こんにちわ!こんばんわ!女性営業マンとして日々奮闘しているなっちゃんです!

営業は個人のノウハウやカンコツが多いと思いませんか。経験のある営業マンほど業績がいいですよね。経験のある営業マンは場数が違いますから、感覚でうまくいく方法を掴んでいます。

それに対し、新人営業マンは経験がありません。それゆえ、業績がよくないのは仕方がありません。職人のように見て盗めという方法もあります。

しかし、これでは新人営業マンが成果を出すのに時間がかかります。会社としては、早く新人営業マンにも成果を上げてほしいですよね。

そんな時に役立つのが営業支援システムです。営業支援システムは業務を見える化し、効率的に業務を進めるためのツールです。

本記事では営業システムについて解説します。

営業支援システムとは

  • 営業支援システムの概要
  • 営業支援システムの機能
  • 営業支援システムのメリット
  • 営業支援システムのデメリット

営業支援システムの概要

営業支援システムとは営業活動を科学的に分析し、支援するためのツールです。一般的に、Sales Force Automationの頭文字を取りSFAと呼ばれます。

営業部門における情報と業務を自動化し、営業活動に関する情報をデータ化し、分析することで、営業活動の効率化を図ります。営業活動におけるPDCAを効率的に回すことができます。

英魚管理システムは1993年に創業されたシーベル・システムズがアプリケーションを発売したことでアメリカで普及しました。しかし、「営業マンは足で稼ぐ」という日本の営業文化と合わず、普及しませんでした。営業活動をしていてなじみがないのはこのせいですね。

しかし、現在、業務の効率が叫ばれる中、再び日本でも営業支援システムが注目を集めています

営業支援システムの機能

顧客情報管理

顧客情報を管理することは営業の基本です。お客様あっての営業ですから、しっかりと管理しなければなりません。営業支援システムにおいて、顧客情報の管理することは基本的な機能です。

情報を蓄積することで、マーケティングを展開します。また、営業を効率を上げることができます。

顧客情報の管理では、お客様の基本情報だけでなく、担当者や案件の情報を記録します。これを営業戦略に反映させることもできます

日報管理

営業管理システムには日報管理のシステムもあります。入力ルールを決めたり、評価基準を決めることで、フィードバックを確実に行えます。

営業日報は日々の営業活動の中で情報整理するために大切になります。しかし、それを杜撰に管理したり、同僚に公開しなければ効果は半減します。

日報を管理し、正確なフィードバックを行うことで、受注率が劇的に跳ね上がるケースもあります。また、新人のOJTにも使用できるので、教育にも活用できます。

マーケティング支援

受注率を上げるためにマーケティングは欠かせないものです。営業支援システムではマーケティングを支援するための機能があります。

お客様に自動でシナリオに沿ったメールを送ったり、セミナーや展示会での来場者にメールを送ったりできます。面倒な作業を短縮して、他の分析に時間を使うことも可能です。

マーケティングで見込みのあるお客様を契約をもっていくまではエネルギーが必要です。少しでも効率化して、力を残し、溜めて挑めるようにしてくれる機能です。

営業支援システムのメリット

アクションを明確にしてくれる

案件情報や商談の内容を管理することで次にやるべきことが分かります。商談時の宿題事項であったり、用意するべき資料が分かります。

特に新人営業マンはアクションが分からずに止まってしまい、お客様からフォローされてやるなんてこともあります。お客様からフォローされるのは営業としてはやってはいけません。

アクションが明確になることで業務が止まることを避けることができます。

営業情報をまとめて共有できる

営業は情報が命です。社内の営業マン同士で情報を共有しなければ、効率的な営業はできないでしょう

中には他の営業マンに負けないために情報を隠すような人もいるでしょう。しかし、そんなことをしていては会社全体の売上は上がりません。

営業支援システムを導入し、日報管理や顧客情報の管理をすることで、情報が一元化され、簡単に共有することができます。そうすることで、ムダが無くなり、より効率的な営業が可能になります。

営業戦略や他社分析に時間を割く時間が増える

日報入力や契約書の作成が効率化することで、時間が空きます。その時間を他の業務に充てることができます。

その時間に営業戦略や分析に時間をかければよりよい営業ができます。そうすれば、営業支援システムが作る時間を有効に使えます。

営業支援システムのデメリット

営業支援システムのデメリットは、イニシャルコスト、ランニングコストがかかることです。つまり、営業利益が少し少なくなります。

しかし、導入することでそれ以上の効果を得られるのであれば導入した方がいいと思います。自社の状況を考えて、どれだけの効果が発揮できるか想定もしましょう。

営業支援システムの導入のポイント

  • 目的に合ったシステムになっているか
  • 営業担当者の意見が反映されている
  • 入力が簡単である
  • テンプレートなどが見やすいこと
  • ランニングコストを考える
  • モバイルに対応している

営業支援システムは導入すれば百人力になるというわけではありません。導入したシステムが業務に合っていたり、使いやすさが重要になります。

本稿では営業支援システムの導入のポイントを解説します。

目的に合ったシステムになっているか

目的に合ったシステムになっているかが最も大切なポイントです。導入したはいいけれど、目的と違って活用できないでは意味がありません。

そのためには、導入前に業務を明文化し、そのプロセスをフローチャートやアローダイアグラムなどで解析しておくことです。そして、必要なシステムを出しましょう。

システムの重要度を1~5に分けて、優先順位をつけるとよりシステムを明確化できます。そのうえで、システムを導入する目的を言語化しましょう。

業務解析をする前に、目的を立てても構いません。しかし、一度整理することで、より必要性の高いシステムが出来上がります。

営業担当者の意見が反映されている

導入する際には、営業担当者の意見や提案を集いましょう。特に、営業支援システムを入れることで解決したい課題を聞いておきましょう。

導入して使用するのは営業担当者です。つまり、営業担当者全員の課題が解決されなければ効果は半減してしまいます。

導入に際しては、しっかりと打ち合わせをして、担当者がそれぞれ持っている課題をブレインストーミングなどで出していきましょう。そして、解決のためにどんなシステムが必要かしっかり議論しましょう。

決して経営者や情報システム部門だけで決めてしまうことはやめましょう。最悪の場合、営業マンに嫌われて、活用されないなんてこともあります。

入力が簡単である

日報や顧客情報などの入力が簡単であることが重要になります。お客様に営業に行ったり、分析に時間を取るためには、入力が極力最低限である必要があります。

日報や情報入力は予想以上に時間がかかります。迷わずに、簡単な方法で入力できることがポイントになります。

入力をサポートする機能が充実していると入力時間が一気に短縮します。例えば郵便番号を入れるだけで住所が出てくる機能がいい例です、

テンプレートなどが見やすい

入力フォームやテンプレートが見やすいことが大切です。どんだけ情報が蓄積されていても、見つけにくい、見にくいでは情報を探し出すのに時間がかかります。

それでは、システムを導入しても効果は半減してしまいます。導入前にどういう風に情報が出力されるのかを確認しておきましょう。

ランニングコストを考える

営業支援システムを導入するにあたって、コストがかかります。この際、多くの人はイニシャルコストのみを見がちです。もちろん初期費用は気にしなければなりません。

大切なのはランニングコストも見ることです。導入した後に、ランニングコストが高すぎて、利益を圧迫しては意味がありません。

とはいえ、安かろう悪かろうでは導入した意味を成しません。そのため、機能とコストは同時に見る必要があります。特に、ランニングコストは月または年単位でかかってきます。

効率化することで、増える利益を予想しながら、最大限に活用できるものを選びましょう。

モバイルに対応している

営業は外に出ることが多いです。そのため、どこでも入力したり、確認できるようにモバイルに対応しているものにしましょう。

移動時間や約束の時間の空き時間でも使用できれば、次に行くお客様の情報を確認ができます。また、営業日報を面談直後に書けたりします。

特に、日報などの報告書は、面談からの時間が短ければ短いほど、正確な情報を書けます。人は時間とともに記憶があやふやになるので、すぐに入力した方が、勘違いや抜けや漏れがありません。

営業支援システムを導入する前に読むべき本

  • 実践SFA ―究極の営業革新セールス・フォース・オートメーション
  • SFA・CRM 情報を武器化するマネジメント7つの力
  • 効果的な顧客情報管理の方法と活用法

営業支援システムを導入しようとしているのであれば、本を読んで、システムについて勉強をしましょう。いきなり導入に向かってはいけません。急がば回れで下調べをしましょう。

営業支援システムを上手に導入するには、事前にどんなことができて、どんなシステムがあるのかを知らなければなりません。そのうえで、今会社が抱えている問題をどのように解決するかが大切になります。

そのためにおススメの本を紹介します。

実践SFA ―究極の営業革新セールス・フォース・オートメーション

本書は営業支援システムを導入にあたっての心構えや組織体制について解説おり、そのうえで営業支援システムをどのように活用していくかを解説しています。まだ、営業支援システムを初めて導入する際に読んでおきたい一冊です。

会社の制度までに言及しており、意識改革のための一冊にもなります。そのうえで、営業支援システムが果たす役割と効果を示しています。

非常にわかりやすい一冊になっていますので、一度手に取ってみてください。

SFA・CRM 情報を武器化するマネジメント7つの力

こちらは営業支援システムの導入におけるノウハウが書かれた書籍になります。始めて取り組む人にわかりやすく書かれています。

営業支援システムと同時に顧客関係管理についても学べます。顧客関係管理は営業支援システムとは異なりますが、同時に使えばその効果は倍以上になります。

本書で、基礎を固めて、拡張するためにも有効です。

SFA・CRMを導入しようとしている人や導入したがうまくいっていない人にとって、おそらくもっとも頼りになる指針が詰まっています。うまくいっていない人にとっては耳が痛い内容だと思います。システムを本当に軌道に乗せたいならば素直に本書の指摘を受け入れ、その対策を実行に移すことです。

引用元:Amazonカスタマーレビュー

効果的な顧客情報管理の方法と活用法

本ではありませんが、当サイトにも顧客情報管理の一部として営業支援システムについて解説しています。顧客情報管理は営業にとって欠かせないものになります。

営業支援システムとCRMとの違いについても詳しく解説しています。ぜひ一読してみてください。

営業支援システムとしてのリストトレイン

リストトレインでは、新規顧客獲得のためのBtoB向けの営業リストを提供しています。また、リストを用いて営業戦略についてのアドバイスも行っています。

他にもテレアポ代行やDM一斉送信など、営業効率を上げるためのサービスの提供も行っています。売上向上や営業活動の効率化のために、興味のある方は一度検討してみてください。

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まとめ

営業支援システムは馴染みのない方が多いとは思います。しかし、科学的に解析された手法で営業の仕事を効率化してくれます。ぜひ、理解して、導入を目指してみましょう。

以下に営業支援システムについてまとめます。

  • 営業支援システムは営業の業務効率向上のために有効である。
  • 顧客情報の管理や日報の管理によって業務効率を上げる。
  • 情報が共有化されるので、無駄が無くなる。
  • 導入する際は営業マンの意見を積極的に取り入れる。
  • スキマ時間でも利用できるようなシステムを取り入れる。

営業支援システムは日本ではまだなじみの浅いツールになります。ここで自社に合ったものを導入できれば優位に立てるはずです。

焦らずに、自社の業務をしっかり分析して導入を目指しましょう。