こんにちは!こんこんばんは!女性営業マンとして日々奮闘している「なっちゃん」です!

どの会社にも上司や同僚で回るより仕事が早い人っていますよね!

私は早いほうではない(むしろ遅い…)のでどうしてあんなに仕事が早いんだろう!と思っていました。

そこで、仕事が早い人を観察していると共通している特徴があったのです!そしてその人たちが常に意識している【PDCAサイクル】という言葉も知りました。

仕事が早い人の特徴を真似し、PDCAサイクルを意識して仕事を行うと自然と今までの時間よりも早く効率よく業務をこなす事ができるようになりました!

今回は、仕事が早い人の特徴と、PDCAサイクルについてご紹介させていただきます。

仕事が早い人特徴7つ

仕事が早いのには、やはり理由があったのです。

本人は気づいていないかもしれませんが、仕事が早い人には共通して仕事が早くなる特徴を持ち合わせていることが多いです。

仕事が早い人にはみんな憧れを持っていると思います。どんな特徴があるのか知りたいですよね。

そしてその特徴を知って意識するようにすれば、きっとあなたも仕事が早い人の仲間入りができるでしょう。

全体像を把握してる

仕事が早い人は仕事の全体像を把握していて

  • ゴールはどこか
  • いつまでにやるか
  • どのようにやるか

このような事が明確になっている人が多いのが特徴です。

言われた事をただその通りにやるだけでも結果的には仕事は終わりますが、ずっとそのままでは評価は下がりませんが、上りもしません。

最初からはできなくても、仕事を進めながら少しずつ意識していけば、仕事の全体像や中身が理解できるようになるはずです。仕事を早く効率よく行いたい場合、仕事に対して内容や全体像まで把握する事は必要不可欠です。

優先順位を柔軟に考えている

仕事が早い人はやらなければいけない仕事の全体像を把握していて、その仕事に優先順位を付けています。そして状況に応じて、優先順位を変更したり臨機応変に業務をこなしていく事ができます。

優先順位の基本は【重要性と緊急性】から考えます。

そして今日中にやるべきことの優先順位は何かを考え、今日やらなくてもいい事は後回しにする事も大切です。

今日やらなくてもいい事を『心配だから。』と遅い時間まで業務をする事で評価が上がる事はありません。あくまでも業務時間内に出来る事を優先順位をつけて行う事が大切です。

切り替えが早い

仕事が早い人は、切り替えが早いのが特徴です。

  • 諦めるのが早い
  • いちいち落ち込まない
  • 引きずらない

など、『うまくいかないだろう』と思ったらすぐに諦め、落ち込む暇もなく切り替えをします。『できるかもしれない。』と思い、諦めない誠心も大切ですが、時にはその時間が無駄になってしまう事もあります。引き際を考え、諦めて次の戦略を考え出す事で無駄な時間をなくしましょう。

モチベーションに左右されない

『今日はモチベーションが上がらず、なんだかやる気が出ない。』と仕事が遅くなる人は意外と多いです。

モチベーションが行動に出てしまう人は仕事内容で業務のスピードにもばらつきが出てしまいます。

しかし、世の中いい事ばかり起きるわけではないので、人間誰でも嫌なことがあったりモチベーションが上がらない時もあります。

そんな時でもモチベーションが低いからといって仕事に支障を出さず、しっかりとマインドコントロールし、仕事に取り組む事も大切なのです。

報・連・相ができている

仕事が早い人は、報告・連絡・相談ができているという特徴もあります。

報告をする事も、連絡をする事も大切ですが、仕事が早い人は中でも【相談】の部分を上手く使っている傾向があります。

自分で調べたり考える事も必要ですが、ある程度調べても考えてもわからない事は出てきてしまう物です。いつまでたっても解決しないまま時間ばかりが過ぎてしまう事は非常にもったいないです。

本当にわからない事は一人で抱え込まずに上司や、同僚に相談することで効率よく業務を進める事ができますし、その方が一人でやるよりもいい物が出来る事もあります。

整理整頓が上手い

仕事が早い人の特徴で整理整頓が上手いという共通点もあります。

  • PCのデスクトップが整理されている
  • デスクがきれい
  • 書類が整理されている

など、必要な時に必要なファイルや書類をすぐに見つける事ができ【探す時間】を短くすることができます。普段から使うファイルはタスクバーに入れ、必要なファイルも変動があれば入れ替えや並び替えなども時期をみて定期的に行っていく必要があります。

整理整頓は仕事への姿勢にも出てくるもので、整理整頓が上手いという事はそれだけ仕事も整理しながら整頓し、進めていく事ができるという事です。

早起きをする

仕事が早い人と早起きは関係あるの?と思いがちですが、早起きができる=自己管理がしっかりとしているという考え方になります。そもそも仕事が遅い人は要するにだらしないという事なんです。日々の生活がだらしない人は、仕事も遅くなる傾向があります。

仕事が早い人は朝早く起きてジョギングをしたり、新聞を読んだり自分の好きな事をします。そして満足し気分もいいままその後、仕事スイッチを入れるのです。

考えてみてください。早起きをし余裕をもって自分の好きな事をしてリフレッシュし、ばっちり心も体も準備万端で仕事をするのと、朝起きてバタバタと身支度をしてまた頭が回っていない状態で仕事をするのと、どちらか仕事を効率よくこなせると思いますか?

仕事が早い人に習って、いつもより少しだけ早起きをして自分の好きな事をやってみてはいかがでしょうか?

PDCAサイクルとは

PDCAサイクルとは、【Plan(計画)・Do(実行)・Check(評価)・Action(改善)】の頭文字を取った言葉です。

日本では1990年代後半からよく使われるようになった方法で、計画から改善までの1つのサイクルを繰り返す事で、業務の効率化を目指す1つの方法です。

それでは、PDCAのそれぞれの段階についてご説明いたします。

Plan:計画する

PDCAのP【Plan】とは、目標を設定し目標達成の為に何をするべきか業務計画を作成する事です。

  • 全体像を把握して
  • 優先順位きめ
  • どのくらいの時間をかけるか

今回は1日の仕事を出来るだけ早くこなす事が目標です。目標における情報を集めてできるだけシンプルにわかりやすく頭の中で計画を立ててみましょう。

Do:実行する

PDCAのD【Do】とは、【P】で立てた計画を実行する事です。

なるべく自分で考えた計画通りに実行します。ここで重要なのは実行した際、この後評価(Check)ができるように業務内容をある程度残しておく事です。

  • 情報集めの結果
  • かかった時間
  • 完成度

このように、計画したことを意識し結果がわかりやすいように情報集めの資料はファイルにまとめておく、時間や完成度は評価しやすいように数字で表すことが大切です。

Check:評価する

PDCAのC【Check】とは、【P】で立てた計画に沿ってしっかり実行【D】出来ていたかを確認し評価する事です。

計画通りに進んだのか目標がどの程度まで達成できたのか、良かった点や悪かった点を客観的な数値で分析しどうしてそうなったか、どのようにすれば次の改善(Action)に繋がるかを考える事が大切です。

この時、今後の為にPDCAサイクルの情報をしっかり管理しておく事で毎回数値を見直すことができ改善点を見つけやすくなります。情報は宝です。しっかり管理し確認し、同じ失敗を犯さないようにしましょう。

Action:改善する

PDCAのA【Action】とは、【P】で立てた計画で【D】実行し【C】評価した結果をもとに悪かった点に対して解決策を考え改善する事です。

今回はどうしてこうなってしまったか、今後もこの計画を続けるか、改善できるものなのかを考える必要があります。

そしてまたその改善策を元に【Plan:計画する】に戻り計画を立てて【Do:実行する】を繰り返していきます。PDCAサイクルは改善して終わりではありません。サイクルを続け、解決策を探しより良い業務が出来るように続けていく事が大切なのです。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

今回仕事が早い人の特徴と、PDCAサイクルについてご紹介させていただきました。

仕事が早い人の特徴を少しでも自分に取り入れ真似し、PDCAサイクルを意識して仕事を行い皆さんも効率よく業務をこなせるようになりましょう!

最後までお読みいただきありがとうございました。