こんにちは！こんばんは！女性営業マンとして日々奮闘しているなっちゃんです！
新入社員あるあると言われる新入社員の問題行動は、上司にとって頭痛の種です。一体どうしたらちゃんとしてくれるのか、わからなくなってしまいますよね。
新入社員と上司では、育った社会環境が大きく違います。その違いからくる特徴を知った上で対応することが重要となります。
この記事では【新入社員あるあるの個別解決】【新入社員の傾向を知り根本解決】【上司のNG行動を知る】の3つのアプローチから、上司の悩みを徹底解決します。
やり方を改善しなければ、新入社員は問題社員のままです。この記事で気づきを得ていただき、新入社員にしっかり成長してもらって最高のチームを作りましょう！
【新入社員の方へ】
新入社員目線の「新入社員必見!社会の常識あるある5つ」をお読みください！
目次
【アプローチ1】新入社員あるある5種類を個別解決
スマホ・SNS問題
まずは今の時代最大の特徴ともいえる、スマホ・SNSの問題を解決しましょう。
仕事中にスマホ
- 仕事中にLINEやTwitterなどプライベートなことをしている
- 仕事用のスマホがあるのに、私物のスマホをしまわない
仕事中にプライベートのことをするのはダメなのが原則ですね。
・本人の集中力・仕事の能率が低下する。
・職場の雰囲気や規律が乱れる。
なんでもスマホ
- メモをスマホでとる
- スマホのカメラや録音をすぐ使う
メモを取っているのだとしても、話をしているときにスマホをいじられると不快に感じることも多いです。私物のスマホに記録を残していい内容とダメな内容の区別がついていな新入社員もいます。
・情報流出の危険がある。
Twitterに会社の情報を載せる
- 職場の情報をツイートする
- 上司の愚痴や悪口をツイートする
今の時代、特に頭を悩ませる問題の一つです。
・情報流出の危険がある。
・所属企業がわかる状態で批判を浴びるようなツイートをしてしまい、新入社員だけでなく会社も批判の対象になる危険がある。
・愚痴・悪口の対象がお客様や取引相手だった場合は、取引の停止など会社が損害を受ける可能性がある。
新入社員の言動の背景
今の新入社員の世代は、日常生活でのスマホの位置付けが上司の世代とは全く違います。
子供の頃からずっとスマホが側にあり、いつもスマホを活用して生活してきました。何か解決したい問題があるとき、まず「スマホを使ってどうするか？」が、最初に考えることです。
また、気楽に発信できる場所としてSNSを使ってきたので、急に社会人として思慮深くツイートするのが難しい場合もあります。
上司の世代の多くは、スマホがない、あるいは重要度が今ほど高くなかった時代を経験しています。この時代を経験しているのとしていないのは大きな違いです。
解決法
- やっていいこと・ダメなことの線引きを明確にする
- 線引きの理由を明確に説明する
- ダメなことをした場合に、会社・本人にどういうマイナスがあるかを具体的に伝える
なんでもスマホで記録しようとすることに対しては、スマホ以外の手段を示し、その手段の方が良い理由を合理的に説明しましょう。
これらを続けていくことで、新入社員は少しずつ社会人としてのスマホ・SNSの使い方を覚えていってくれるでしょう。
・所属企業名や機密情報、取引先の情報などを書かない
→情報漏洩を防ぐため。
・実名を出さない
→「○○会社の△△さんがあんなこと言ってた」を防ぐため。
・過去のアカウントは消すor非公開
→過去の発言まで見つけられ批判されるから。
・差別的なツイートをしない
→社会的に大きな問題となる行為だから。本人も会社も批判され、全社員・取引相手・お客様に迷惑がかかるから。
・政治・宗教に関する発言に注意する
→批判やトラブルに繋がりやすい話題だから。会社まで批判の対象になり、全社員・取引相手・お客様に迷惑がかかるから。
電話ができない
新入社員は電話が苦手というのも、現代の特徴です。
電話の使い方がわかっていない
「保留はどのボタンを押したらいいんですか？」「転送しようと思ったら切れちゃいました！」など、固定電話の機能がわかっていません。
また、電話相手に聞こえているのに「○○っていう人が部長いるかって言ってるんですけどー！」と、保留しないで、相手に聞こえる状態で相談してしまう新入社員もいます。
・仕事を教える前に教えることが多すぎる。
・電話のミスでトラブルを起こす可能性がある。
率先して電話に出てほしいのに、全然電話に出ない
電話に出てくれるだけマシで、電話が鳴っていても全く出る気配もない新入社員もいます。出る意思はあっても、そわそわするだけでいつも出ないという場合もあります。
・電話に出ないことで、新入社員が経験を積み成長する機会を失う。
・新入社員にできる仕事が限られているので、電話ぐらいは出てくれないと職場全体で業務を回すのに苦労する。
新入社員の言動の背景
新入社員の世代は、そもそも固定電話が家にないことが多いです。仮にあっても、固定電話を使う機会はまずありません。
固定電話の機能を知っているはずはなく、使い方もわからなくて当然です。もちろん、いきなり誰かわからない相手から電話がかかってきて対応しなければならないということも、全く経験してきていません。
上司の世代は、自分が固定電話を使ったり、親の代わりに出たりしてきましたよね。誰が電話をかけてきたのかもわからず、いきなり電話がかかってきて、それに対応するという行為が身近だったのです。
解決法
- おじいさんにスマホの使い方を教えるように、丁寧に固定電話の使い方を教えましょう。
- 固定電話の経験が圧倒的に不足しているので、できない前提で経験を積ませましょう。
これらを続けることで、新入社員は固定電話に慣れていきます。
言葉遣いがなっていない
- タメ口・若者言葉を使う
- 一応敬語を使っているが、間違っている
そもそも敬語が使えなかったり、使ってはいるけど敬語が間違っているということはよくあります。
・お客様や取引相手にタメ口や間違った敬語を使って不快にさせる。
・不利益やトラブルにつながることもある。
新入社員の言動の背景
科学的根拠が明らかなことばかりの時代のため、ものごとに合理性を求める傾向があり、非合理的な慣習に拒否反応がある人が多いです。その新入社員は、ビジネスの場での言葉遣いを、非合理的な慣習程度に思っていませんか？
言葉遣いはじめ、ビジネスマナーがなぜあるのか、深く理解していないのです。
上司の世代も深くは理解していないかもしれませんが、今の若い世代よりは引っかかりはなかったでしょう。
解決法
言葉遣いを覚えるだけでなく、なぜそのような言葉遣いが必要なのかを教えましょう。言葉遣いのマナーは非合理的な慣習ではなく、合理的なものであることを教える、ということです。
ビジネスの場では日々たくさんの人と接する。言葉遣いも、相手の考えや価値観に応じて、個別に対応を変えられれば一番いい。
→しかし、相手をすぐに深く理解するのはかなり難しい。
→言葉遣いのマナーを使えば、相手を深く知らなくても、不快にさせない配慮ができる。
言われたことしかできない
- 何か指示されるまでずっと待っている
- 自分の頭で考えず、言われたことだけ実行する
新入社員は、とにかく指示待ち、言われたことしかしておらず指示の目的を何も考えていない、といったことが起こりがちです。
言われたことだけを忠実に実行するマシーンのような新入社員を見ながら、「何も考えてないのでは…？」と頭を抱える上司は少なくありません。
・良い人材になっていけるかの、大きな不安要素になる。
新入社員の言動の背景
新入社員は、基本的に丁寧に教えてほしいと思っています。右も左もわからないところに入ってきて、不安でいっぱいなのです。丁寧に教えてほしいと思っているところに大まかな指示が出された場合、指示の意図を汲み取れず、不明確な指示を出されたと感じて戸惑います。
また、新入社員は仕事の全体像がわからないため、自分で考えるにも引き出しがありません。入社早々、言われていない勝手なことをして失敗するのも、とても怖いと考えます。
上司は、自分で考えて動いてほしいと考えることが多いです。
解決法
指示の意図が伝わるように補足することと、仕事の全体像を把握させることが重要です。
- どのような理由・気持ちでその業務を任せるのかを伝える
- 指示した業務のゴールを伝える
- なぜこの業務が存在するのか、本人や周囲にどのような影響を与える仕事なのかを伝える
加えて、失敗してもいいことを伝えてあげましょう。ただし、これだけはやるなということは、事前に明確に伝えておきます。報告・連絡・相談をしっかりとさせて監督し、大きなミスは上司の責任で防ぐようにしましょう。
ホウレンソウ（報告・連絡・相談）ができない
- 全く報告・連絡・相談してこない
- 相談せずに一人でずっと何かしている
新入社員が全くホウレンソウしてこないことはよくあります。自分で考えて動くのは、ホウレンソウがきちんとできてこそですよね。
・きちんとホウレンソウしていたら起こり得ない大きな失敗をする。
・ホウレンソウがないとアドバイスなどができず、仕事の効率も新入社員育成の効率も悪くなる。
新入社員の言動の背景
そもそも、新入社員は今までの人生でホウレンソウをしてこなかったので、ホウレンソウをするという感覚を持っていません。
ホウレンソウするよう伝えても、経験値がないためいつすべきかの判断が全くできておらず、結局コミュニケーションに失敗します。
また、今の新入社員の世代は、他人からどう見られるか考えることを求められる環境で育ってきました。現実社会でもSNSでも、いじめが多く、出る杭を叩く風潮が強いです。
今話しかけると迷惑ではないか？この程度のことで質問して不快にさせるのではないか？怒られるのではないか？無能だと思われるのではないか？などの様々な思いが先行し、ホウレンソウを躊躇させます。
上司の世代は、今の世代よりも寛容な社会だったように思います。
解決法
まずはホウレンソウそのものに慣れさせましょう。ホウレンソウは怖くないと体で覚えてもらうのです。ホウレンソウの内容の良し悪しを指摘するのは、後にしてください。怖いと思わせるのは逆効果になります。
新入社員もホウレンソウを使いこなせるようになっていくでしょう。
【アプローチ2】現代の新入社員の傾向を把握して根本解決
今の新入社員が抱えている悩みや育ってきた環境は、上司の世代と大きく違います。その違いを理解しましょう。理解しようという意思が感じ取れる上司の言葉は、理解のない上司の言葉よりも伝わります。
いつも答えが近くにあり、失敗が怖い
答えがすぐ近くにある世代であり、情報がネット上に溢れていてGoogle検索すればすぐに欲しい情報が得られます。失敗を重ねながら手探りでやり抜くのは得意ではありません。
しかし会社に入ったばかりの状況では、業務をまだまだ知らなすぎて、どんな情報をどのように得たら良いのかもわからず、どう動けばいいのか見当もつきません。そのような状態ですから、失敗して酷いことになるのでは？と怖くなります。
この問題を解決するには、次の動画が参考になります。
【動画の趣旨】後から叱るよりも、事前に徹底的なシュミレーションを。
表面的に周りに合わせる
無難にみんなと同じようなものを作り上げる能力に長けている世代です。例えば書類を作成させると、見た感じ綺麗に仕上がっていても、中身はスカスカだったりします。
その背景としては、いじめや出る杭は打たれる社会の風潮から、人と違うことをするのは避けたほうが良いと肌で感じ学んできた世代であるということが挙げれます。 そのため、人からどう見られるかを敏感に意識します。
自分で考えるという行為を褒めた上で、考えを成長させてくれるように建設的な意見を与えましょう。自分の考えをしっかり出してほしいということを伝えておき、考えを出してきたときには、どんなに未熟でも否定してはいけません。
理不尽に対して引っかかりを覚えやすい
理不尽な慣習や集団行動の強制に対しては、上司の世代よりも遥かに引っかかりを覚えやすいです。
ライフスタイルや価値観が多様化し、個人の価値観を尊重すべきという社会の流れがあるためです。また、先にも述べましたが、科学的に根拠があるのが当たり前で、何にでも合理性を求めがちなことも挙げられます。
ここでの問題は、実際は理不尽でないことでも、理由が不明確なために理不尽に見えることがあるということです。上司としては、物事の理由を自分なりに説明し、理不尽ではなく合理的な理由があることを伝えてあげることが有効です。
【アプローチ3】上司のNG行動は？
部下の「わかりました」に含まれる気持ちを考えない
上司の話に対して、新入社員が「わかりました」と言ったとしても鵜呑みにせず、わかっていなそうならコミュニケーションを取り補足しましょう。
新入社員にとっては、「わかりません」と言うのは多かれ少なかれ勇気のいることです。理解しているべきであると思われることに対して、「自分は理解できていません」と表明するのは簡単ではないのです。
わからないことを曖昧にしておくことが続けば続くほど、後々問題になりますし、わからないと言えない関係になってしまいます。
良い面は無視して悪い面ばかり見てしまう
至らない部分はついつい目についてしまうものですが、できている部分や良い部分もしっかり認識してあげるようにしましょう。
良いところは見ないのに悪いところばかり見る上司の言葉は、響きづらいからです。
【新入社員時代の上司の話】
私の新入社員時代の直属の上司の話です。
あまり褒めてはくれませんが、どんなに仕事ができず人間としも未熟でも、チームの大切なメンバーとして、大事な部下として、そしていつも一人の人間として尊重してくれました。
それは、行動や表情、言葉の端々から、十分すぎるほど感じ取れました。
たとえ褒められる部分が少なくて言葉で褒めていなくても、どういう気持で、どういう考えて接してくれているのかは伝わるものです。自分のことを好きでいてくれる、認めてくれている相手の言葉は、響きます。
感情で叱る
たとえイライラしても一時の感情で叱るのではなく、こうなってほしい将来像に向かって、意図を持って持って話しましょう。
感情に任せて叱る人だと思われると、言葉の重みがなくなってしまいます。
【動画概要】新人に対してイラッとしない極意
- できなくて当たり前！自然にメモを取れる新入社員は100人に5人ぐらい？
- ○○しようとすると、新入社員のできない部分ばかり目につくようになってしまう。
- 新入社員は、お金をもらいながら教えてもらえることのすごさをわかっていない。
新入社員は成長する
新入社員のスキルアップに役立つ記事
新入社員の弱点に合わせて、下の記事を教えてあげてください。いつでも見返せるので、便利です！
基本的な言葉遣いを教えたい
電話対応の基本を教えたい
社内文書の作り方を教えたい
手紙の書き方を教えたい
まとめ
新入社員と上司で、育ってきた環境は大きく違います。新入社員の背景を理解することで、より新入社員に伝わる効果的な対応ができ、新入社員も成長していきます。
- 個別の問題については、それぞれ奥にある新入社員の背景を理解した上で、記事内にあるような適切な対応をする。
- 「失敗を恐れる」「周りに合わせがち」などが新入社員のよくある傾向であり、これらを理解した上で、記事内にあるような適切な対応をする。
- 「部下の悪い面ばかり目につく」「感情で叱る」などのNG行動をしない。
せっかく入ってきた新入社員ですから、しっかり一人前になってほしいですね。少しずつでも新入社員が成長していってくれることを、私も願っております。
最後までお読みいただき、ありがとうございました！