こんにちは！こんばんは！女性営業マンとして日々奮闘しているなっちゃんです！
見積書や提案書など、社外文書を作成することが多いと思われている営業マンですが、実は社内文書を作成する機会も意外と多かったりします。
そしてその社内文書の多くは、上司・同僚・部下への協力をお願いする文書(依頼文書)です。
このような悩みを抱えないために、社内文書を作成する時にはどんな事に気をつけて作成すればいいのでしょうか？例文を交えながら、社内用・社外用の違いを含めて徹底解説いたします！
目次
社内文書で頻発するお願い(依頼)文の例文
依頼文書（協力をお願いする文書）
社内文書で使うケースの多い協力をお願いする依頼文の例文です。
①誰が誰に向けて出すものか？
②提出期限はいつか？
③必要事項は簡潔に
上記のポイントを押さえていれば、依頼を受けた側も要点がつかみやすくなります。
令和〇〇年〇月〇日
社員各位
〇〇に関するアンケートのお願い
営業部 営業二課 〇〇××
下記の要領で○○に関する社内アンケートを実施いたします。
別紙回答用紙に必要事項を記入したうえ、○○月○○日までに提出いただきますようご協力のほどお願いいたします。
記
調査事項 ：○○○○○○○○について
提出期限：○○月○○日（○）17：00 ※厳守
提出先 ：営業部 営業二課 〇〇××
報告書
報告書も依頼文書同様に作成することが多い文書です。
①行った事実をそのまま書く
②結果から何を感じたのか
③今後どのようにしていくか
令和〇〇年◯月◯日
〇〇部長
セミナー参加報告書
営業部 営業二課 〇〇××
下記の通りセミナー参加の報告をいたします。
- 名称：ビジネスマナーの基本～あなたの知っているマナーは本当に正しいですか？～
- 日時：令和〇〇年〇月〇日 ◯時～◯時
- 場所：〇〇会議室
- 講師：〇〇
- 内容：
①〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇
②〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇
③〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇〇 - 所感：ビジネスマナーの基本を改めて学び、今まで当たり前のように行ってきたことが正しいことではなかった部分も多かったと感じています。自分の認識不足や思い込みが原因での判断ミスに気が付くことができたとても有意義なセミナーでした。
今回のセミナーで露呈した認識不足と思い込みによる判断ミスを可能な限り減らし、お客様からの信頼を得て成約率を上げられるよう努めます。
以上
上記の他、営業マン必須の営業日報についてはこちらで詳しく解説しております。ぜひご覧ください！
案内文書
日程などのお知らせをする案内文書のポイントと例文は以下の通りです。
①情報は簡潔にわかりやすく
②要点は箇条書きで
令和〇〇年〇月〇日
関係者各位
◯◯会議開催のお知らせ
営業部 営業二課 〇〇××
下記の通り会議を開催いたします。
関係者の方はご出席をお願いします。
記
- 日時：令和〇〇年◯月◯日 ◯時～◯時
- 場所：本社ビル4F 第一会議室
- 議題：〇〇〇について
尚、議題内容についての詳細は別紙参照。 - 備考：〇〇
以上
営業マンの社内業務は文書作成だけではありません！こちらの記事で詳しく解説しておりますのでぜひご覧ください！
社内文書を作成する時のポイント
次は社内文書を作成する上で大切なポイントを５つお伝えします。
①敬称はいらない
②冒頭の季節の挨拶は書かなくてOK
③敬語は必要最低限に
④情報は簡潔かつ正確に
⑤期限は絶対厳守
このポイントはすべての社内文書に共通しており、しっかり押さえることでビジネスマナーに沿った質の良い文書を作成することができますので、しっかりとチェックしておきましょう。
敬称はいらない
社内文書では「様」や「殿」のような敬称は基本的にはつけなくて良いとされています。
しかし会社によっては使い方の風習が違うため、自分の会社ではどういう使い方をしているかを事前に確認しておきましょう。
冒頭の季節の挨拶は書かなくてOK
社内文書では冒頭の季節の挨拶は不要とされています。
社外文書を作成する際は、「爽秋の候、貴社におかれましては、ますますご隆盛のこと～」のような季節の挨拶は必ず入れています。
しかし社内文書は丁寧さも必要ですが、簡潔さを求められる場合が多いので挨拶文や結び分は省略するようにし、日付・宛名・自分の所属や名前・タイトルと本文のみを書くようにしましょう。
敬語は必要最低限に
「存じ上げております」や「何卒お願い申し上げます」などの敬語は、例え送り先が上司であっても必要最低限にしておきましょう。
情報は簡潔かつ正確に
社内文書では「情報は簡潔かつ正確に」を重視されることが多いため、とにかく必要な情報をわかりやすく、正確にまとめることが求められます。
そこで、伝えたい情報を簡潔にまとめるのに便利なのが箇条書きです。
重要な項目をコンパクトにまとめることができ、情報が読み手にわかりやすくなるためオススメです！
期限は絶対厳守
社内文書だけに限ったことではありませんが、提出期限は絶対に厳守しましょう。
一人が期限を守らなければ連鎖的に多くの人に迷惑をかけることになるため社内での評価もガタ落ちです。そうならないためにも期限は必ず守りましょう。
こちらの動画でスケジュール管理のテクニックが説明されています。ぜひご覧ください！
社内文書と社外文書の違いは？
社内文書
社内文書はその名の通り会社内でやり取りされる文書で、社内の連絡・指示・報告をはじめ、協力をお願いする依頼文書などで使われます。
業務の効率化や円滑なコミュニケーションを目的としているため、余計な情報は入れずに「正確さ・速さ・簡潔さ」を重視して作成しましょう！
社外文書
社外文書は取引先や関係者など会社の外に向けた文書で、作成した文書は個人名であれ会社の代表として会社全体の評価につながります。
注文書や請求書・督促状や案内状など社外文書の内容は多岐にわたり、正確な情報だけでなく、礼儀や形式を守ることも重要視される文書です。
こちらの記事で、作成する機会の多い提案書について詳しく解説しております。ぜひご覧ください！
こちらの記事では、文書を手書きで書く際の手紙の書き方について詳しく解説しております。ぜひこちらもご覧ください！
社内文書の種類は？
一言で社内文書と言っても、その種類は多岐にわたります。社内文書はどのようなものがあるのでしょうか？一つずつ見ていきましょう。
社内への連絡を目的とした文書
- 社内報・慶事案内など連絡文書
- 伝言メモ（電話や来客など）
- 会議案内や健康診断日程などの案内文書
記録を目的とした文書
- 売上表や各種統計などのデータ表
- 会議の議事録
- 社員名簿など
命令・指示を目的とした文書
- 社内規定・規則などの通達文書
- 業務命令・指示書
- 異動命令・昇進・配置変更など辞令文書
報告・届け出を目的とした文書
- 日報、週報、月報など定期的に報告する文書
- 出張、調査などに関する報告文書
- 成果や結果に対する報告文書
- 遅刻、休暇、結婚、住所変更など届け出文書
提案・依頼を目的とした文書
- 提案書や稟議書など、提案と決済を求める文書
- 業務に関する問い合わせ文書
- 調査に対する回答文書
- 協力をお願いする依頼文書
確かに社内文書は多岐にわたり種類も豊富です。ですがすべての社内文書は今回お伝えした社内文書を作成する時のポイントがすべて当てはまっています。
ポイントを押さえることで初めて作成する文書でも、比較的簡単に作成できるようになりますので、まずはお伝えしたポイントをおさえることを意識しましょう！
まとめ
社内文書の例文と作成のポイントを社外文書との違いと合わせてお伝えしました。
まとめるとこのようになります。
・依頼文・報告書・案内文で書き方は微妙に変わる！例文を参考に自分が何を書くのかを明確にしよう！
・社内文書のポイント5つをおさえて書こう！
①敬称はいらない
②季節の挨拶はいらない
③過度な敬語はいらない
④情報は簡潔かつ正確に
⑤期限は絶対厳守
・社内文書と社外文書は違いが多い！書き方を混同しないように注意しよう。
・社内文書は多種多様。目的と用途、相手が誰なのかを明確にしポイントをおさえて書こう！
最初は種類も多く難しいと感じることもありますが、慣れてしまえばポイントもわかりやすいため社内文書は作成がしやすくなります。
今回のポイントを意識して作成し、社内業務の効率化にも円滑なコミュニケーションにも効果的な社内文書を作成しましょう！
最後までご覧いただきありがとうございます！