こんにちわ!こんばんわ!女性営業マンとして日々奮闘しているなっちゃんです!

見積書や提案書など、社外文書を作成することが多いと思われている営業マンですが、社内文書を作成する機会も意外とあるものです。

特に同じ会社で働く仲間に送る社内文書には、協力をお願いする文書(依頼書)を作成することも多いでしょう。

社外に向けたものと社内に向けたものでは書き方にも違いが生じます。円滑なコミュニケーションのために、社内文書を作成する時にはどんな事に気をつけて作成すればいいのでしょうか?例文を交えてお伝えしていきます。

よく使う社内文書の文例

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なっちゃん
さっそくですが、まず日頃作成する機会が多い社内文書の例文を見ていきましょう!

依頼書(協力をお願いする文書)

社内文書では使うケースの多い、協力をお願いする依頼書の例文です。ポイントは誰が誰に出すのかと、提出期限を必ず記載することです。

必要情報を簡潔に記載することで、その後の仕事もスムーズに進みます。

令和〇〇年◯月◯日

社員各位

〇〇に関するアンケートのお願い

営業部 営業二課 佐藤一郎

下記の要領で○○に関する社内アンケートを実施します。
別紙回答用紙に必要事項を記入したうえ、○○月○○日までに提出くださるよう、ご協力のほどお願いいたします。

調査事項 ○○○○○○○○
提出期限 ○○月○○日(○)※厳守願います。
提出先 営業部 営業二課 佐藤一郎まで

報告書

報告書も作成することが多い文書の一つです。報告ですので、行ったことを事実のまま書くこと。そして結果として何を感じて、どんなことに繋げるかを書くことが重要です。

令和〇〇年◯月◯日

〇〇社長

セミナー参加報告書

営業部 営業二課 佐藤一郎

下記の通りセミナーに参加しましたので、ご報告します。

  • 名称:基本のビジネスマナーセミナー
  • 日時:令和〇〇◯月◯日 ◯時から◯時まで
  • 場所:〇〇会議室
  • 講師:〇〇
  • 内容:主な内容は下記の通り
    〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇
    〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇
    〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇
  • 所感:ビジネスマナーの基礎を学ぶことが出来ました。今まで当たり前のようにしていたことも間違っていたとわかり、とても有意義なセミナーでした。
    今回のセミナーで得た知識と経験を活かし、営業での成約率を上げることで売上げアップに努めます。

以上

その他、報告書で書く機会の多い日報については↓こちら↓で詳しく解説しています!

【営業日報を劇的に改善】効率的な書き方とおすすめフォーマット教えます

案内文書

何かの案内やお知らせを作成する機会は意外と多いですよね。ポイントは知らせたい情報を簡潔にひと目でわかりやすく作成することです。

箇条書きにすると見やすくなるため、積極的に使っていきましょう。

令和〇〇年◯月◯日

関係者各位

◯◯会議開催のお知らせ

営業部 営業二課 佐藤一郎

下記の通り会議を開催します。
関係者の方はご出席をお願いします。

  • 日時:令和〇〇年◯月◯日 ◯時から◯時
  • 場所:本社ビル4F 第一会議室
  • 議題:〇〇○について

    尚、議題内容についての詳細は別紙参照。
  • 備考:〇〇

以上

その他、営業マンの社内文書については、こちらの記事でもお伝えしております。合わせてぜひどうぞ!

意外と多かった|営業マンの社内業務|効率化して差を付けよう!!

社内文書を作成する時のポイント

次は社内文書を作成する上で大切なポイントをお伝えします。

このポイントはすべての社内文書に共通しています。
このポイントを押さえることで、ビジネスマナーに沿った質の良い文書を作成することができますので、しっかりとチェックしておきましょう。

敬称について

社内文書では敬称は基本的にはつけなくて良いとされています。

また、役職名には敬称が含まれています。意外とよく見かける「◯◯部長 様」や「□□次長 殿」のような形ですが、敬称の後に敬称がついているので使い方としては間違いです。

しかし会社によっては使い方の風習が違うため、自分の会社ではどういう使い方をしているかを事前に確認しておきましょう。

冒頭の季節の挨拶は書かない

社内文書では書きはじめの季節の挨拶は不要とされています。

社外文書では「爽秋の候、貴社におかれましては、ますますご隆盛のこと~」のような季節の挨拶は必ず入れています。

しかし丁寧さより、簡潔さを求められる社内文書においては挨拶文、結び分は省略します。日付、宛名、自分の所属や名前タイトルと本文があれば十分でしょう。

過度の敬語は使わない

敬語は必要最小限にとどめましょう。「存じ上げております」や「何卒お願い申し上げます」などの過度な敬語は、たとえ上司に対しても使いません。

とは言え、「知ってるよー」とか「お願いね!」などフランクすぎるのもいけません。社内文書では「です、ます調」で作成するのが一番いいでしょう。

伝えたい情報を正確で簡潔に

情報は正確で簡潔にを重視しているのが社内文書です。とにかく必ず必要な情報をわかりやすく、正確にまとめることが求められます。

そこで、伝えたい情報を簡潔にまとめるのに便利なのが箇条書きです。

重要な項目をコンパクトにまとめることができるので、どこに注意して読めばいいのか、読み手にわかりやすく書くことができます。

期間は厳守!

社内文書には提出期限が設けられているものがあります。社内文書だけに限ったことではありませんが、期限は必ず守りましょう。

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Bさん
ちょっとくらい遅れても大丈夫よね、そんなに大事な文書でもなさそうだし♪
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その「ちょっと」のツケは後々、「ちょっと」ではなくなるかもしれません…

自分にとっては大事ではない文書かもしれませんが、相手にとってはどうでしょう?もしかしたら「進退がかかっている重要な文書」なのかもしれません。

そもそも期限を設定しているのは何故なのでしょうか?それは期限を決めた人が、期限内に文書がないと仕事がスムーズに進まなくなるからです。

一人期限を守らなければその分、次の人の仕事が遅れます。そうなることで連鎖的に多くの人に迷惑をかけることになるのです。

期限を守らないことが多くなれば社内での評価もガタ落ちです。そうならないためにも、期限は必ず守りましょう。

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なっちゃん
期限を守るのが苦手…忘れちゃう…
という方は↓こちら↓の記事も合わせて読んでみて下さい!
仕事管理のコツをご紹介しています!
仕事が早い人の7つの特徴|意識すべきPDCAサイクルとは

社内文書と社外文書の違いは?

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Aくん
文書には社外文書っていうのもあるよね?
同じ文書だし、そんなに違いは無いんですか?
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なっちゃん
いえいえ、この2つは作成する目的が違うので、同じ文書でも違う所も多いのです!

ビジネス文書には、社内文書と社外文書に分けることができます。

社内文書はその名の通り、会社内でやり取りされる文書のことです。正確な情報と簡潔さなどを重視して、挨拶文や礼儀作法などは必要最小限に留めます。

逆に社外文書とは取引先や関係者など、会社の外に向けた文書になります。正確な情報だけでなく、礼儀や形式を守ることも重要視される文書です。

社内文書

今回お伝えしている社内文書ですが、社内の連絡・指示・報告をはじめ、協力をお願いする依頼文書などで使われます。業務を効率的に進めたり円滑なコミュニケーションを図ることを目的に、ほとんどの会社では社内文書を作成しています。

社内文書には余計な情報は入れずに、正確さ、速さ、簡潔さを重視して作成されます。

そのため挨拶文などは省略することがありますが、親しき仲にも礼儀あり!という言葉がある通り最小限の礼儀は忘れずに、読む人に配慮した文書作成を心がけましょう。

社外文書

社外文書の目的は、先方に対して正確に意向を伝えることです。たとえ個人名で文書を作成したとしても会社を代表して作成しているため、その文書は個人ではなく会社への評価に繋がります。

注文書や請求書、督促状や案内状など、社外文書の内容は多岐にわたります。社内文書と同じく正確さ、速さ、簡潔さが求められますが、さらに礼儀や形式も重要視される文書です。

会社を代表した文書ですので、会社の方針と食い違いがないかなどは事前に上司や責任者と確認をしてから送るようにしましょう。

社外文書で作成する機会の多い、提案書についての詳しい記事は↓こちらから↓

お客様の問題から提案しよう|営業提案書の役割と書き方を解説

文書を送る際、手紙を書くこともありますよね。
手紙の書き方について詳しくは↓こちら↓の記事でお伝えしています!
合わせてぜひどうぞ。

書き方がわからない!?誰でも簡単ビジネスで使える綺麗な手紙の書き方

社内文書の種類は?

一言で社内文書と言っても、その種類は多岐にわたります。社内文書はどのようなものがあるのでしょうか?一つずつ見ていきましょう。

社内への連絡を目的とした文書

  • 社内報・慶事案内など連絡文書
  • 伝言メモ(電話や来客など)
  • 会議案内や健康診断日程などの案内文書

記録を目的とした文書

  • 売上表や各種統計などのデータ表
  • 会議の議事録
  • 社員名簿など

命令・指示を目的とした文書

  • 社内規定・規則などの通達文書
  • 業務命令・指示書
  • 異動命令・昇進・配置変更など辞令文書

報告・届け出を目的とした文書

  • 日報、週報、月報など定期的に報告する文書
  • 出張、調査などに関する報告文書
  • 成果や結果に対する報告文書
  • 遅刻、休暇、結婚、住所変更など届け出文書

提案・依頼を目的とした文書

  • 提案書や稟議書など、提案と決済を求める文書
  • 業務に関する問い合わせ文書
  • 調査に対する回答文書
  • 協力をお願いする依頼文書
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Aくん
うわぁ、たくさんあって覚えられない(笑)

たくさんあるので一度に全部覚えるのは大変ですね(笑)

しかしすべての社内文書には今回お伝えした、社内文書を作成する時のポイントがすべて当てはまっています。

ポイントを押さえることで初めて作成する文書でも、それほど難しいとは感じなくなります。しっかりとポイントをおさらいしておきましょう!

社内文書のポイント

・敬称はつけなくてよい(しかし会社によるので確認を)
・冒頭では季節の挨拶は書かない
・過度な敬語は使わない
・情報は正確に簡潔に(箇条書きがオススメ)
・提出期限は厳守すること!

まとめ

いかがでしたでしょうか?社内文書の例文と作成のポイントを社外文書との違いと合わせてお伝えしました。

最初は堅苦しくて難しいと感じる方も多いですが、慣れてしまえば逆に型が決まっているので社内文書は作成がしやすくなります。

今回お伝えした知識を活かせば社内業務の効率化にもなり、円滑なコミュニケーションを図ることができますね!