こんにちは！こんばんは！女性営業マンとして日々奮闘している「なっちゃん」です！
「明日は会議だと思うと憂鬱。絶対怒られる」「会議に出ているくらいなら営業活動してるほうが時間を有効に使えるよ」などと思っている営業マンも少なくないのでは？
自分は会議で何を発言したらいいかもわからないだけなのに、上司が「発言しないやつはどうしたらいいんだ」と言っているのを小耳にはさんでしまったり。
人を集める側と集められる側の、悲劇のすれ違いが繰り広げられる舞台。
それが【営業会議】です。
ここでは「こんな営業会議なら有意義だ」と思えるような【会議の進め方のコツ】をご紹介します。
目次
有意義な営業会議を進めるコツ
「有意義でない営業会議」の代表例を挙げます。
【上司が司会進行し、緊張感が高まる】
→【営業マンが売り上げの進捗を報告】
→【売り上げが伸びない営業マンがつるし上げに合う（他の営業マンは安堵）】
→【上司が一方的に施策を話し、営業マンに意見を求めるもみんな無言】
→【上司がカツを入れる】
→【終了・解散】
いかがでしょうか。大げさだと思われますか。それともあなたの会社も上記のような営業会議ですか。
このような内容だと、営業マンにとっては「報告」と「怒られるだけ」の会議になってしまっていますよね。
このような営業会議の場合、施策の実行者となる営業マンにとって有意義だとは到底思えません。では、今の【有意義でない】会議から【有意義な】会議に次回から変えていける簡単なコツをご紹介します。
議題のテーマを見直す
前述の例のような「売上の報告」は議題に上がりやすいものと思いますが、議題そのものが営業会議に適切かどうか見直してみましょう。
- 先月の売り上げの【進捗報告】
- 顧客別の営業実施内容の【確認】
- 今月のスケジュールの【共有】
「進捗報告」「確認」「共有」は、営業会議の場でなくてもできます。メールや営業日報などを確認すれば済む話を果たして会議の場で議題とすることに意義はあるのでしょうか。
有意義な議題のテーマとは
生産性の高い営業会議とするために、適切な議題のテーマをいくつかご紹介します。
- ライバル会社の新しい施策への【対策】
- 新しいイベントを成功させるための【対策】
- 直近の成功事例の共有と失敗事例への【対策】
成果を高めるには「対策」が必要です。また、上記に挙げた例のような議題に対して、営業マン個人で動こうとしても、効果が薄いですよね。問題や課題に対してチームで知恵を出し、行動にまでつなげられると、その営業会議は有意義なものとなると思いませんか。
営業会議の冒頭でゴールの念押しをする
「この会議で何が達成出来たら終了できるか」「この会議で何を決めればいいか」を、話し合いの前に議長から念を押しておくのが有効です。これは、会議をスムーズに回す目的以外にも、会議を単なる報告会にしないようにゴールを示しておく、という役割もあります。
ゴールの達成に役立つ５つのポイント
- 事象：何が起こっているのか？
- 問題：具体的にどう困るのか？
- 原因：なぜそれが発生するのか？
- 施策：どんな解決策があるのか？
- 効果：どの施策が効果が大きいと思われるか？
「自事業所の上半期売上の未達」や「新商品の拡販の伸び悩み」など、【1.事象】によって「2」～「5」の内容は変わってきますが、向かうべき最終ゴールは【５.効果】＝「では結局その事象を解消するためにどうしていくか？」になります。
【例え】
- 事象：議題「自事業所の上半期売上の未達について」
- 問題：「全期を通して未達になる可能性が高くなること」を資料を使って議長から説明
- 原因：上半期の未達の要因を皆で話し合い
- 施策：下半期に挽回するための施策を皆で話し合い
- 効果：実際にどのような行動をとっていくかを皆で話し合い、最終的に議長が決定する
のように、議長は最終的に【効果】に向けて会議を進めていけばいいとお考え下さい。
メモを取る
「具体的な数字」「発言のポイント」などは、結論を導く際の判断材料になります。相手の意見をきちんと理解するうえで欠かせません。大事なところは、メモする習慣をつけましょう。
また、欠席者がいる場合には後で一通りの説明ができるように、共有できるようなメモを残しておくことも大事です。
ですが、営業会議中のメモはあくまで「後で共有するためのメモ」ではなく【今、その場の会議を有意義にするためのメモ】です。「欠席者がいるからきれいに書いておこう」などと意識をメモに向けずに、共有できる情報を集めましょう。
営業会議中に発生しやすい議長の「困りごと」
反対意見で険悪なムード
営業会議の目的は、全員の意見を総合的に判断してどうしていくかの結論を導くことです。議論が平行線になってきたら、議論当事者の価値観を整理します。
角の立った意見に対しても
というふうに、冷静にかわす姿勢で臨みましょう。
意見が出ない
沈黙が続いて空気が重い…。
そんなときは、自分が起爆剤になって何か意見を言います。それでもだめなら「1人ずつ一言お願いします」と全員に質問を回してしまいましょう。
肝心の質問に答えてくれない
ストレートに「で、この案件についてはどうですか」と投げかけます。話が広がって、論点がぼやけがちな発言者もいます。
「もしかして話をそらそうとしているのか？」と勘繰りたくなるかもしれませんが、悪気がないことも多いので、直球の質問を投げかけたほうがベターです。
スムーズに営業会議を進めるための事前準備
営業会議前に確認したい5項目
- 営業会議の目的：どうなったら会議を開いた目的は達成されたと言えるのか？
- 参加者：目的を達成するのに必要な参加者とは？
- 参加者の状態：参加者は何を知っていて、何を知らないのか？
- 疑問：参加者は何に疑問を持つか、持っているか？
- 時間配分：導入に５分、現状確認と問題に30分、原因の深堀の話し合いに60分、各自のやるべきことの発表と意見に25分、まとめに５分etc…
【営業会議の目的】をはっきりさせて、会議の方向性や最終ゴールをあらかじめ議長の頭の中に入れておきます。
そして【参加者】【参加者の状態】【疑問】が明確になれば、同時に「誰にアナウンスが必要か」「資料は何を用意するべきか」「議長からは何を説明するべきか」がわかりますね。
あとは、営業会議の大まかな流れをイメージします。
意思決定の仕方をあらかじめ決めておく
営業会議で時間内に結論を出すために、最終決定する人をあらかじめ決めておくことをおすすめします。全員参加型で議論を進め、意見が割れた場合は、参加者の納得感が高い人に決めてもらう、という段取りです。
「○○さんが最終決定をくだしたことだから」と決まったことに対しての実行もしやすくなります。
当日の事前準備
準備の段階で、どんなタイムスケジュールになるのか、ホワイトボードに記しておくと参加者に親切です。例えばですが、
本日の議題「○○支店上半期売り上げの未達について」
→参加者全員の話し合い（10:30頃まで）
→各自の発表（11時頃まで）
だけでも書いておくと、議題から脱線しそうになってもパッとホワイトボードを見るだけでずれかけていることがわかります。
営業会議の準備チェックリスト
他にもやっておくべき準備はたくさんあります。
箇条書きで下に挙げましたので、最終チェックに使っていただけると幸いです。何事も準備が８割といいます。営業会議の当日や会議が始まってから慌てないように、準備が完了しているか確認しておきましょう。
【前日まで】
- 会議室は抑えたか？
- 参加者に時間と場所のアナウンスはしたか？
- 資料は人数分コピーされているか？
- 備品は足りているか？
- この会議で何を決めればいいか、共有できているか？
【開始前】
- ホワイトボードに流れは記入したか？
- 会議室のエアコンは入れたか？
- お茶の用意はOKか？
自分が一参加者の場合に有意義な営業会議にするコツ
本当に出るべき営業会議を取捨選択する
数字を報告して未達なら怒鳴られるだけの営業会議や連絡会議、意見収集会議など、会議で時間を無駄にしている…と感じることもあるはず。そんな場合「外回りのアポを入れてしまう」のがコツです。
特に若手は「忙しいから参加したくないです」とはとても言えないですよね。
余談ですが私は営業会議を欠席するときは全力で予定を入れて、どうしても出席しないといけないなら全力で臨むスタンスでした。会議に出る場合は、同じ時間を使うなら嫌々終了を待つのではなく、実のあるものにしたかったんです。
遅刻しない
営業会議のスタート時間が遅れると、大きな無駄を生みます。
「待ち合わせに遅れると相手の時間まで奪ってしまうことになる」というのはプライベートでもよく言われることです。仕事においてはなおのこと、時間の厳守を心がけるべきですよね。
報告の仕方はわかりやすく
営業会議の内容にもよりますが、報告を求められた際に営業マンは数字を使うことを意識しましょう。
分かりやすい報告を心がけるなら、Bのように具体的な数字を報告に盛り込みましょう。数字を使って表すと、他のメンバーから見ても客観的な報告となります。
To Do を考えながら聞く
「では最終的に何をすべきか」が営業会議のゴールにおいて大事だと述べてきました。
最終的にはチーム全体の方向性を最終決定者が決定するものの、私は資料の片隅に「それで、私は何をしたらいい？」と書いていました。
そして営業会議の現在の話題が【問題】であれ【原因】であれ、その問題や原因に対して自分は何をしたらいいのか？何ができるか？を考えながら議長や他の参加者の発言を聞きます。
自分事として考える気になれる上に、思ったことはメモしておくと意見を求められた際にもスムーズに発言出来て便利でした。
まとめ
今回は【営業会議を準備含めて円滑に回すコツ】と【会議中つまづきがちなケースの対処法】をご紹介させていただきました。
「営業会議の時間は無駄」と、まるで会議自体が悪のように言われることもあります。
ですが、営業会議で人を集める側と集められる側の行動次第でお互いにとって有意義なものになり、会議はより生産的なものに変えられるはずです。
自分にもいつ営業会議を進行する側に回る機会がくるかわかりませんので、有意義な会議を進めるコツも抑えておいていただけるときっと役に立ちますよ！
最後までお読みいただきありがとうございました。