こんにちは!こんばんわ!女性営業マンとして日々奮闘しているなっちゃんです!

多くの会社では毎年4月に新入社員が入社しますよね。

社会人になったばかりで右も左も分からない新入社員に対し、今後仕事をしていくために教育が必要となります。

新入社員に仕事を理解してもらうためには、教育する際に資料が必要です。

ただ、その資料作りに頭を悩ませる方は多いのではないでしょうか?

わかりづらい・読みづらい資料は新入社員に理解されないだけではなく、仕事に対してのモチベーションが下がり、最悪の場合、すぐ辞めてしまう可能性もあります。

そうならないために、わかりやすく、理解してもらいやすい資料の作り方を見ていきましょう!

わかりやすい資料とは?

教育の資料というと、社会人らしい少し難しいものを作らないといけないと考えるかもしれません。

しかし、冒頭でも述べたように、わかりづらい資料は新入社員に敬遠されてしまいます。

では、わかりやすい資料とはどのようなものでしょうか?

下記にいくつかポイントをまとめてみましたので、1つ1つ見ていきましょう。

見やすさを意識する

まず一番大事なのは見やすいことです。

見づらい資料は、見ただけで嫌になってしまい、新入社員に理解されにくくなってしまいます。

例えば下記のような資料をイメージしてみてください。

文字が多くて、漢字が多くて…

私の新入社員当時、研修で渡された資料が上記のような資料でしたが、とても見づらくて嫌になり、眠くなってしまった記憶があります。

見やすくするために下記を意識しましょう。

文字の量や大きさに気をつける

1ページの文字量が多く、また文字の大きさも同じ資料だと、とても見づらい資料になってしまいます。

文字の量を気をつけながら、テーマや大事なことは文字の大きさを変えるのも良いでしょう。

漢字を使いすぎない

漢字ばかりだと資料を見るのが嫌になってしまいます。

新聞を読み慣れている新入社員であればいいですが、多くの場合は読み慣れていないと思います。

漢字ばかり使わず、漢字、ひらがな、カタカナもバランスを考えましょう。

目次をつくる

目次をつくることによって、資料にどのような内容が書かれているか、すぐにわかります。

教育が終わって現場に出た後、新入社員が読み返す際にも目次があれば、気になるページが見つけやすいです。

適度にスペースを空ける

字と字の間、行と行の間については詰めすぎず、適度なスペースを空けた方が見やすい資料となります。

また、字間や行間だけではなく、1ページの中での全体のバランスも考えましょう。

カラーで印刷する

モノクロの資料よりもカラーの方が見やすいです。特に重要な言葉や文章については色をつけると良いでしょう。

ただ、注意点としては、資料作成の時にたくさんの色を使用すると逆に見えづらくなることもありますので、4色程度で作成すると良いでしょう。

また、輝度や明度が高すぎる色よりも、少し落ち着いた色を選択するのがベターです。

ポイント

・文字の量や大きさに気をつける
・漢字を使いすぎない
・目次をつくる
・適度にスペースを空ける
・カラーで印刷する

読みやすさを意識する

見やすさを上げることができたら、次は読みやすさが重要になります。

読みやすい資料は印象に残りやすく、より理解することができます。

教育の場で資料を渡した後も、新入社員に読み返してもらえるような資料を目指しましょう。

読みやすさについても下記を意識していき、資料作成していきましょう。

専門用語を使いすぎない

社会人になったばかりの新入社員に対して専門用語だらけの資料を渡しても、わからず読んでもらえません。

もちろん説明すればその場では理解してもらえるかもしれませんが、専門用語を使用する場合は同じページに注釈を入れてすぐ確認できるようにすると読みやすいでしょう。

画像や図を利用する

見やすさと繋がる部分もありますが、画像や図、グラフ等入れることによって読みやすさがアップします。

文章だけの資料よりは間違いなく理解が深まるでしょう。

ただ、注意点としては文章にリンクしていない画像や図は逆効果となりますので、気をつけましょう。

キャラクターを使用する

文字ばかりではなく、キャラクターを使うと読みやすくなります。

新入社員の疑問点やその答えをキャラクターを使って吹き出しに記入することで、より理解が深まるでしょう。

ポイント

・専門用語を使いすぎない
・画像や図を利用する
・キャラクターを利用する

覚えやすさを意識する

見やすさ・読みやすさの次は覚えやすさです。

見やすい・読みやすいがクリアできればある程度、新入社員教育の資料としては、良いものになっていると思いますが、プラスで下記のことも意識して作成してみましょう。

まとめ欄をつくる

1つのテーマが終わったら、必ずまとめ欄を入れましょう。

まとめによって振り返りができ、より覚えやすくなります。

注意点としてはまとめが長くなりすぎると、覚えにくくなってしまいますので、シンプルに書くと良いでしょう。

書き込みスペースをつくる

教育時に新入社員がその場でメモを書き込めるスペースや欄を作りましょう。

聞くだけでなく、書き込むことによって理解はさらに深まります。

問題や問いかけを入れる

問題や問いかけを入れることにより、新入社員は答えを考えます。

考えることにより、より資料の内容に入り込むことができ、覚えることができます。

1テーマに1つ問題や問いかけを入れることができれば刺激になり、新入社員が眠くなることも少なくなるでしょう。

マンガを入れてみる

作成に時間がかかるかもしれませんが、マンガ形式にしてみても、より読みやすくなると思います。

マンガにすることで、新入社員はより感情移入することができ、覚えやすさに繋がります。

ポイント

・まとめ欄をつくる
・書き込みスペースをつくる
・問題や問いかけを入れる
・マンガを入れてみる

資料作成の他にできること

わかりやすい資料ができたら、新入社員に対して教育スタートです。

主に教育の場としては研修ですが、研修に取り入れることや形式についても、ふれていきたいと思います。

ただ資料を読み進める研修ではおもしろみがありません。

新入社員が入り込める参加型の研修にするためにも、下記も取り入れてみると良いでしょう。

グループディスカッション

研修の人数にもよりますが、テーマに対して各グループで話し合い、意見を出し合います。

教育担当者が一方的に話すだけでは、理解が深まりません。

さまざまな意見を出し合い、「こんな考えがあるんだ」「自分はこう考えていた」「こっちの方がいいんじゃないか」など、意見に対して考え、理解は深まるでしょう。

クイズ形式

クイズ番組みたいに各グループで問題に対して答えを見つけ出していきます。

クイズ形式にすることによって入り込みやすく、楽しさも感じてもらえれば、印象に残ります。

また、協力して問題を解決していくことで協調性を学ぶことができます。

映像を利用する

映像を流すことによって

例えば新入社員のキャラクターが仕事を進めていくストーリーだと置かれている状況が一緒でなのでより、入り込めると思います。

成功や失敗例を流すことににより、「この時はこうした方がいいな」とか「こうしないように気をつけよう」と自分ごとのように理解が深めれるでしょう。

また、映像をアニメにすると、より見やすくなり、記憶に残るでしょう。

ポイント

・グループディスカッション
・クイズ形式
・映像を利用する

まとめ

まとめると下記を意識して資料作成することがポイントとなります。

見やすい資料作り

  • 見やすい資料作り
  • 読みやすい資料作り
  • 覚えやすい資料作り
  • 参加型の研修内容にする

いかがでしたでしょうか?

教育資料を安易に考えると、新入社員はただ聞くだけになってしまい、理解されずに終わってしまいます。

教育担当者も新入社員もせっかく時間を使いますので、お互い意味のある有意義な時間にしましょう。

以上のポイントに気をつけて、新入社員を飽きさせず、わかりやすい資料作成にしていきましょう!

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。