じるデメリット
・世間からの評価が下がる
・ミスにつながる
・相手に嘘をつくことになる
・信用度が下がる
世間からの評価が下がる
もしも相手が同じ営業マンであったり役職のついた人であれば、返信の遅い取引先の社員をどう見るでしょうか？
おそらく自分の会社の人間に対しても速いレスポンスを求めている中で、こちらがスピード感をもって仕事をしない人間だと思われれば、相手に悪い印象を与えるかもしれません。
ミスにつながる
｢1日以内に返信するから大丈夫｣などと思っていると、思い出したときには1日を過ぎていることもあるでしょう。これでは自分だけでなく、相手にも迷惑をかけてしまいます。
もし謝罪が必要な場合になれば自分が大変になるだけでなく、会社にも損失を与えかねません。
▼もしもトラブルが起きてしまったら？トラブル時の流れと対応時のポイントについては、こちらの記事をどうぞ。
嘘をつくことになる
”〇〇までに連絡”となっていたのに連絡しないと、嘘をついたことになってしまいます。
これでは自分に対して不信感を持たれてしまい、良い関係性の構築がむずかしくなります。
信用度が下がる
努力で成し遂げた信頼関係であっても、粗雑に扱われていると感じたらその信用は薄まってしまいます。
自分を大切に扱ってくれない人に対して心を開こうとは思いませんので、関係の構築が困難になったり相手からもあなたに対して、良い対応はされないかもしれません。
もしも対応したくない仕事であっても、その仕事がなくなるわけではないので早めに対処しましょう。
返信が早いと得られるメリット
・競合相手がいたときに、対応が早い人が選ばれる
・相手に安心感を与えられる
競合相手がいたときに、対応が早い人が選ばれる
もしも同じような立場の競合がいて、顧客がどちらにしようか悩んだ時に１日に１度しかメールのやり取りができない営業マンと、１日に何度か連絡の取れる営業マンであればどちらが選ばれるでしょうか？
相手にも仕事や予定があるので、スムーズに対応してくれる人を選ぶ方が自然でしょう。
相手に安心感を与えられる
メールであっても自分の想いを文章にのせていますので、会話と同じように理解してくれていることが細々伝わると、相手に安心感を与えます。
少しでも信頼してもらえると、その後の仕事のしやすさも変わってくるでしょう。
返信が遅くならないための行動
・毎日決まった時間にメールをチェックする
・タスク管理の方法を見直す
・マイルールをつくる
毎日決まった時間にメールをチェックする
仕事に集中したい時間に、メールが届くたびに確認し返信するとなると集中力を削がれ非効率です。
メールを確認する時間をあらかじめ決めておき、その時間にできる返信はしてしまうようにしましょう。
返信するときに次に聞かれそうな内容もあらかじめ予測を立てておいて、相手に選択肢を与えるようにしておくと相手の時間のコストも下げられ、結果としてメールを返信する回数を減らすことに繋がります。
アラームでメールの確認時間を設定してしまうと、強制力が上がります。
タスク管理の方法を見直す
返信期限が過ぎてから気づいたり、返信する内容のために時間がかかりすぎて遅くなることを繰り返すなら、タスクの管理法を変えましょう。
【タスク管理方法(例)】
- スケジュール管理にメール返信の時間や、返信するための確認作業時間を追加する
- 見えるところに付箋を貼る
- ケータイのメモ機能やアラームでも管理する
マイルールをつくる
【メールの内容で返信のタイミングを決めるマイルール(例)】
- 内容が簡単に返信できるか、返信に時間がかかるかで判断する。
- 内容がタスクなのか、プロジェクトなのかで判断する。
- 返信するものがたくさんあるなら｢緊急・重要・あとで｣に分ける
▼こちらの動画では返信を早くするためにやった方がいいことも解説されています！▼
始めからすべてうまくいくと考えずに、自分に合った方法をみつけて返信の遅い営業マンから脱却しましょう！
まとめ
営業マンが｢返信遅いよ！｣と言われる前に取りたい最低限の行動をまとめると
- いつまでに返信が必要か、確認する
- 必要な情報が足りないとならないように、具体的な内容を聞いておく
２つしかないと考えると、すぐに実行できそうです。
返信の時間差で生じるメリット・デメリットや、メール返信の管理が苦手な方でも”マイルール”を作って克服する方法も紹介もしました。
情報化社会はこれからも進みますので時代の波をうまく乗りこなしながら、スピード感をもって対応していきましょう。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。