こんにちわ!こんばんわ!女性営業マンとして日々奮闘しているなっちゃんです!

営業メール初めてお客様に送るときどう書いていいかわからないことありませんか。営業メールはお客様にアプローチをかけ、受注へつなげる第一歩になります。下手なメールは遅れませんよね。

もし、お客様にとってわかりにくい、読みにくいと中途半端に読まれて忘れられてしまうかもしれません。また、読まれずに放置されてしまうなんてこともあり得ます。

そうなってしまえば、受注もとれないだけでなく、今後もその会社に対してアプローチを書けても空振りに終わってしまいます。

しかし、お客様にメールを読んでもらい興味を持ってもらえば、細いながらもパイプがつながります。そして、あとは営業活動でパイプを太くし、受注につなげていけるのです。

本記事では初めてのメールでお客様に読んでもらうための書き方を解説します。

初めてのお客様に読んでもらうメールとは

  • 件名は用件が一目でわかるように
  • 一文目は挨拶
  • 本文の文字折り返しは適度に行う
  • 一文が長くなりすぎない
  • 箇条書きをうまく使う

お客様に読んでもらうメールとはどんなメールでしょうか。まず、第一に一目でみて何が書いてあるかわからないことです。そして、読みやすい文章であることも大切です。

そのためには、メールの件名や本文を工夫しましょう。淡々と文字を書いているだけではいけません。レイアウトをしっかり考えて、ストレスなく読める構成にしましょう。

では、ポイントを解説します。

件名は用件が一目でわかるように

まず、メールを確認するといきなり本文が出てくることはありません。目にするのは相手の名前(メールアドレス)と件名になります。つまり、 件名でお客様にどんなメールか伝えましょう。

とはいえ、長すぎても読みにくいので、短くシンプルに書くのが良いでしょう。また、長いとメール画面に表示しきれないことがあります。多くても、20文字程度にしましょう。

また、件名をぱっとみただけで、中に何が書かれているかが分かるようにしましょう。例えば、請求書を送る際に「請求書送付」だけでは、なんの請求書かわかりませんよね。

初めての際は、訪問のお願いや担当変更のメールが多いと思いますので、下に例文を書きました。参考にしてください。

(例文)

・ ご挨拶のお願い(株式会社○○のなっちゃんです)

・ 【担当変更のご連絡】株式会社○○のなっちゃんです。

一文目は挨拶

本文の一文目は挨拶を書きましょう。そして、自分の社名、部署、名前を書きましょう。

初めてのメールで一文目は、「突然のご連絡失礼いたします」と書くのが良いでしょう。「初めまして」では社会人として適さないかと思います。

初めてのメールで「お世話になっております」は少し違和感がありますよね。会社の代表でメールしているので決して間違ってはいません。しかし、相手によっては「初めてなのに、お世話になっております?」と感じることもあります。

たまに時候の挨拶を書く人もいますが、そこまでメールでそこまでかしこまる必要もないかと思います。

(例文)

突然のご連絡失礼いたします。株式会社○○営業部のなっちゃんと申します。

本文の文字折り返しは適度に行う

見やすいメールにする上で必要なのは改行です、文字を折り返さずに長々と横に書き続けると、見にくいです。また、視線が多くの距離を動くため、メールを読んでいて疲れます。

それを解決するためにも、文字の折り返しが大切になります。文字数の目安は20~30文字くらいと考えます。とはいえ、単語の中途半端なところで折り返したり、文章の流れを切ってしまうようなところでの改行はご法度です。

例えば、句読点を打つ位置であったり、文章の切れ目の助詞の後に切るのがいいでしょう。

(悪い例)

お忙しい中、大変恐縮ですが、ご対応の
ほど、よろしくお願いいたします。

(良い例)

お忙しい中、大変恐縮ですが、
ご対応のほど、よろしくお願いいたします。

一文が長くなりすぎない

一文が長くなりすぎるとだらだらしている印象になり、メリハリが無くなります。そのため、一文一文をしっかり区切ってメリハリ文章にしましょう。

一文の目安となる文字数はありませんが、「~ですが、~」や「~なので、~」など接続詞で置き換えれるものは、積極的に置き換えましょう。

とはいえ、接続詞の使い過ぎもくどくなりますので、ほどよく使いましょう。どの程度使ってもいいのかは文章によりますが、あとから読み返したときにしつこくないようにしましょう。

(悪い例)

先日、ご連絡いただいた○○の件ですが、社内にて打ち合わせしたところ、ぜひ御社に訪問させていただき、説明させていただきたいのですが、下記日程にてご都合のよろしい日はございますか。

(良い例)

先日、ご連絡いただいた○○の件で、返答させていただきます。
社内で打ち合わせをした結果、御社に伺い説明させていただきたく考えております
つきましては、下記日程にてご都合のよろしい日はございますか。

箇条書きをうまく使う

箇条書きは文章の中で目を惹きます。ここに伝えたいことを書くと記憶に残りやすく、大切な情報が書かれている印象を抱きやすいです。

訪問日時の候補や商品の紹介や納期を箇条書きで書くとよいでしょう。

(例文)

訪問日時の候補を以下に挙げますので、ご都合のよろしい日をご教示のほど、よろしくお願いいたします。

・第一候補:〇/〇(月)10:00~
・第二候補:〇/△(水)13:00~
・第三候補:〇/□(木)15:00~

初めての営業メールで返信がなかったら

・数日待つ
・フォローのメールを送る
・諦める

初めて送ったメールが返ってこないと不安になりますよね。焦って、フォローのメールを送ると悪印象になることもあります。ここでは、初めての営業メールが返ってこなかった時の手順を解説します。

数日待つ

火急の用事でなければ返事は数日待ちましょう。目安は2日くらいです。2日を過ぎると忘れている可能性が高くなります。

日程の調整をしているケースや都合を他人に聞いている場合があります。なので、返事に数日要する場合があります。

そんな時にフォローのメールが入ると気が焦ってしまいます。中には「ちょっとくらい待てよ」なんて思う人もいるでしょう。なので、少し時間を置きましょう。

フォローのメールを送る

2日待ってもメールの返信がない場合は、フォローのメールを送りましょう。3日以上だと確認したが、忘れているなんてこともあります。

フォローのメールを折るときは相手への配慮の文章を入れましょう。

(例文)

いつもお世話になっております。
○○のなっちゃんです。

〇/〇の14:00頃にメールにて、ご連絡させていただきました、○○の件いかがでしょうか。

お忙しい中、大変恐縮ですが、
ご対応のほどよろしくお願いいたします。

諦める

フォローのメールを送っても返信がない場合は、諦めましょう。相手にされていない可能性が高いです。

そこに時間をかけるのはもったいないです。しかし、送ったメールに失礼がなかったか、確認だけしましょう。

まとめ

営業メール読んでもらう技術

・失礼のないよう、挨拶文を入れる。
・レイアウトに気を遣う
・返信がない場合は、フォローのメールを送るタイミングを考える。

初めてのお客様に読んでもらうための営業メールについて解説しました。

初めての営業メールは受注への第一歩になります。失礼のないようにしなければ、仕事を取れない可能性もあります。

とはいえ、躊躇して先送りにするとライバルに先をこされてしまうこともしれません。なので、たくさん送ることも大切です。

初めての営業メールで相手の心を惹き、受注につなげましょう。