こんにちは!こんばんは!女性営業マンとして日々奮闘している「なっちゃん」です!

「そういえば依頼のメールが来ていた」

「あれ?あのメールどこ行った?」

「また新しいメールが来ている…。」

これまで何度これらのセリフが頭に浮かんできたでしょうか。そして「メールに書いてあったと思うけど?」と言われて該当メールの捜索に当たる、までがセットです。

以上、すべて私のことです。何回もメール対応に振り回されていたので、めんどくさいな、と正直感じていました。

私のようにズボラな人も、もちろん「時間のやりくり上もっといい方法はないか」と感じている忙しい人も実践可能な、自分でコントロールするメール管理術を見つけましたのでご紹介させていただきます!

3つの【やらない】引き算メール管理術

メール管理の実践法がわからないからといって、対応漏れを起こしたり、大量の時間を費やしたい人なんていないですよね。

この記事の中で語る【実践】とは最新のソフトやアプリを探す、メールの設定に時間をかける、というものではありません。

あれもこれもやってみる足し算的方法ではなく、管理のための管理から脱出するシンプルな引き算的メール管理術を現実にするためのヒントを得ていただければ幸いです。

引き算の具体的方法は3つの「ない」でご紹介できます。

デジタル化ばかり「やらない」!

作業を効率化するにはデジタル機器は重宝します。ですが中にはアナログを併用したほうがはるかに効率的なこともありますよね。

受信メールは基本的に下記3種類のいずれかの属性を持っています。

  • タスクメール:「依頼」や「問い合わせ」などの、行動が必要なもの
  • 情報メール:「報告」や「情報共有」などの、行動が不要なもの
  • 通知メール:「情報更新」や「障害通知」などの、本文に主たる情報がないもの

まず、自動振り分けではなく、受信箱に来たメールがどの属性に当たるのか、目を通しながら確認しましょう。

この中でも【タスクメール】への対応が早いと、自分のボールをすぐ手放すことにつながるのは体感としてわかるでしょう。

原則すぐ行動ですが、ではこのタスクに対して将来的に自分がやるべきこと、やっておいたほうがよさそうなことや日時などはどうしていますか。

リマインドする

大切なことは【リマインド】することです。

いつでも思い出せる状態にしておく」ということですね。ここで「メールをチェックしながら手帳に落としていくほうがやりやすい」という方は無理に高機能スケジュール管理ソフトをあさることはありません。

「デジタル」「紙」双方にメリット・デメリットがあるので、デジタル化にこだわったりデジタル化そのものが目的になってしまわないようにしたいですね。

やたらとフォルダを「作らない」!

取引先別に、案件別に、とフォルダを作っていたら、メールの整理自体はできていたのに、返信期限が過ぎてしまっている案件が後から出てきてしまった…ということはありませんか。

そんなことを防ぐためにも、受信したメールは仕事の進捗状況に応じて分けると効率的です。

フォルダは4つ

大切なのは、受信箱にメールを残さないことです。要は内容を把握して先に仕分けておくと、未対応のタスクが埋もれてしまうことを防げる、と言えますね。

前述の「メールの属性」を思い返してみてください。

例えば、受信箱の下にタスクメールの「処理中」「処理済み」のフォルダを作り、必ずどちらかにメールを自分で入れていきます。

あとは「情報」「通知」と、属性ごとのフォルダを作っておけば全部でフォルダは4つだけです。

不要なメールはゴミ箱に直行です。

どのファルダか悩んだら

おそらく多くの人は無意識的にでも「これはどの属性に当たるメールか」を考えながら読んでいると思われるので、どのフォルダに入れようかと思案しているうちに時間がたってしまった…ということが多いと思います。
そんな時は「処理中」フォルダに入れる事で、開けばいつでも対応漏れが確認できるようになるので、ミス削減にもつながることが期待できます。

情報共有が不要な人には「送らない」!

残業をしたり、常に締め切りぎりぎりになっていませんか?

なるべくメールチェックの母数を減らす工夫をしてみましょう。

もし今、上司やチームメンバー全員にCCで情報共有しているなら、不要な人はどんどんCCから外します。

時間の無駄を減らすGoogle流

実はこれはGoogle流です。受信するメールの数を安易に増やさないよう配慮しあうことが、互いに時間の無駄を減らすことにつながります。

私はCCに送り先をあまり入れないことに抵抗はないですが、このGoogle流を初めて知った時に「いつもCCに入れていたのに急にそんなことできないよ!」と思う人だっているのでは?と感じました。

いきなり外すのは失礼だと思う場合は、雑談などで「Google流でこんなのがあってさー」と断りを入れておくほうがいいかもしれませんね。

時間の無駄を減らす

また、【情報共有が不要な人には送らない】にこだわらず、メールチェックの時間自体を減らす、という発想を自分のやり方に加えてみるのもいいですね。

ただ「メ―ルはこの時間帯に、1日1回だけの確認にする」というやり方だと、指示や情報伝達の遅れにつながるリスクがあります。

私が先に落とし穴にはまっていますので、皆さんはお気をつけください。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

今まで管理のために「あれもこれもやってみる」というよりは「やらないこと」を決めたほうが結果、実際に役に立った、ということも多くありませんでしたか。

  • デジタル化ばかり「やらない」!:リマインドは自分のやりやすいツールで行う
  • やたらとフォルダを「作らない」!:進捗状況別に分けると対応漏れを防ぐことが出来る
  • 情報共有が不要な人には「送らない」!:メールチェックの時間そのものを減らす工夫をする

管理のための管理から脱出し、管理ができるようになって結局はどうなりたいか?を見失わずに実践する人こそが、その人に合ったメール管理ができている人ではないかと思います。

最後までお読みいただきありがとうございました。