こんにちは！こんばんは！女性営業マンとして日々奮闘しているなっちゃんです！
商品を納品する際に必ず決めて守らなければならないもの、それは「納期」です。
全てが順調に進めばいいのですが、予想もしない出来事が起こる可能性も当然ありますよね…。
「納期が間に合わない！」と発覚したら、早急に的確な内容でお客様に現状の報告をする事が非常に大切です。
今回は納期調整を依頼する際のポイントや、メールで依頼する際の例文についてご紹介いたします！
目次
納期が遅れると発覚したら
「頑張れば間に合うかも！」と、連絡を先延ばしにするという考えは絶対にやめましょう。納期遅れはお客様に迷惑が掛かりますし、最悪の場合取引自体が白紙になる可能性もあります。
少しでも納期が遅れる可能性がある場合、必ず早急にお客様に伝えましょう。
納期の調整をお願いする際のポイント
納期の延期により、お客様の業務進行にも支障が出てしまう可能性がありますので、お詫びを含めた以下のポイントについてもしっかり伝えるようにしましょう。
①お詫び
②納期が遅れる理由
③延期の詳細(次の納品日)
④反省と今後の対応策
お客様への報告をする際の伝え方のポイントをご紹介いたします。
ポイント① お詫び
まずは最優先すべきは「お詫び」です。
事情説明をしたくなる気持ちもわかりますが、冒頭にそれが出てしまうと相手からはただの言い訳に聞こえてしまいます。
事情説明や延期の理由ももちろん必要ですが、それはお詫びの次です。まずは納期に間に合わない事を嘘偽りなく伝え、誠心誠意お詫びをしましょう。
ポイント② 納期が遅れる理由
納期が遅れる事を報告しお詫びをした後、なぜ納期が遅れるのか理由を簡潔に伝えることが大切です。
お客様によって内容をどう捉えるかはわかりませんが、長々と理由を話しても、納期が遅れてしまった事実は変わりません。
ポイント③ 延期の詳細（次の納品日）
納品が遅れると聞き、お客様が最も気にしているのは「どのくらい遅れるのか」「次の納期はいつになるのか」という事です。
それ次第では次の工程に進めなくなったり、その次の工程の納期にも支障が出てしまう可能性もあるので、いつまでには必ず納品できるかしっかり伝えることが大切です。
ポイント④ 反省と今後の対応策
お客様から納期調整の承諾をいただけてもそこで解決ではありません。
しっかり反省している事も伝え、今後二度と同じようなことが起きないようにどのように対策するかも伝える必要があります。
それによって、お客様との今後の関係性や信頼関係に大きく影響が出てくる可能性もありますので、しっかり反省し今後対応をしていくことが大切です。
延期依頼の主な例文
直接納期の延期を依頼できない場合や電話がつながりにくい場合、一刻も早く現状を伝えるために、まずは以下の内容をもれなく記載したメールを送りましょう。
①お詫び
②結論
③理由
④反省
内容は、まず「お詫び」そして「結論」、その後「理由」・「反省」という流れです。
ここでシーンごとに例文をご紹介いたします。
例文① 納期延期の報告と依頼をする場合
【×××の納期延期のお詫び】
○○株式会社
管理部 ▲▲様
平素より大変お世話になっております、□□会社の◇◇です。
本日は【×××】の納期についてご相談させていただきたく、ご連絡させていただきました。
当方の管理徹底が至らず〇月〇日付けで予定していた納期に遅延が発生してしまうとの連絡がありました。
今回の遅延は、当方の管理不足により資材調達に遅れが生じたことが原因です。現在、最優先で対応しており、○月○日にはお届けできる予定でございます。
御社には多大なるご迷惑をおかけいたしますことを深くお詫び申し上げます。今しばらくお待ちくださいますようお願い申し上げます。
今後このようなことがないよう反省するとともに、これまで以上に管理徹底をするよう全社員一同気を引き締めて業務に取り組む次第です。
メールにて大変恐縮ではございますが、まずはお詫びを申し上げます。
この度は大変申し訳ございません。
********************
□□株式会社
営業部 ◇◇
例文② 納期調整のお礼メール
納期調整に応じてもらった場合はお礼のメールを送りましょう。
ここも出来れば電話がいいですがまずはすぐにメールし、その後訪問して直接か、電話で必ずお礼を言いましょう。
【×××の納期変更のお礼】
○○株式会社
管理部 ▲▲様
平素より大変お世話になっております、□□会社の◇◇です。
このたびは、当社の管理不足が原因で起こった急な納期延期のご依頼にもかかわらず、快く納期をご調整いただき誠にありがとうございます。
今後、このようなことがないよう出荷時のスケジュール、資材調達をしっかり管理していく所存でございます。
ご変更いただきました〇月〇日の納期に関しましては、間違いなく納品できるよう万全を尽くして参ります。
メールにて大変恐縮ではございますが、納期のご変更のお詫びとお礼を申し上げます。今後とも何卒宜しくお願い致します。
********************
□□株式会社
営業部 ◇◇
例文③ 郵送する場合
メールや電話ではなく手紙で報告が必要な場合もありますので、手紙の際の例文もご紹介いたします。
拝啓
誠に申し訳ございませんが、○月○日付けでご注文いただきました「××××」の出荷が遅れることとなりました。
このたびの遅れは、出荷時の手違いにより資材調達に遅れが生じたことが原因となります。現在、至急対応しており、○月○日にお届けできる予定です。
御社には多大なるご迷惑をおかけいたしますことを深くお詫び申し上げます。今しばらくお待ちくださいますようお願い申し上げます。
今後このようなことがないよう反省するとともに、これまで以上に業務に配慮するよう全社員一同気を引き締めて業務に取り組む次第です。
略儀ではございますが、まずは書面にて重ねてお詫び申し上げます。
敬具
こちらの記事で綺麗な手紙の書き方を詳しく解説しております。ぜひご覧ください
納期を守るためにできること
最初から納期に間に合わないと分かってて仕事を受ける人などいません。
やむを得ず納期の調整をお願いして延期出来たとしても、それに甘えてはいけません。
納期を調整してもらった時点でイエローカードが1枚出ていますし、次は間違いなくレッドカードです。
レッドカードが提示され退場にならないために、納期を守るための施策を改めて考え常に意識しておくことが大切です。
そのためのポイントは3つです。
①業務量の把握
②スケジュール管理
③無理な納期は断る
ポイント① 業務量の把握
まずは、業務量の把握を常にしておきましょう。
これは自分だけでなく、社内、製造などその商品に関わっている人や物の業務量すべてに関してです。
その為には全体像を一歩引いたところからしっかり把握し、納期に問題がないかしっかり検討する事が重要です。
ポイント② スケジュール管理
『お客様の為になるべく早く。』『とにかく他社より先に。』など、考えてしまう気持ちは本当によくわかります。
ですが、納品までになにも起こらないとは限りません。予期せぬ事態にも対応可能なスケジュール管理をする必要があります。
「なんとか間に合うだろう。」とぎりぎりのスケジュールを組むのではなく、予定よりも1～2日多めに確保するくらいの余裕のあるスケジュールを意識しましょう。
ポイント③ 無理な物は正直に
無理な納期は正直に断る。
これは簡単なようでなかなかできない非常に大切なことです。
お客様を思い『頑張れば何とかなりそう。』と納期を決定し、あとから『やっぱり間に合いそうもない。』となれば、信用は取引前より大幅に下がります。
そして運よく無理難題をクリアできてしまった場合、「次も大丈夫だろう」と更に厳しい条件になる可能性もあります。
そんなリスクを負うよりも、「無理なものは無理」と勇気をもって正直に伝えることが重要です。
顧客との信頼関係がしっかりできていれば、そんなことで関係がなくなるようなことはありません。
まとめ
納期の調整をお願いする際のポイント、延期依頼の例文をご紹介させていただきました。
まとめるとこのようになります。
・納期遅延が判明したらとにかく早急に連絡しよう。
・納期の調整依頼はまず「お詫び」から。その後「理由」「延期の詳細(次の納品予定日)」「反省と今後の対応策」を伝えよう。
・延期依頼は原則電話でする。メールや手紙の際も必ず電話をするようにしよう。
・納期を守るために「業務量」「スケジュール」をしっかり把握し、無理は納期は設定しないようにしよう。
納期が遅れると発覚したら、早急に的確な内容で現状の報告をする事が大切です。
納期延期はないに越したことはありませんが、万が一の際は素早い対応を心掛け信頼を失わないようにしましょう！
最後までご覧いただきありがとうございます。