こんにちは！こんばんは！女性営業マンとして日々奮闘しているなっちゃんです！
社内に向けての休暇お知らせメール、正しく書けていないと情報不足で迷惑をかけてしまうことも。
「休暇メールを社内に書かなくてはいけない。でもどう書いたらいいのか分からない。」
この状態で手が止まってしまっていませんか。
そのような方に向けて、本記事では社内向け休暇メールを書く際のポイント、そしてマナーまで解説していきます。
目次
社内に向けての休暇メール、何を書けばいい?
休暇するに伴い、伝えるべきことを伝えていないと、社内の方に迷惑がかかります。
もし自分が休暇した日に大切な社内連絡があった場合、その連絡を受け取ることができない可能性もあるでしょう。
このようなことにならないためにも、社内向けの休暇メールでは以下のことを書いておく必要があります。
・具体的な休暇日・休暇期間
・休暇理由
・休暇中の対応と代理の方の紹介
・非常時の緊急連絡先
それぞれポイントを解説していきます。
具体的な休暇日・休暇期間
「〇月〇日（〇曜日）」、「〇月〇日（〇曜日）～〇月〇日（〇曜日）」のような形で、月日・曜日まで具体的に記す必要があります。
これは自身がいつ休暇するのかを一目で正確に把握してもらうためです。
例えば、曜日だけ、日にちだけといった具体性に欠けた情報だと、再確認されたり勘違いされたりする可能性があります。
「○○ってことは何日であっているのかな・・・」というような思考が出てこないように、誰が見てもすぐに日付・曜日が把握できる形で明記しておくことが大切です。
休暇理由
休暇理由には、有給休暇、病欠、産休、育休、忌引きなど、様々なことが想定されますが、可能な範囲で書いておくようにしましょう。
自身がどのような状態であるのかを把握してもらうためです。
ただし、理由は具体的に書く必要はなく、簡潔に記せば大丈夫です。
プライベートのこともあるかもしれないので、それぞれ理由に応じて「私用のため」、「身内の不幸のため」といったように書いておけば、一般的に問題はないです。
休暇中の対応と代理の方の紹介
社内の業務に支障をきたさないためにも、休暇中にはどのように対応するのかを明記しておきましょう。
自身が休暇しても、自身の業務は無くなったわけではありません。
対応としては、休暇後の出社日まで待ってもらう、代理の人にお願いをするといったことが多いと思われます。
また、代理の人にお願いする場合には、その代理の人の紹介もしておく必要があり、もちろん代理の人に事前にお願いの連絡をする必要もあります。
非常時の緊急連絡先
自身でしか対応ができないことが起こりうるなどの非常時も想定して、自身の緊急連絡先も明記しておくとさらによいです。
ここまで書けば、内容として社内の方も安心できます。
社内向け休暇メールを送る際のマナーとは?
社内向けの休暇メールで書くべきことが書けたとしても、マナーを知っていないと対応としてしっかりしているとは言えません。
実際、マナーが分かっていないと社内の人に迷惑をかけたり、業務に支障をきたしたりすることもあり得ます。
そのようなことが起こらないよう、以下では社内向け休暇メールを送る際のマナーを解説していきます。
1文は極力短文に
ビジネスメールでは、休暇メールにかかわらず、「1文は短くして書く」という決まりがあります。
1文が長いとすぐに内容が把握できず、それに時間を奪われてしまい、業務の進行が遅くなってしまうことにつながります。
休暇メールを送信する前に、1文が異常に長くなっているところがないか、一度確認しておきましょう。
誤りがないかよく見直す
社内メールは社外メールと違い、書いた文を入念に見直している方はそこまでいないと思われます。
しかし、社内向けの休暇メールでこれをしてしまうと、休暇日や連絡先に誤りがあった場合、多くの方に迷惑をかけてしまいます。
このようなことが起こらないよう、社内向けであっても、休暇メールは誤りがないかよく見直す必要があります。
早めに送る
休暇することが事前に分かっている場合には、そのことを早めに連絡しておきましょう。
早めに連絡しておくことでスケジュール調整をしてもらえることもあります。
また、予め休暇メールをしておくことで、忙しくて休暇メールをし忘れるといったことを防ぐことができます。
社内向け休暇メールの例
ここまでの内容で書くべきポイントは紹介してきました。
しかし、一目で書き方が分かるテンプレートのようなものもあれば便利ですよね。
そこで、最後にこれまで説明してきたことをもとに、社内向け休暇メールのテンプレートを載せておきたいと思います。
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件名：有給休暇取得のご連絡
〇〇様
お疲れ様です。
表題の件につきまして、私用のため有給休暇を取得させていただきたく存じます。
休暇日は以下の通りです。
〇月〇日（〇曜日）
なお、休暇中の引継ぎは□□にお願いをしております。
非常時の際は以下の緊急連絡先にご連絡いただけますと幸いです。
緊急連絡先：○○○-○○○〇-○○○〇
お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
○○（署名）
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まとめ
休暇のメールを社内に向けて書く際には、休暇日・休暇期間は具体的に記す必要があります。
そして、休暇理由は簡潔に記し、社内の業務に支障をきたさないためにも、休暇中の対応と代理の方の紹介、非常時の緊急連絡先を明記しておくことが望ましいです。
さらに、書いた文の見直しをしたり、早めの連絡を心掛けたりするなどのマナーも大切になってきます。
必要があればテンプレートなども利用し、社内向けの休暇メールをしっかりと書けるようになっていきましょう。