[怒られてばかり…]と,悩んでいる新入社員が身につけたい仕事の進め方

こんにちわ！こんばんわ！女性営業マンとして日々奮闘しているなっちゃんです！

突然ですが、新入社員が一番初めに目指すべき事とは何でしょうか?

それは、上司や同僚に「一緒に仕事がやりやすい」と感じてもらえるように信頼を得る事です。

今回は、新入社員が信頼を得るための5つの「仕事の進め方」をお教えします。上司に怒られてばかりで落ち込んでいる人、「効率が悪い」と言われ悩んでいる人は、ぜひ参考にしてくださいね。

上司への相談の仕方

話す順番に気をつける

「何を相談したいのか分からない」と言われてしまった経験はありませんか？

「一緒に仕事をしたい」と思ってもらえるように信頼を得るためには、相談の仕方がとても重要です。相談のコツは、だらだらと状況報告するのではなく、まずは結論から話しをすると相談内容が明確に伝わります。

また、新入社員にありがちな相談の仕方としては、自分では調べずに、分からない事があるとすぐに聞いてしまう事です。ただ、「どうしたら良いでしょう？」と聞かれた先輩社員は、どこまでできているのか状況把握に時間を費やしてしまいます。

相談の時には、必ず自分の調べた結果や考えを持った上で、相談をしましょう。それがあるのとないのでは、相手に与える印象が大きく違ってくるのは、もうお分かりですよね。

優先順位をつける

業務量が増えてくると、仕事の優先順位の付け方がポイントになってきます。特に、新入社員は経験が不足しているため、優先順位の判断が瞬時にできません。
仕事が早い、いわゆる「デキる社員」は、この優先順位を付けるセンスが抜群に良く、また決断が早いのです。

いつまでに（When）に注目する

まずは、指示の中にある、いつまでに（When）に注目をしましょう。

仕事には必ず期日があります。期日をゴールにして業務を行うのですが、自分のスキルを知っている人は、いつから始めると期日までにゴールできるかを逆算して、優先順位をつけているのです。

ある程度、一人で仕事ができるようになったら、この逆算をして期日を守りましょう。どうしても遅れてしまいそうになったら、必ず事前に期日を伸ばしてもらうお願いをしましょう。上司は瞬時に、期日を伸ばすか、依頼した業務内容を減らしてくれるなどの対応をしてくれます。

進捗を把握する

しばしば、依頼された仕事について「状況はどう？」と確認される事があります。期日が迫っているのに、まだ初期の段階である。もしくは手を付けられていない状況を報告するのは、とても言いにくいものですよね。

自分の抱えている案件と進捗を常に意識し、自分なりの進捗メモを作成しましょう。期日が迫ってきた時や、上司のチェックが必要な場合には、事前に相談がしやすくなります。

また、状況は日々変化するものです。優先順位の入れ替えをする事は日常茶飯事です。ある程度仕上げていて後回しにできる事など、進捗を把握しておかないと臨機応変な対応はできません。

臨機応変な対応できる柔軟性こそが、信頼を得るための重要な要素の一つです。

失敗した時の仕事の進め方

新入社員が最初にぶつかる壁は、失敗を繰り返してしまう事です。初めは、「最初のうちは仕方ないよ」と見逃してもらえる事が多いのですが、数か月経つと、「まだその段階でミスしているのか」と注意され、徐々に周りに相談できない状況に陥ってしまう人も少なくないのです。

新入社員は「失敗して当たり前」なのです。

ミスを繰り返して仕事の「コツ」をつかんでいくので、言い換えれば、入社して3か月ほどは失敗しても丁寧に指導を受けられる期間と言えるでしょう。

失敗をしても「信頼を得る」ための「仕事の進め方」のポイントは3つです。

素直にアドバイスを受け入れる

失敗をしてしまった事を上司に見つかってしまい、「言い訳をするな!」と注意されてしまった人は心当たりがあるのではないでしょうか?

悪気はなく、つい自己防衛のために、言い訳をして自己を正当化しようとしがちです。また、自信たっぷりの新入社員は、つい自分の意見を主張し、対抗してしまいがちです。

仕事は一人で行うものではありません。

上司は、会社の方針やメンバーの特徴に合わせて業務の進め方を変えていっているので、新入社員は、チームの一員であるという自覚を忘れずにアドバイスを受け入れ、基本業務を覚えていきましょう。

言われている以上の事をしようとしない

ある程度の業務ができるようになると、次に目指すのは「失敗の回数を減らしていく」ということです。

業務の内容を覚えてきたら、割り振られる業務の量が増えてくる時期です。そこで、先輩社員と同じようにできるようになりたいと奮闘するのが新入社員。

でも、どうしても仕事の精度が上がらない。または、なぜか初歩的なミスを繰り返してしまうといった悩みが増えてくる時期でもあります。

上司は、新入社員のスキルを判断して仕事を依頼しています。

指示は、いつまでに（When）、何を（What）、誰に（Who）またはどこで（Where）、どのようにする（How）、なぜそれをするのか（Why）と明確にされているはずです。その5W1Hが明確でない場合は、必ず指示を受けた時に質問をしましょう。

ここで最も重要な事は、指示された5W1H以上の事はやらないという事です。
先輩社員のようにやろうと、調べながら時間をかけて指示された事以上の事をしてしまっている人はいないでしょうか。

繰り返しになりますが、上司は、その人のスキルに合った内容の仕事を依頼しています。余計な時間を掛けて、指示された事以上の仕事をしてしまうのは、組織で働く上では、無駄な時間を掛けていると判断され、残念ながら評価にはつながりません。

まずは、焦らずに指示された事を確実にクリアし、「失敗の回数を減らしていく」という事を目標にすると、上司との信頼関係が築けます。

求められている事を理解する

上司は、その人のレベルに合わせた指示を出しますので、自分が今どのレベルにいるのか、常に意識する事が大切です。

上司もまた、今のレベル以上の成果は求めていないので、自分を追い込む必要はありません。何をどのレベルまでやれば良いのか瞬時に読み取り、今できる事を確実にやる事が成長につながります。

信頼感を得るために重視されるのは、スピード感です。

新入社員なら当然、悩みながら、調べながら、または教わりながら仕事を進めていくのですが、その「悩む」・「調べる」に時間を掛け過ぎてしまうと、組織全体からすると、もったいない時間を過ごしている場合があります。

それは、指示されていない方向に仕事を進めている場合があるからです。

間違った方向に仕事を進めている事に気づけなければ、せっかく作業した時間が無駄になってしまいます。

ゴールが分からなくなってきたら、悩まずにすぐに相談しましょう。ゴールが明確になることで、仕事のスピード感がアップしていきますよ。

メモ力をつける

メモをする目的

メモとは、単純な備忘録ではないことに気がつけると、成長スピードがアップしていきます。

まずは、いつでも書き出せるようにメモ帳を用意しましょう。手帳でも構いません。
また、メモを取ることは、単なる上司への「話をしっかり聞いてますよ！」というアピールの場ではないことも意識しましょう。

メモを取ったら、それを実行できなければ、メモを取っている意味がなくなってしまいます。
相手には、「メモは取るけど仕事ができない人」という印象を与えてしまいかねないため、メモを工夫して残しておけば、とても便利なツールとなります。また、努力の成果も残しておけるでしょう。

記録簿、備忘録としての効果

まず、メモを取る最大の目的は、「忘れないようにすること」です。

教えてもらったこと、気をつけることなど、些細なことでも構いません。メモを取ることを習慣づけましょう。

次に、せっかく取ったメモをそのままにしておくと、いつ、どのページに書いたのか分からなくなってしまうので、テーマごとにまとめます。

人は、誰もが忘れます。メモの見ずに仕事ができるようになるまでは、すぐに読み返せるようにしましょう。

気づきの効果

メモをきれいに残しておくと、過去の自分を振り返ることができます。

日記のように読み返し、自分の成長度を確認してみてください。また、目標設定にも役立ちます。
時には、同じ失敗を繰り返していることに気がつき、自分の苦手なところを意識できることもあるでしょう。

悩みが多い新入社員は、自分を客観的に見つめ直す時間がとても大切です。一人で落ち着いた場所で、メモを読み返してみましょう。

アイディアを生み出す効果

日常の小さな出来事から大きな出来事まで書き留めておくと、そこからヒントを得て、アイディアが浮かんでくることがあります。特に、企画や開発の仕事に携わっている人は、メモを取ることが既に習慣になっているという人が多いのではないでしょうか。

職種に関わらず、クリエイティブな発想力や提案力を身につけるために、まずはメモを習慣づけましょう。

齋藤孝先生の「思考を鍛えるメモ力」によると、手を使ってメモをとることで思考が鍛えられるそうです。ナポレオンやエジソン、レオナルド・ダヴィンチもみんなメモ魔だったとのこと。

世界の偉人たちもメモをとっていたと聞くと、説得力がありますよね。

あらゆるものを徹底して整理する

効率化を求めることは、仕事をしていく上で重要なテーマの一つであることは言うまでもありません。皆さんも日常的に意識をして、日々の業務を行っていることでしょう。

そこで気をつけたいのは、「整理整頓」です。新入社員は目の前の業務に追われ、整理整頓が煩雑になりがちです。仕事のスピードが遅い人は、書類の整理が苦手という特徴があります。

特に新入社員は、書類の整理に苦労していることでしょう。それは、業務全体のフローがまだ定着していないからです。そこで、後回しにしがちな整理整頓が、頭の混乱を整理させることに役立ちます。

不慣れで混乱しやすい時期だからこそ、書類だけでなく、パソコンに保存されているファイルなども見つけやすいように工夫してみましょう。デスク回りやロッカーの中は、いつもきれいに整頓されているでしょうか?

効率的に仕事をする最大のポイントは、「業務の全容をつかむスピードを早い」ということです。整理整頓が苦手な人は、ぜひ意識して取り組んでみましょう。

まとめ

様々な目標、夢を抱きながら仕事をしている新入社員は、入社後、期待していた通りの仕事は中々させてもらえないといった現実に直面することも時にはあるでしょう。

自分がやりたい仕事を任せてもらえるようになるためには、単純に業務をこなせることよりも、「一緒に仕事がやりやすい」と感じてもらえるように信頼を得る事がとても重要です。

人のつながりは、「信頼関係」で成り立っています。ビジネスも信頼関係が全てです。

今回は、新入社員だからこそ実践したい5つの「仕事の進め方」をご紹介しました。ぜひ、参考にしてくださいね。