こんにちわ!こんばんわ!女性営業マンとして日々奮闘しているなっちゃんです!

社会人になると書く機会が増えるのが手紙です。しっかりとルールやマナーを守って書いた手紙は気持ちも伝わって相手に信頼感を持ってもらえます。

そうすると仕事もスムーズに進みますよね。逆にルールやマナーが出来ていないと、信頼をなくして会社での居心地が悪くなってしまうことも…

ビジネスでは必須といって言いほどのスキルです。ビジネスシーンでの手紙の書き方、マナーを覚えて気持ちの伝わる手紙を書きましょう。

ビジネスにおける手紙のマナー

ビジネスシーンでの手紙にはルールとマナーが存在します。どんな紙を使うのか?どんなペンで書けばいい?書く内容は?などなど。

「そんなにルールがあるの?手紙って大変…」

と言っても基本さえ覚えてしまえば、それほど難しいことはないので安心して下さい。

ルールとマナーを守った手紙を書くことができれば、デキる大人…デキる社会人!と会社でも一目置かれる存在になること間違いなしです!

そんなステキなビジネスライフを送るために一つずつしっかりと覚えていきましょう。

※手紙ではありませんが、言葉遣いにもマナーがあります。
 お時間のある方は合わせて呼んでみて下さい。
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社会人の基礎基本!ビジネスマナーにおける言葉遣いとは

手紙とはがきの違いは?選び方は?

手紙とはがきの違い

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A子さん
手紙とはがき…何が違うんですか?
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なっちゃん
確かに似ているので迷いますね!でも2つには、しっかりと違いがあるんです

手紙とは便箋に書いて封書に入れて送るものです。お礼やお詫びといったかしこまった内容の時、内容を他の人に知られたくない時などに使用します。

プライベートでも、お祝い事や大事な手紙は封筒に入れて送りますよね?ビジネスでも同じです。

一般的にビジネスシーンで手紙と言えば、便箋で書いたものを指しています。
一方、はがきは封書の略式になるため、使用するのは年賀状や暑中見舞いなどの時のみ使用します。

どのような便箋を使用するか?

ビジネスシーン、特に目上の人へは白色の便箋に縦書きで記入するのがマナーとされています。

無地だと文字が曲がっちゃう…

という方は罫線入りのものでも大丈夫です。その場合は12ミリ幅の罫線が使いやすくて便利です。

数字や英語表記が多くなる場合は、見やすさを重視して横書きの便箋を選んでも問題ありません。横書きの場合は10ミリ幅の罫線が丁度よい書きやすさなのでおすすめです。

封筒の選び方

封筒にも様々な種類がありますが、ビジネスシーンでは白の和封筒(二重、一重)、茶封筒、洋封筒(角封筒)を主に使用します。そして、これらを用途に合わせて使い分けていきます。

白の和封筒

汎用性が高く、様々なシーンで使うことができます。

二重封筒は正式な手紙とされていて、個人情報や中身を見られたら困る手紙、お礼状やお祝い状などに使用します。

ただし、封筒が二重になっていることから「不幸が重なる」という意味もあるため、お悔やみやお見舞い状での使用はNGですので注意しまいしょう。

二重封筒の意味に注意すれば白の和封筒は様々な用途で使用できるため常備しておくと便利です。

茶封筒

領収書や請求書など、社内外に送る事務的なビジネス文書に使用します。コストも低く使いやすいですが、カジュアルな印象が強いため目上の人、機密性の高い書類、正式な手紙などへの使用は控えたほうがいいでしょう。

洋封筒(角封筒)

白の和封筒と同じような用途で使用できます。よく結婚式の案内状で目にする形状ですね。その横長の形状から招待状や案内状など、カードや写真を入れる際に便利です。

ペンの選び方

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A子さん
公式の手紙だと万年筆で書いた方がいいのかな?
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B男さん
ボールペン…筆ペン…どっちがいいだろう?

手紙を書く時に、何で書いたらいいかわからない、という疑問が出てきますよね。

結論として手紙は万年筆か筆ペンが良い!とされています。

気持ちを形にするのが手紙です。万年筆や筆ペンで書いた手紙は、受け取った人も「丁寧に書いてくれてるな」という気持ちになってもらうことができます。

ボールペンでも悪くはないのですが、目上の人などは失礼と感じるケースもあります。

万年筆を持ってないという方は、最初はこれくらいのものが値段も手頃でいいと思いますよ!


ただし、封筒に書く宛名などは油性のもので太いボールペン、もしくはサインペンが良いでしょう。万年筆や筆ペンは水性なため、万が一雨などで濡れた時に滲んでしまう場合があるので注意が必要です。

手紙の構成(基本の書き方)

さて、ちょっと準備に長くなりましたが、次はいよいよ手紙の書き方に移っていきましょう。手紙には基本的な構成があります。この構成に沿って書くことで気持ちが伝わりやすいキレイな手紙を書くことができます。

基本的な手紙の構成は4つ!

手紙には「前文」「主文」「末文」「後付け」の4つの基本要素で成り立っています。では、例文を交えて詳しく見ていきましょう。

拝啓

晩夏の候、貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格段のご厚情を賜り、厚くお礼申しあげます。→前文

さて、先日は貴社訪問の折、ご多用中にもかかわらずお時間とご教授を賜りましたこと、厚く御礼申し上げます。これをご縁に、引き続きお力添えいただけますとありがたく存じます。今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。→主文

暑さの厳しき折柄、皆様方のご健勝をお祈りしますとともに、今後なお一層ご愛顧のほどよろしくお願い申し上げます。
まずは取り急ぎ書面にてお礼申し上げます。
敬具→末文

令和○年○月○日
○○○○(自分の名前)
○○○○様(相手の名前)
侍史→後付け

前文

手紙における本文に入る前の挨拶文です。拝啓などの頭語、時候の挨拶と相手の健康を気遣う文を入れていきます。

主文

「さて」「このたびは」などの要件を書き始める言葉から始めて、一番伝えたい本文に繋げます。本文は自分の気持や感想を交えて書きましょう。

末文

季節を絡めた締め括りと、相手を気遣う言葉を書きます。その後、結び語として敬具などの言葉をいれましょう。

後付け

日付、署名、宛名を書きます。宛名の後には侍史など、相手への敬意を示す言葉で締めましょう。

封筒に書く宛名は?

いざ封筒に宛名を書く時、最初は迷いますよね。私もどこに何を書くのか迷った経験があります。基本的には表に相手の情報、裏に自分の情報を記入します。

縦書きの和封筒を例に簡単に説明すると
→表面の左上に切手を貼る
→ 相手の郵便番号を枠内に書く
→ 相手の住所、会社名、所属部署名、肩書相手の名前の順で右から書く
→ 裏に移り、自分の住所、会社名、所属部署名、肩書相手の名前を左側に書く
こんな感じです。

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B男さん
アバウトすぎてわかりづらいわ(笑)

そんな方には、封筒の詳しい書き方が日本郵便さんのページで詳しく書かれています(汗)ぜひ参考にしてみて下さい。

手紙を書く時のNGマナー

さて、ここまでで手紙の基本的な書き方とマナーは理解できましたね!では逆に、やってはいけないNGなマナーも見ていきましょう。意外とやってしまいがちなこともあるので注意していきましょう。

間違った箇所を修正液で直す

手紙は間違ったからといって修正液を使って修正することNGです。そのためまず下書きを書きましょう。下書きをすることで全体のバランスを把握できたり、間違いを減らすことができます。

切手を何枚も貼る

少額の切手を何枚も貼るのはマナー違反になります。見た目がよろしくない上に、適当に集めて貼った感が拭えずに相手に不快感を与えてしまいます。基本、切手は1枚に収めるようにしましょう。

会社名を省略して書く

例えば株式会社を(株)というように略すのは正式な手紙ではマナー違反にあたります。必ず正式名称で書くようにしましょう

便箋を小さくたたみ過ぎる

封筒への入れ方にもマナーがあります。あまりにも小さくたたみ過ぎると、見た目も悪くなり読みづらくなるためやめましょう。縦長の和封筒に入れる場合には三つ折りか四つ折りまでに。洋封筒に入れる場合は四つ折りがマナーです。

まとめ

いかがでしたでしょうか?

手紙は相手に気持ちを伝えるツールの一つです。きちんとマナーを守った綺麗な手紙は気持ちが伝わり、相手も自分も幸せな気持ちにしてくれます。

逆にいいかげんに書いた手紙は、そのいいかげんさが伝わってしまうので注意して下さいね。