備えあれば憂いなし|営業会議で上層部にも伝わる資料を徹底解説!

こんにちわ！こんばんわ！女性営業マンとして日々奮闘しているなっちゃんです！

あなたの会社では営業会議はどれくらいの頻度で行われますか？ 営業会議の中で、報告する機会もあることでしょう。 そんな時、聞いている人に理解してもらえていないと感じることはありませんか？

もし、感じているのであれば、資料に問題があるかもしれません。人は聴覚よりも視覚のほうが、理解を得やすい傾向にあります。

せっかく素晴らしい内容であっても相手に伝わらなければ、あなたの評価も上がりづらくなります。それってなんか損な気がしますよね。

そのためにも、資料の準備をしっかりするべきです。伝わりやすい資料を作ればあなたのプレゼンテーションはほぼ成功したも同然です。

本記事では、営業会議で伝わるプレゼンテーションをするための資料について解説します。

Simple is best! 伝わる資料はシンプル

営業会議で伝わる資料とは、シンプルな資料です。そのために用意するものは パワーポイントなどの「スライド」 とA4 1枚の「手持ち資料」です。

では、シンプルな資料はどのようなものか説明します。

スライド

スライドは説明を助けるためのものです。

目で見る資料は記憶に残りやすく、あなたの説明の理解をより深めてくれます。見る人の気持ちになって、資料を作成しましょう。

グラフや図、写真は、あなたの説明を理解してもらうためには大きな役目を果たします。

人は文字で理解するよりも図や映像、写真のほうが理解しやすくなっています。

小説よりも漫画の方が記憶に残りやすいなんてことありませんか。それと同じことですね。

文字を視覚化してあげることにより、あなたの伝えたいことを一目で理解してもらいます。

また、あなたの抱えている課題、問題点を理解してもらえれば、アドバイスをもらいやすくなります。

理解してもらいやすいと、一度説明したことに対しての質問がなくなり、繰り返しの説明の必要が無くなります。そして、より中身の濃い議論ができるようになるでしょう。

グラフや図、写真を活用するのはスライドの基本です。

文字は少なく

文字は少なくしましょう。文字をスライドに表示すると、文字を追ってしまい、あなたの説明を聞いてもらえない可能性があります。すると、あなたの伝えたいことが伝わらなくなってしまいます。

なので、文字はできる限り少なくしましょう。文章は一つにして、短文でスライドの中で伝えたい一文を書きましょう。

結論を先に書く

伝えたいことを理解してもらえば、繰り返しの質問もなくなります。

営業会議がスムーズになり、実りの多い議論も増えるので、業務の効率アップにつながります。

結論は先に書きましょう。

複数枚のスライドを使う場合は、２枚目のスライドまでに結論を書きましょう。一枚のスライドの場合は、上の方に、文字を少し大きめに書きましょう。

結論が書かれていれば、話の全体像がわかります。すると、どんな話になるかが推測できます。推測ができれば、理解が速くなります。

つまり、あなたの口頭での説明がより活き、話が伝わりやすくなります。

アニメーションは使いすぎない

パワーポイントを使うと凝ったアニメーションをたくさん入れる人がいます。アニメーションは確かに、見ている人の気をひきつけます。しかし、多用するとごちゃごちゃになってしまい、悪印象を与えることもあります。

なので、できるだけアニメーションを減らしましょう。私が使うのは基本的に強調のみです。強調は注目して見てほしいと思うときのみ使います。

あとは、文字を後から出すこともありますが、なるべく使わないようにしています。

アニメーションはあくまで手段なので、凝ったものを作ることが目的とならないように気をつけましょう。そのため、シンプルにスライドを作ることをおススメします。

手持ち資料

手持ち資料はA4片面一枚になるようにしましょう。どうしても収まらない場合は、裏表を使っても構いません。しかし、複数枚の資料やA3を使うことはやめましょう。

なぜA4一枚なのかというと、読む気が起きやすく、短時間で読めるからです。長すぎたら、時間がかかるし、読む前から嫌になってしまいますよね。

また、A4一枚というのは手に持ちやすく、移動の際にも邪魔になりにくいです。読んでもらう相手への気遣いもあります。

目的と結論を書く

手持ち資料を見ただけで、この会議で何を話したのかが後からわかるようにすることが大切です。そのためには、目的と結論をしっかり書きましょう。

はっきりと見出しを作って書いておくことで、空き時間があれば、その時に確認もできます。そうすると、説明も伝わりやすくなりますよね。

また、目的と結論が書いてあれば、会議の中で決まったことや、議論されたことが思い出しやすくなります。手持ちの資料とは、話を伝えやすくするだけでなく、あとで確認した時に、思い出すためのツールになります。

グラフや図、写真は1、2枚

手持ち資料に載せるグラフ、図、写真は重要なもの1枚にしましょう。多くても2枚までです。そして、残りのスペースは載せたグラフなどの説明に文章を使いましょう。

グラフや図は、特に、見ただけでは内容が伝わりにくいことがあります。説明を充実することで何を言いたいかがはっきりわかり、あなたの説明も理解しやすくなります。

余白は狭くしない

メモのスペースとして余白を開けておきましょう。メモをとるスペースがあると考えや気になったことを書いておけるとより理解が深くなります。

余白は標準もしくは少し広めにとりましょう。

営業会議の資料を作成する上での注意点

営業会議の資料を作る上での注意点を解説します。

話す時間を想定して作る

会議の中で、与えられている時間は絶対に守るように想定して作りましょう。説明したいことが多くなるのはわかりますが、そこはグッとこらえて、削っていくことが大切です。

時間をオーバーすると、会議のメンバーにも迷惑が掛かります。また、あとの予定が気になり、話に集中してもらえなくなります。

伝わりやすい説明のためにはタイムマネジメントも重要になります。

スライドは多く作りすぎない

スライドが多すぎると情報が多くなり、聞いている人たちが情報を処理しきれなくなります。説明する時間によりますが、できるだけ1枚にまとめるのが理想です。

多くても、2～3枚ほどがいいでしょう。

質問を想定しておく

会議の場では、質問されることが必ずあります。できるだけ質問を想定しておき、答えるための資料を別に用意しておきましょう。

質問は内容を理解してもらう上で最重要な事項になります。伝えるためにはここを逃さない手はありません。

質問をされたとき、議論が進みやすくなるように、予備資料を用意しておきます。

営業会議の資料を作るためのおススメツール

営業会議の資料を作るためにはどんなツールを使えばいいか悩みませんか。私が資料を作るうえで使用しているツールをご紹介します。

Microsoft PowerPoint

スライドは、マイクロソフト社のパワーポイントがおススメです。編集のしやすさ、利便性を考えると最もスライドを作るのに適したツールです。

また、他の会社でも使われていますので、営業会議の資料を少し編集して、お客様に説明資料と持っていくことも可能です。

Microsoft Word

手持ち資料を作成するうえでは、ワードが最も適しているでしょう。テキストエディタ―はほかにもたくさんありますが、図やグラフの編集がソフト上で行えるので、いちいち他のソフトを編集して、コピーペーストする手間がありません。

Microsoft Excel

エクセルは表計算ソフトになります。エクセルはあくまでスライドや手持ち資料に載せるグラフを作るために使用します。グラフの編集が簡単なので、重宝しています。

まとめ

伝わりやすい営業会議の資料の作り方や注意点、ツールを紹介しました。あくまで一例なので、自社の会議に当てはめて適用してみてください。

会議の最大の成果は、情報が共有され、進捗速度が上がることです。そのためには会議のメンバーに理解してもらうことが重要です。

そのために、資料は最も重要な役割を果たします。あなたも伝わりやすい資料を作り、業務効率を上げていきましょう。