こんにちは！こんばんは！女性営業マンとして日々奮闘している「なっちゃん」です！
いきなりですが、同じ仕事をしているはずなのに【自分だけいつも時間がかかる。】と思った事や、上司に『まだ終わってないの？』『丁寧だけど時間がかかりすぎ！』など言われたことはありませんか？
仕事が遅い人には共通している特徴があり自分ではあまり感じていませんでしたが、私はその特徴にいくつか当てはまっていました。
ですが、ちゃんと改善出来るんです！私は改善でき効率もアップし社内での評価も上がりました。
今回は【仕事が遅い人の特徴とその改善方法】そして私が実際使っている【仕事を早くする為のやることリスト】をご紹介させていただきます。
目次
仕事が遅い人の特徴
仕事が遅い人は
- 大きな仕事を任せてもらえない
- いつも余裕がなく相談がしづらい雰囲気になる
- 期待値が下がる
このように色んな事で損をします。
では仕事が遅い人とはどんな人なのでしょうか。仕事が遅い人には共通しているいくつかの特徴があるんです。
ここではその特徴を６つご紹介させていただきます。
みなさんは当てはまっている特徴はありますか？あるようでしたら改善策を読み改善してみてください！
仕事の全体像が見えていない
まず、仕事が遅い人で一番多いのが【仕事の全体像が見えていない。】という人です。
仕事の全体像が見えていないので何にどれくらい時間を取るべきか、何が優先かが判断できません。
その場その場で仕事をこなすことに全力になってしまい、【必要な時に必要な仕事が終わっていない】ということが起きてしまします。
全体像を把握し、時間内でのタイムスケジュールをの頭の中で簡単に作り、業務を行いましょう。
スピードを意識していない
仕事が遅い人はそもそもスピードを重要視していない事が多いです。
自分にとって【仕事が終わる時間】とは、【その仕事をやり終えた時】と考えていて、何時までに終わらせようという考えがない事が多いです。
時間制限がない限り【早ければいいってものではない。正確に仕事をこなす事が大切だ。】と、スピードを意識した仕事ができていない事がほとんどです。
スピードを意識せずに仕事を行えば、必ず生産性が悪くなります。ミスがなく正確に仕事をこなしたとしても会社からの評価は、周りの社員と比べられ仕事が遅いだけで【使えない。】と思われてしまいます。
ミスをしない事は確かに大事ですが、社員は仕事を出来るだけ多くこなし会社に利益を生ませる必要があります。【この仕事は何時までに終わらせる。】など時間を意識してみましょう。
スピードを比較する対象がいない
人は基本的にライバルがいると相手を意識し【負けたくない。】と張り合うものです。
仕事も同じで、近くにライバルがいると力を伸ばしていく事が多いです。
スピードを比較する対象がいない場合自分のスピードが遅いのか早いのかわからなくなってしまいます。よって仕事が遅くなってしまう傾向があります。
スピードを比較する相手は他人ではなく、自分自身でもいいのです。この仕事は【前回〇時間で終わったから、今回はもっと早く終わらせるようにしよう】など、前回の自分と比較し日々スピードアップ出来るように心掛けてみましょう。
コミュニケーション不足
仕事が遅い人はコミュニケーション不足なことが多いです。つまり、報告・連絡・相談ができていないという事です。
わからない事や、不明点があってもギリギリまで自分で考えて解決しようとするので結果的にわからない部分が曖昧になってしまい、無駄に時間が掛かってしまいます。
上司や同僚に聞けばすぐに解決するような事も、コミュニケーション不足のせいで積極的に相談する事ができず、相手から『なにか困ったことはない？』と言われるのを待っている傾向にあります。
慣れていない仕事をする場合、分からない事があれば他の社員に相談してみてください。気を使う必要も遠慮する必要もありません。社内で報告・連絡・相談をしっかり行い、コミュニケーションを取っていきましょう。
完璧を求め過ぎている
仕事が遅い人は完璧を求めて過ぎている人が多いです。
仕事を100%完璧に完成させるまで次にいけないのも、仕事が遅い人の特徴です。完璧にこなす事は大切ですが、ある程度完成したら上司に報告し、次にいかないと生産性が落ちてしまいます。
また完璧という基準も自分の基準で考えてしまうため、じっくり時間をかけて完成したものでも【実は依頼者からしたら求めているものと違っていた】という可能性もあります。自己満足のために時間を多く使ってしまうのも仕事が遅くなる原因です。
我々サラリーマンの仕事なら、物を作る仕事や職人さんのように100%仕事を完璧にこなさなければいけないなんて事はありません。早く欲しいという依頼ならばスピードを意識し仕事をこなす事が最優先となります。依頼者が何をも求めているかを最優先に考えましょう。
毎回スタートが0から
仕事が遅い人は、前回も行ったような仕事内容でも、毎回毎回０からスタートし仕事をはじめます。
似たような仕事内容でも毎回０から資料を集めたり情報収集を始めるので、時間がかかってしまい、効率もよくありません。そして仕事のスキルも上がってこないという事になります。
全く同じ内容は、論外ですが同じような情報が必要な仕事も必ず出てきます。その場合は効率よく仕事を進める為に、前回行った仕事内容から資料や情報、メールを活用してみましょう。
仕事を早くする為のやることリスト
頭の中ではやる事が分かっていても、頭の中で整理し管理する事は難しいです。
そしてやるべき事を忘れていて、ギリギリになって急いで作業しミスをするなんて事は決してあってはいけない事です。
そんな事態を防ぐ為に、私が実際に毎朝作っている【やることリスト】をご紹介させていただきます。
１０分もかかりません！簡単です！誰にでもすぐ出来ます！試しに一度、真似してみてください！
やることリストを作る
まず、朝出社したら仕事をする前にその日にやらなければいけない事を洗い出してみましょう。ここで時間を取られては元も子もないので、簡単に箇条書きでメモ程度でもいいです。
仕事が遅い人は、その場で思いついた業務をこなしている傾向があるので、やることリストを作る事で仕事の全体像を目で見て把握する事ができるようになります。
なので、
①今日自分がするべきことを全てメモにに書き出し
②終わらせないといけない仕事がどのくらいあるのかを把握し
③しっかり全体像を見える化して把握する
という事が大切です！是非一度、やることリストをパパっと書き出してみてください！
優先順位を決める
次にやることリストの優先順位を決めます。優先順位は先の事を予測し明確にしていきます。
- 緊急で頼まれている物
- 時間制限がある物
- ミスが許されない物
- できなかった時の代償が高い物
その仕事が遅れる事で会社に迷惑がかかる、損失が出る、取引先からの信用が崩れるという物の優先順位は高くしておく必要があります。
逆に、最悪の場合今日ギリギリか、明日になってしまっても差しつかえない物は優先順位が低くなります。
スケジュールを立てる
今日やる事と優先順位が決まればそれに合わせて、業務開始から業務終了までの間にやるべき事を全てスケジュールに盛り込むのです。
- 優先順位の高いものから
- 制限時間を設けて
- 時間配分を決める
大切なのはスケジュールを立てる時は上記を意識して『〇の資料は時間がかかりそうだけど、優先順位が高いので2時間で午前中までに終わらせる。』『▲のデータ入力は３０分で終わらせる。』など、なるべく小刻みにスケジュール立てる事です。
ギリギリでスケジュールを立ててしまうと、その仕事中に修正や突然の依頼を頼まれた時にパニックになってしまいます。その場合を考え、30分ほど余裕をもってスケジュールを組む事も大切です。
やるぞ！ という気持ち
やることリストをこなしていく上で、『できない。』『間に合わない。』は禁句です。一度自分でスケジュールを決めたら、意地でもその目標を守りましょう。
大切なのは『必ずスケジュール通りに仕事を終わらせる！』という気持ちです。やる気さえあればなんだかんだ出来てしまう物です。
その気持ちで一日仕事をするだけで以前とは比べ物にならないほど、仕事のスピード感を体感することができ、そこから自信へと繋がりさらにスキルアップできるでしょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
今回は仕事が遅い人の６つの特徴と改善策、そして仕事を早くするためのやることリストの作り方をご紹介させていただきました。
自分が気づいてなくても他の人からすればもしかしたら仕事が遅い。と思われているかもしれません。
６つの特徴に当てはまる部分があれば改善し、無駄な時間がなくなるようやることリストを作り、効率もアップし社内での評価も上げちゃいましょう！
最後までお読みいただきありがとうございました。