こんにちわ!こんばんわ!女性営業マンとして日々奮闘しているなっちゃんです。

火事と喧嘩は、江戸の華と言われるほど昔の江戸は、火事が多かったそうです。
当時の商家の人が、火事の際に一番に持って避難した物は、大福帳だったそうです。

大福帳とは、顧客別の取引記録で、店は焼けて無くなっても、大福帳さえ有れば、それを頼りに、商売が再開できるからです。

この様に、江戸時代の昔から、ビジネスには顧客名簿が、大変重要なものだったのです。
これは21世紀」の令和の時代になっても同じです。

今日では、名刺を交換して整理し、顧客名簿を作ったりしますが、ここでは、名刺整理器にどの様なものが有るか。また、どの様に名刺を整理すれば、情報資産としての顧客名簿が出来るかを見て行く事にします。

名刺整理の目的

  • 有望な顧客と繋がりを保ち、売り上げ増に繋げる事。
  • 業務遂行上、問題が発生した時、力添えしてくれそうな人と繋がりを保っておく事
  • 日頃から交流を持ち、業務遂行上の情報交換ができる相手を作っておく事。

    日本の企業では、交換した名刺の約60%が活用されず机の引き出しで、冬眠人脈になっているという話が有ります。
    これは大変勿体ない事で、これらを見直して整理すれば、、有用な人脈が新たに見いだせるかもしれません。

名刺整理の重要ポイント

  • 事務所に帰ったら、 名刺整理は、直ぐ行う様にしましょう。
    名刺の整理は、受け取って極力短時間でやるべきです。
    時間がたつと、相手の印象が、薄くなり名刺に付加する情報の正確さが落ちてくるからです。
  • 必要な時に、必要最適な相手が直ぐ見つけられるような整理の仕方が重要です。
    これは、名刺整理の、最も大事な点だと思います。
    その様に出来るようにする為の整理なのですから。
  • 担当者が不在であっても、他の者が、ある程度の対応が出来るように、顧客情報を整理共有しておきましょう。

    これは営業部門として、非常に大事な事だと思います。
    担当者が不在でも、対応が出来るのとそうでないのとではその企業に対する顧客のイメージは、全く違って来るからです。

    また、情報資産としての顧客名簿は、担当者が、一人で抱え込むべきものではありません。
  • 名刺と言えども取捨選択は必要
    多くの人と名刺交換をしていると、中にはどう考えても今後会う機会が無いと思える人が有るものです。

    その場合は、その名刺を、顧客名簿から除いてしまいましょう。
    不要なデータが有ると間違いや混乱の元になりかねません。

名刺整理から情報資産としての顧客名簿へ

名刺整理の際付加する情報

  • 名刺交換時の印象(取っ付きにくい、普通、親しみやすい)しゃべり方の特徴、仕事で得意な分野、趣味等々印象に残った事をメモする等で、名刺に添付して整理します。

インフォメイションとインテリジェンス

  • 前項で、名刺にいろいろな情報を付加して整理するべきと述べましたが、これは、名刺が単なるインフォメイションならば、インテリジェンスにまで価値を高めた情報を整理すべきという事です。

    これらの二つの英語は、日本語においては、どちらも情報と訳されます。しかし、英語においては、意味が違うのです
  • インフォメイションは、有る事象をそのまま伝えられたものというイメージです。
  • 一一方、インテリジェンスは、インフォメイションに、別のところで入手した関連情報や、事象を確認した際の印象等を、付加したり、事象を分析してその結果を付加して、情報としての価値を高めた物と言えると思います 。参照インフォメイションインテリジェンス英辞郎on the WEB
  • ちなみに、各国の思惑がしのぎをけずる、国際社会で、活動する各国の情報部門は、その部署名について、情報と言う名称部分は、必ずインテリジェンスになっています。国際社会では、単にインフォメイションを集めただけでは、駄目なのでしょう。
  • 有名な所では、アメリカ合衆国の情報部門である中央情報局CIAはセントラルインテリジェンスエージェンシーと言いCIAのIは、インテリジェンスの頭文字でありインフォメイションではありません。

名刺整理器には、どの様なものが有るか。

  • ファイルフォルダータイプ
    これは、ファイル可能な紙に透明なビニールが張ってあるもので、透明ビニールと紙の間に名刺を挟んで保管するものです。
    このタイプの長所としては、、視認性が良い事、台紙がファイルタイプなので、名刺の重要度や、客先別、部門別に分けてファイルが出来る点です。

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  • ケース型ワイドオープンタイプ
    このタイプは、名刺を50音別にケースに入れて管理するタイプです。
    少ないもので500人多いものですと1000人程度の名刺を管理する事が出来ます。蓋が大きく開く為中の名刺を探したり取り出しが、行いやすくなっています

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上記の2タイプとも価格は手頃で、\1,000~\5,000程度の物が多いようです。

  • 名刺整理器としてのパソコン
    パソコンを使用すると、検索機能では他の名刺整理器に比べると圧倒的に優れています。
    しかし、しかし注意するべき点もありますので、以下に項目を設けて、見てみましょう。

名刺整理器としてのパソコン

  • パソコンを使用した、名刺管理の長所は、なんといっても検索の圧倒的なスピードでしょう。
    ケース型やフォルダータイプに入りきらない人数でも、パソコンなら立ちどころに検索が可能です。
  • パソコンのストレージメモリー内に、名刺のデータが入るので場所を取らない事も長所です。
  • しかし短所もあります。パソコンは、データを入力しなければ、何もしてくれません。
    入力の手間を、圧倒的な検索スピ―ドの代償として、やむを得ないと見るかそうでないかは、各人の主観や、職場環境によると思います。
  • 現在では、スキャナー機能で名刺を読み取り文字データに変えるソフトも多く出ており、入力の手間が極力省けるようになっています。
    名刺整理にパソコンを使用する場合は、この様な機能を持ったソフトを検討すると良いと思います。

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  • さらに 注意しないといけない点は、パソコンと言えども作りものですから故障する事もあり得ます。
    その場合、バックアップを取っていないと顧客名簿がすべて失われる可能性が有り、また、失われないにしてもパソコンが復旧するまで、顧客名簿無しの状態になります。

まとめ

  • 整理する名刺をそのまま保管するのではなく、名刺を受け取った時の印象等の情報を付加して、情報価値を高めて、インテリジェンスに近づけた物を整理することを心掛けましょう。
  • 名刺整理器は、その職場の状況に応じてどのタイプにするかを決めるのが良いでしょう。
  • パソコンで名刺整理をする場合は、必ずバックアップデータを取っておくことが大事です。
  • 顧客データは、紛失や盗難がない様に、細心の注意が必要です。もし顧客名簿が社外に漏れて、公表された場合、大きな社会問題になりかねません。