こんにちわ!こんばんわ!女性営業マンとして日々奮闘しているなっちゃんです!

営業マンが必ずと言っていいほど作成しているものが営業報告書です!

会社によってはフォーマットが決まっている所もありますが、フォーマットが自由だと書く側は何を報告すれば良いのか迷いますよね。

しかしフォーマットが決まってしまえば、そんな迷いもなくなり書く時間も短縮できます。

今回は、営業報告書はどんな内容を書けばいいのか?目的や見本、無料で使えるテンプレートなどをご紹介していきます。

営業報告書とは?

営業報告書とは、いつ誰がどこでどんな営業をしたか?それを整理してまとめた書類です。

上司が部下の仕事を管理すること、営業を行った本人も書いてまとめることで、改善に繋がるメリットがあります。

口頭での報告に比べてミスや漏れが少ないため、報告書を活用する企業は多いのではないのでしょうか?

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Aくん
あの時、〇〇さんは何時って言ってたっけ!?
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Bさん
この部品、何個受注受けたんだっけ!?

メモをとっていればまだ良いですが、そうでない場合とても悲惨な結果に…

人は忘れる生き物です。記録に残すことは仕事をする上でとても重要だと言えるでしょう。

営業報告書を書く目的はコレ!

営業報告書を書くのには、上司が内容を確認するため、自分が営業の内容を振り返るため、この2つの目的があります。

上司が内容を確認する

それぞれの営業担当者がどのような進捗結果になっているのか?どんな問題を抱えているのか?どんな方法で問題を解決しようとしているのか?といった日々の情報を確認することが上司の目的です。

その情報から上司は今後の戦略を練ったり、改善策を打ち出したりします。

また、良い結果ををチーム全体で情報共有することで、会社全体の成績アップにも繋がります。

自分自身の営業振り返り

営業報告書には、自分の営業における行動を振り返る目的もあります。この営業でどのような成果があったのか?そして課題点を明確にすることができます。

セルフマネジメントを行うことで、営業の進め方やポイントを学び、それを自分自身のスキルにすることができます。

課題発見能力は営業マンにとっては大事なスキルです。しっかりと営業報告書を書くことで自分の成長に繋がります。

営業報告書を書く上でのポイント

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なっちゃん
まずは営業報告書を書く上でのポイントを見ていきましょう!

誰に向けたものなのか?

営業報告書を書く時に日記や作文のように書いてしまう方がいます。

まず、報告書と日記には大きく違いがあります。日記は自分の感想などを自分に向けて書くのに対して、報告書は自分以外の誰かに向けて書きます。

読む人が何を知りたいのかを考えて書くことで、形だけでない内容の濃い報告書に仕上がります。

誰に向けて書くものなのか?それをまず最初に考えて書くことが重要です。

誰にでもわかりやすく…情報は簡潔に

読む人のことを考えて情報は正確に、簡潔に書くことも求められます。報告書を読む人が内容を理解できないような書き方では、報告書の意味を成していません。

たまに専門用語をふんだんに使用した報告書を書く人がいますが、「いやいや、普通に書いてくれよ…」と、わりとリアルで思うものです(笑)また、長々と回りくどく書くのも読む人は苦痛になってしまいます。

良い報告書を目指すなら専門知識のない人にもわかりやすい表現で、そして必要な情報を簡潔に書くことを目指しましょう!

曖昧な表現は使わない

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Aくん
なるべく早く頑張って提出します!
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Bさん
一生懸命作ります!よろしくお願いします!

どこがダメなのか、おわかりでしょうか?

そうですね!これらは表現がすべて曖昧なので報告書としてはNGです。報告ごとは具体的に、正確に書かねばなりません。最低限、いつ?何を?どうする?ということは具体的に書きましょう。その際に数値を絡めると伝わりやすい表現になります。

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なっちゃん
良い例だと
・明日の12時までにメールで提出します
・一週間で◯◯を作成します
このように具体的に表現すると伝わりやすくなります!

営業報告書の書き方

営業報告書の詳しい書き方やポイント、書くべき内容などを見ていきましょう。

行動履歴と商談内容

いつ、どこに、どれくらいの時間をかけたのか?どのような商談内容だったかなど、行動履歴を書いていきます。

  • 訪問日時:令和◯◯年◯月◯日 13:00~14:00
  • 訪問先の会社名、住所:株式会社ABC 東京都練馬区~
  • 担当者の役職や氏名:総務課 課長 ◯◯様
  • 商談内容:△△について提案。その際に課題として〇〇があったため、次回訪問時に改善提案

商談内容と結果

商談内容を具体的に書きましょう。質問や回答、どんな情報を得られたかなど要点をまとめて書くことが大切です。そしてどのような結果になったのか?を書いていきます。

その際は「〇〇を△△個☓☓円受注」「10%の値引き交渉あり」「競合先は〇〇円安く提案している」のように、なるべく客観的に数字を絡めたものにするとわかりやすく、後々の方針にも活かせます。

問題点と解決案

今回の営業であった問題点と解決案を書いていきます。

たとえスムーズに商談が進んだとしても、さらに良くするための改善案はあるはずです。自分なりに考えて解決案を書いていきましょう。

そうすることで、次の営業に活かすことができます。

営業報告書の例文

では、ここまでの情報を踏まえて一つ例文を作ってみます。

訪問日時:令和◯◯年◯月◯日 13:00~14:00
訪問先の会社名、住所:株式会社ABC 東京都練馬区~
担当者の役職や氏名:総務課 課長 ◯◯様
商談内容:新商品Bの販路を増やすため、新規提案営業を実施
内容:新商品Bの受注を△△個☓☓円獲得。ただし競合は単価◯◯安くしているとの交渉があり、10%の値引きで応じる形となった。
結果:受注
問題点と解決案:競合先は単価〇〇円安く提案していた。そのため値引きに応じることになったが、原価を◯%下げることで当初の利益が出るため対策をしたい。


まとめると、このような形になりますね!

ポイント

・行動履歴・商談内容を具体的に
・結果は数値を交えて客観的に
・問題点・解決案は自分なりに考えてまとめる

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会社がフォーマットを決めているなら、それを使うのが一般的です。しかし、書式は自由な会社もあったりします。

その際は1から報告書を書くのではなく、無料で使えるテンプレートを利用すると便利です。おすすめのサイトをいくつかご紹介していきますね!

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日々、営業報告書を書いていると顧客情報もどんどん貯まってきますよね!そんな時は顧客情報をリスト化してみましょう。

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おすすめテンプレートはこちらの記事で紹介していますので、合わせてご覧ください。

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まとめ

いかがでしたでしょうか?
営業マンであれば書く機会の多い営業報告書…ただ漫然と書くだけでは形式だけの報告書になってしまいます。

せっかく書くなら目的を理解し、中身のある報告書にしたいですね!難しく感じる報告書ですが、コツを掴めばそれほど難しくはありません。

慣れてくれば報告書にかける時間も短縮できますね!