こんにちわ！こんばんわ！女性営業マンとして日々奮闘しているなっちゃんです！
営業パーソンは、顧客訪問や商談の他にも、資料や日報作成、交通費の申請など、社内業務も多々あります。
誰もがこんなことを思うのではないでしょうか。
「もっと効率よく仕事をできないのか」「顧客に対して時間をもっと使いたい」
仕事の効率が悪いとは思っていても、何をどのように効率よくすべきかを見つけなければ、効率化を図ることはできません。
そんな営業パーソンに対し、今回は営業効率化のポイントをご紹介いたします。
目次
意識改革をしよう
どんなにテクニックを追いかけたり、ツールを用いても自分自身の意識を変えなくては意味がありません。
時間の使い方、優先順位、スケジュールなど、営業効率を上げるということを念頭に、意識をして見直す必要があります。
何に時間を掛けているのか
まずあなたの1週間のスケジュールを見直してください。
社内会議の日や顧客訪問の日など、いろいろとあるでしょう。
1週間の自分の動きを見ることで、どんなところに時間が掛かっているのか。
そうすることで、どんなことが自分にとって大変なことなのかが、見えてくるのではないでしょうか。
時間の使い方を振り返り、自分の動き方を理解したところで、さらに細分化していきます。
自分の1日を振り返ろう
さらに1日単位で時間をどのように使っているのか、棚卸をしましょう。
どんなことに時間が掛かっていますか？
日報や交通費申請、会議用資料作成など社内向けのことが多いかもしれません。あるいは客先訪問のための移動時間かもしれません。
どれも営業パーソンにとっては必要な時間ですね。
しかしその中に有効活用できる時間を見つけることができるかもしれません。そして、自分にとって時間を要したくないものはあるはずです。
例えば顧客に対して時間を割きたい場合、社内向けの仕事に時間を掛けたくないはずです。
どんなことに時間を掛けたい、あるいは掛けたくないという優先順位を自分の中で付けるためにもこの作業は必須です。
特に緊急度が高く、重要度の低いものに振り回されていることが多々あると思います。
仕事を見つめなおし、重要度が高いものを優先順位を高くすることも考えましょう。
そして、効率良くしたい仕事が何かを把握し、自分自身を意識して変えようとすることを行わなくては、何を効率よくするのかが見えなくなってしまいます。
時間を掛けたいもの、あるいは掛けたくないものを自分の中でメリハリをつけなくては、どこをどのように改善すべきかが見えなくなってしまいます。
どうしても、緊急度の高い、重要度の低い仕事に振り回されることがありますが、「何が重要なのか」を念頭に置いて、意識して仕事の優先順位をつける癖をつけましょう。
時間の使い方を考えよう
優先順位をつけたら、次は時間の使い方について考えましょう。
重要度が高いものを優先順位を高くし、緊急度が高いが重要度の低いものは、逆に効率良くする仕事とする場合、どのように時間を使えばよいでしょうか。
有効活用できる時間はどこか
効率良く時間を使うためには、どこかに有効活用できる時間がないのか、自分のスケジュールから見つけることをしましょう。
例えば緊急度は高いが、重要度の低く、5分もあれば終わってしまような仕事の場合、ちょっとした空き時間があればその仕事はできてしまいます。
そのため、5分で終わる仕事は空き時間を見つけてすぐにやってしまうという癖を付けると良いでしょう。
このような「やればすぐ終わるから後回しにしてしまう仕事」が溜まってしまうと、逆に効率を悪くしてしまう要因となります。
では、そのような空き時間はどこにあるのか。
例えば移動時間を見てみましょう。
新幹線や飛行機といった長距離移動の時はパソコンを開くことができますが、近距離の電車移動でもスマートフォンで文字を打ち込んだり、メールを返したりすることはできます。
そのため、移動時間を有効活用することで、ボリュームの少ない仕事はできてしまうはずです。
また、営業パーソンであれば、よくあるシチュエーションでしょうが、顧客訪問の合間の時間はカフェなどで仕事をすることもできますよね。
最近のカフェは電源のある場所も多く、Wi-Fi環境も整っており、仕事をしやすい環境になっています。
ちょっとした休憩もいいのですが、その時間に仕事をすることも良いのではないでしょうか。
このような空き時間を有効活用し、すぐ終わる仕事は片付けてしまいましょう。
削ることのできる時間はどこか
有効活用できる時間を見つけるだけでなく、この時間をもっと短縮できるのではないか、削ることができるのではないか、そんな時間を見つけることも重要です。
例えば客先訪問の時間は削ることのできる時間の一つです。
最近では、ウェブ会議システムやチャットなどのオンライン商談のツールが豊富です。
移動時間を減らすことで、その他の仕事を行うことができるようになります。
移動は時間だけでなく、交通費も掛かっており、全体的なコスト削減にも繋がるでしょう。
しかし、顧客ごとに対応は変わってくると思います。
そのため、オンラインによる商談ができる先とできない先があるのではないでしょうか。
そのためには「顧客の管理」が必要となります。
顧客の管理
顧客と一言で言っても、様々なステータスがあると思います。
重要顧客なのか、見込みの薄い見込み顧客なのか、相手によって対応も変わるはずです。
そのため、「顧客管理」も営業効率化に結び付ける一つです。
見込みの高い顧客とそうでない顧客
見込み顧客のフォローアップは非常に重要です。
しかし、いつまでも見込みの薄い顧客にアプローチをしていても、最終ゴールである受注という結果にはなかなか結びつきません。
そのため、自分の中で「フォローアップをやめる」決まりごとを作ることが良いのではないでしょうか。
その時が来たら、どんなことがあってもフォローアップの対象から外しましょう。
「定期的なメール配信を行う」「オンラインツールを用いての商談」「近くに来た時についでに訪問」など、対応を変えることで、より重要顧客への対応を厚くすることができるのではないでしょうか。
どの顧客に対しても同様の対応をしていませんか？
何度もアプローチを掛けてやっと初回訪問に至った先の、相手担当者との話も非常に合う。
しかし、受注にはまだ至っていない。でも、時間を掛けての訪問を止められない。
とても気持ちが分かります。
ただ、営業パーソンの目的を受注とするならば、上記のような見込み顧客は薄いのだということを理解すべきです。
クレームを言ってきたり、呼び出されたりもするが、受注も多いし、そのための売り上げ金額も大きい。
そのような顧客こそ、大変かもしれませんが、時間を掛ける顧客です。
どうしても営業パーソンとは言っても、人間なので、相手担当者との相性というものは、非常に大切なものと思います。
しかし、やはり顧客に対してのランク付けを行い、対応もそれぞれ変えるべきです。
まとめ
どうして非効率と感じているのか。何に時間がかかっているのか。
効率をよくするには、まずは自分を知ることです。
そして、意識して効率良く営業活動をしていくことが重要です。