こんにちは!こんばんわ!女性営業マンとして日々奮闘している「なっちゃん」です!

営業職をしているとお客様とのメールは必要不可欠ですよね。

ビジネスメールに使う言葉は普段とは違った言葉を選ぶ必要があります。

言葉の選び方を間違えると失礼に当たってしまいますし、おかしい言葉を選んでしまうと「!?」という反応が返ってきてしまいます。

そんな失敗を防ぐ為に今回は、ビジネスメール向きのフレーズを【よく使う文章】と【よく使う単語】に分けてご紹介いたします。

是非最後までお読みいただき、正しい言葉で対応できるようになりましょう!

ビジネスメール向きのフレーズ(文章)

ではまず、一般的に毎日のように使われる文章でよく使われるビジネスメール向きのフレーズの【間違った使い方】と、【正しい使い方】そして【補足説明】も入れながら9つご紹介いたします!

○○部長様

≪間違った使い方≫

株式会社▲▲ 〇〇部長様

≪正しい使い方≫

株式会社▲▲ ○○部長

もしも【様】を使う場合は次のように使いましょう。

株式会社▲▲ ××部
○○様

【様】の使い方ですが【社長様】と、丁寧にと思いがちですが正しくありません。役職を付ける事によって、もう敬意は表されています。

いつもお世話様です。

≪間違った使い方≫

平素より大変お世話様です。○○会社の××です。

≪正しい使い方≫

平素より大変お世話になっております。○○会社の××です。

お客様には「平素より大変お世話になっております。」が正しいですが「お世話になっております」は、「お世話してくださってありがとうございます」という意味なので、社内の人へのメールには「お世話になっております」の代わりに「お疲れ様です」などというのが一般的でしょう。

ご覧になられましたでしょうか

≪間違った使い方≫

先日送った書類をご覧になられましたでしょうか。

≪正しい使い方≫

先日送った書類をご覧になりましたでしょうか。

とても丁寧に聞こえる言葉ですが、【ご覧になる】は【見る】の敬語なので二重敬語になってしまいますので、間違った使い方になります。注意しましょう。

すみません・すみませんでした

≪間違った使い方≫

先日は約束の時間に遅れてしまいすみませんでした。

≪正しい使い方≫

先日は約束の時間に遅れてしまい申し訳ございません(ございませんでした)。

同僚や部下などに対するメールなら「先日は約束の時間に遅れてしまいすみませんでした。」という文章でも、問題はありません。しかし、相手がお客様や外部の方への対応でしたら「先日は約束の時間に遅れてしまい申し訳ございません(ございませんでした)。」に変える必要があります。

どういたしますか

≪間違った使い方≫

見学のお時間の件は、どういたしますか。

≪正しい使い方≫

見学のお時間の件は、いかがなさいますか。

「いたす」は自分自身が何かをする場合に使う言葉なので、「ます」をつけて丁寧にしても相手に対する尊敬にはなりません。よってビジネスメールの場合「いかがなさいますか。」となります。

了解です・了解致しました

≪間違った使い方≫

「〇日の会議の件、了解です。」

≪正しい使い方≫

「〇日の会議の件、かしこまりました。」もしくは「〇日の会議の件、承知しました。」

「了解です。」と、気軽にメールで使用してる人が多いと思います。同僚や部下に対する表現なら許されますが、「了解する」というのは自分の行為であるため、謙譲表現にする必要があるのでお客様に対しては間違った使い方といえるでしょう。

おっしゃっておりました

≪間違った使い方≫

~と(自社の)社長の○○がおっしゃっておりました。

≪正しい使い方≫

~と(自社の)社長の○○が申しておりました。

自社の社長はお客様や外部の方にとって(こちらの)身内の立場なので、尊敬語ではなく謙譲語を使う必要があります。又、役職は敬称を表しますので「○○社長」ではなく「社長の○○が」といった表現にしておいた方が無難でしょう。

お伺いになったでしょうか

≪間違った使い方≫

次回の会議の内容についてお伺いになったでしょうか。

≪正しい使い方≫

次回の会議の内容についてお聞きになったでしょうか。

敬語としてとても丁寧な言い回しに聞こえますが、実は使い方は間違っています。「伺う」は「尋ねる」や「訪問する」の謙譲語なので、お客様の行為を謙遜することになってしまいますので気を付けましょう。

とんでもございません

≪間違った使い方≫

お客様
「ご丁寧にごあいさつのお品までいただきまして恐縮です。」

「とんでもございません。心ばかりの品ですが、お召し上がりいただけたら幸いです。」

≪正しい使い方≫

お客様
「ご丁寧にごあいさつのお品までいただきまして恐縮です。」

「とんでもないことでございます。心ばかりの品ですが、お召し上がりいただけたら幸いです。」

一見、「とんでもございません。心ばかりの品ですが、お召し上がりいただけたら幸いです。」この言葉でも問題ないように思えますが、「とんでもない」という言葉が一つの用語なので、言葉の使い方が誤りなのです。なので「とんでもないことです」や「とんでもないことでございます」が正しい使い方となります。

ビジネス向きのフレーズ(単語)

次に一般的に毎日のように使われる文章の中に出てくる【単語】で、よく使われるビジネスメール向きのフレーズの【間違った使い方】と、【正しい使い方】そして、こちらも【補足説明】も入れながら5つご紹介いたします!

私たち

≪間違った使い方≫

その件は私たちが担当させて致します。

≪正しい使い方≫

その件は私どもが担当させて致します。

ビジネスでは「弊社」や「当方」、関係性によっては「私(わたくし)たち」の方が的確なこともありますが、適切な敬語が分からなくなってしまった時は「私ども」を使って、失礼にあたることはほぼないでしょう。

思います

≪間違った使い方≫

今後も安定したサービスをご提供させていただくよう取り組んで参りたいと思います。

≪正しい使い方≫

今後も安定したサービスをご提供させていただくよう取り組んで参りたいと存じます。

「知っています」という意味で「存じ上げております」などと使う事もありますが、「知っている」よりも「思う」の意味が強い時には「存じます」と言った言葉を選ぶのが良いでしょう。

つもりです

≪間違った使い方≫

社員一同、プロジェクト成功のため一致団結して取り組んでいくつもりです。

≪正しい使い方≫

社員一同、プロジェクト成功のため一致団結して取り組む所存です。

「所存です」は少し堅苦しい言い回しな為、普段のくだけた会話の中では使わない言葉ですが、相手に敬意を表現しつつ伝えることができる言葉ですので、ビジネスメールではとても使いやすい言葉です。

後で

≪間違った使い方≫

後でこちらからご連絡致します。

≪正しい使い方≫

後(のち)ほどこちらからご連絡致します。

「後ほど」という言葉は「数日後」のつもりで使う人もいますが、大抵はその日のうちに返す事を前提で使われます。翌日以降ですと「後日」という表現が正しいので使う際には注意が必要です。

今回

≪間違った使い方≫

今回、○○店の住所が変更されましたのでお知らせいたします。

≪正しい使い方≫

このたび、○○店の住所が変更されましたのでお知らせいたします。

「今回」「今度」でも問題はないですが、ビジネスメールではなるべく丁寧に言葉を選ぶ必要があるため、「この度」と言い表す事が最適です。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

今回、ビジネスメール向きのフレーズを【よく使う文章】と【よく使う単語】に分けてご紹介いたしました。

私自身、勉強してみないと分からなかった言葉もありましたが、必ずビジネスメールに使う言葉は普段とは違った言葉を選ぶ必要があります。みなさまも一度は間違っている言葉を使ってしまったことがあるのではないでしょうか。

あなたの一言で会社全体の質を下げないようビジネスメールにおける言葉をしっかり選び、正しく使いましょう!

最後までお読みいただきありがとうございました。