ここんにちわ！こんばんわ！女性営業マンとして日々奮闘しているなっちゃんです。
名刺管理ソフトＰＣと言うと、皆さんは、どの様な事を想像されるでしょうか。
ＰＣで管理するのだから、早くて楽だろうとか、入力が大変そうだと言う事が有るでしょう。
皆さん誰でも、検索のとき早くて楽と言う長所は、最大限に活かし、入力が大変そうだという短所は、最大限省きたいと思っているのでは無いでしょうか。
それでは、その様なシステムを作るには、どの様な名刺管理ソフトを使用し、どの様なＰＣシステムを使用すれば良いかを、調べていく事に致します。
目次
どの様なソフトが有るか
サーバーシステムとパソコン1台のタイプに大別される
- サーバーシステムは、ある程度の人数が使用する事を想定した物です。サーバー型は、さらにクラウド型とオンプレミス型に分かれます。
- 一方、パソコン一台のみで行うタイプを本サイトでは、独立運用型と呼びますが、こちらは、少人数の事務所向けと言えるでしょう。
クラウド型について
- クラウド型は、入出力のみ自社のパソコンを使用し、データ処理は、インターネットで結んだ専門業者のコンピュータシステムを使用します。
- クラウド型の中には、ソフトが無償で提供されている物も有ります。
- 無償のタイプでも、入出力やデータ処理等一通りの事は出来ますが、ある一定以上の付加機能を使用する場合は、課金されるという仕組みになっています。
代表的有料クラウド型ソフト
参照ＳＡＮＳＡＮ法人向け
官庁や日本の大手企業をはじめとする6000社が利用している。
名刺をスキャンすると、ＡＩ技術とオペレータの手入力の両方で、精度99.9%で入力される。
パソコン、スマホの両方が使用可能
全社員の人脈を、社内で共有する。
名刺交換した人の人事異動の情報や、企業の最新情報が届けられる。
議事録を会社や人物情報に紐づけできる。
参照ホットプロファイル
利用人数5名より
日本の大手企業をはじめ1500社が利用
オンライン名刺交換可能
ＷＥＢサイトを閲覧して、興味を持ったお客様を自動通知する。
交換した名刺は社内で共有
導入時のサポート体制有り
専任のオペレータの手入力二より高精度
代表的無償クラウド型ソフト
参照Wantedly People、
一度に10人の名刺を、入力可能。
スマホで検索可能。着信にも名前が表示される。
お客様データの入力がどこかでなされると、そのデータＳＮＳで共有される。
他のデータからのインポートが可能。
ＥＸＣＥＬにＣＳＶデータをエクスポート可能。
参照Eight、
名刺を撮影し、送るとＡＩと手入力の組み合わせで正確に早く入力可能。
スマホで検索可能。着信名前表示、部署、役職検索可能。
お客様データの入力がどこかでなされると、そのデータＳＮＳで共有される。
勿論ＰＣでも使用可能。
名刺データをダウンロード（有料）しての管理も可能。
参照myBridge
スマホで名刺を撮影して送ると、文字認識技術と手入力で正確に入力する。
ＳＮＳは、ＬIＮＥを使用。
氏名、会社名、部署、役職ｔプをキーワードにして、スマホから何時でも何処でも検索が可能。
登録の名刺情報をＰＣに保存したり、Excelファイルで、ダウンロード可能。
オンラインでの名刺交換が可能。
オンプレミス型について
- オンプレミス型は、入出力からデータ処理までを全て自社のサーバシステムで行うものです。オンプレミスとは「Weblio辞書」
オンプレミス型の代表的ソフト
参照タントカードガリバー
大量の名刺データを、外出先で、スマホやタブレット端末で閲覧可能。
サーバーで名刺データを共有
他に無い安全性を確保。
、複合機やスキャナーから簡単操作で、名刺画像を一括取り込み名刺情報を活用し、効率の良い名刺管理を実現します。名刺1枚単位で共有、非共有が可能。所属グループ単位で、情報秘匿が可能。
ＰＣ一台で運用するタイプ、独立運用型
- パソコン1台のみのタイプは、数人の小規模事務所用と言えると思います。
代表的独立運用型ソフト
| このソフトについて 紙の上の文字を、WordやExcelのデータに変換するOCRソフトです。 | 価格￥2，940-（税込み）+送料￥550- 販売者 ECカレント 2020年10月1日現在、楽天商品価格ナビにて確認 |
| 特徴 メーカーサイト参照 ・読取精度が高い ・表も写真も読取可 ・スマホで撮った斜めの文章も読取可能 ・傾いた画像も、簡単な操作で補正可能 | 少人数の事務所で使用する、名刺管理や顧客リストの作成に、適していると思われます。 |
| Amazonレビュー参照 良い口コミ 文字の認識精度が高い | Amazonレビュー参照 悪い口コミ ・縦書き原稿用紙を呼んだ際の誤変換が多い。 ・読み込んだデータを直接PDF変換できない。 |
| このソフトについて 名刺を、OCRでスキャナーを介して取込み、データベースをを作り、顧客情報を管理する為の、ソフトです。 | ￥8，370-（税込み）送料無料 販売者 コンプモト楽天市場店 2020年10月2日現在、楽天商品価格ナビにて確認 |
| 特徴 メーカーサイト参照 ・名刺データを、データベース化して、CSV,Excel出力が可能です。 ・スマートフォンからでも、名刺データを見る事が出来ます（無償専用アプリが必要。） ・4か国語の名刺に対応。 ・複数の部署で、データベースを共有が可能。 | 基本的に独立運用型ソフトなので少人数の事務所向きですが、一つの事務所だけでも比較的多人数で、幾つか部署が分かれている様な所でも対応が出来ると思います。 |
どの様なＰＣシステムが有るか
パソコンの性能
- 現在では、パソコンそのものは、高性能の物が、以前と比べて比較的安価に出回るようになっていますので、ソフトの提供元から示される動作スペックを満たすものであれば良いと思います。
肝心要は、スキャナー
- 気を付けなければならないのは、入出力端末としてのスキャナーの性能です。
- 本サイトの冒頭で述べたように、名刺管理にパソコンを使用するうえで、最もネックになるのが、名刺データの入力です。
- ですからこの入力を極力簡単にしない事には、パソコンを使用する利点が、減殺されてしまいます。
- この点は、サーバを使用する様な大きなシステムも、独立運用型も同じです。
注意すべきスキャナーの性能項目
- スキャンの時間
名刺を1回スキャニング動作するのに要する時間です。 - 1回に出来る枚数
1回のスキャンで、何枚を一度にスキャンが可能かという事です。 - 読取精度
各自名刺のデザインは様々です。その為、文字のデザイン大きさも様々です。それをいかに正確に読み取る事が出来るかという事です。
この精度が悪ければ、人間がディスプレーを見て修正しなければなりません。これは結構ストレスのたまる仕事になります。
代表的なスキャナー
| このスキャナーについて 名刺を読み込んで、管理や検索を可能にする為のスキャナーです。 | ￥23,500-（送料無料、税込み） 販売者 事務蔵 2020年10月5日現在、楽天商品品価格ナビにて確認 |
| 特徴 高速読取で数百枚、の名刺もストレス無しで，読取可能。 24の言語に対応し、外国の名刺もスムーズに読取が可能。名刺データと画像データが、保存可能。 WinとMacの両OSに対応。 | 用途 名刺データ入力の為の、PC接続の為の端末です。 コンパクトで良い。 |
| 良い口コミ（アマゾン参照） ・カタカナ以外は、使える装置で使い勝手も良。 ・使いやすく、非常に満足している。 | 悪い口コミ（アマゾン参照） ・ソフトウェアが高額。マニュアルに従ってソフトをダウンロードしたが、デモ版に近い物だった為、有償 でアップグレードした。 ・カタカナの読取が苦手の様です。 |
| このスキャナーについて 据え置き型の、文書（A4)洋のスキャナーです。 | ￥27,480-（送料無料、税込み） 販売者 PCあきんど楽市店 2020年10月5日現在、楽天商品価格ナビにて確認 |
| 特徴 ・スキャンデータを直接USBメモリーに保存可能。 ・よって、この装置単独でも、スキャンができ、USBメモリーでのデータの持ち運びに便利 ・高速スキャン。A4、25枚両面を1分でスキャン。 | 用途 基本的に、据え置き型の文書読取ですが、名刺も可能です。 |
| このスキャナーは、据え置き型の、文書用（A３）のオーバーヘッド型スキャナーです。勿論名刺のスキャン、も可能です。 | ￥49,800-（送料無料、税込み） 販売者 Apple専門店キットカット ２０２０/１０/5現在、楽天商品ナビにて確認 |
| 特徴 ・駆動音が静か、図書館でも快適に使用出来ます。 ・スキャンしたデータをＰＤＦ化する為の（インテリジェント機能を搭載 ・その他、入力作業を確実、：効率化を図る為、多彩な機能が付属しております。 | 基本的に据え置きタイプの文書スキャン用ですが名刺のスキャンも可能です。 よって、客先との名刺交換の機会が多いが、社内においては、文書の取り扱いも多い、と言う立場の人に良いスキャナーだと思います。 |
| 良い口コミ（アマゾン参照） ・置き場所を要する以外では、現在最強最速（Ａ３クラス）。 ・必要な数ページのみをすきゃんしてＰＤＦ化する使い方であれば、充分の性能。 | 悪い口コミ（アマゾン参照） ・読み取ったデータで完全に歪を 取るのは、無理。 ・スキャンしたデータで、補正は。かかるが真っ直ぐにはならない。 |
| このスキャナーは、据え置き型の、文書用スキャナーです。 勿論名刺にも使えます。 | ￥38,639-（送料\５５０-税込み） 販売者 ＥＣカレント ２０２０/１０/5現在、楽天商品ナビにて確認 |
| 特徴 ・用紙対応が幅広い。レシートからカード類まで。 ・基本的に、À４用スキャナーでありながら、キャリアシート（別売り）使えばＡ３，Ｂ４もスキャンが可能になります。 | 本機は、据え置きタイプの文書スキャナーですが、勿論名刺も可能です。 よって、本機も客先との名刺交換の機会が多いが、社内においては、文書の取り扱いも多い、と言う立場の人に良いスキャナーだと思います。 |
| 良い口コミ（アマゾン参照） ・大変良い製品で、使いやすい。 | 悪い口コミ（アマゾン参照） ・Macと共に使用していたところ５回に１回の割合でスキャナーが見つからないエラーが発生。エラーが出ると、アプリを再起動しなければならない。 |
名刺管理をＰＣで行う時の注意点。
情報漏洩
- 最も注意しなければならない点は、情報漏洩です。
顧客情報が漏れて、世間に公になると、大変な社会問題になります。
また、その企業の信用にもかかわる大事になります。 - クラウド型のサーバーシステムを採用している場合は、重要な顧客データの処理を、外部に委託している訳です。
ですので、処理業者とよく打ち合わせを行い、絶対に外部漏洩のない様にしなければなりません。 - アクセス権限の管理の厳格化や、サーバーとの通信の際に使用する信号の、
暗号化にも注意すべきであると思います。
バックアップの重要性
- ＰＣシステムと言えど、作りものですから故障する事を常に考慮に入れておかなければなりません。
- 重要な情報で有ればあるほど、定期的にバックアップを取っておく必要が有ります。
もしバックアップ無しで、ＰＣシステムが故障した場合、最悪、せっかく城築上げた顧客情報と言う情報資産が、失われることになりかねません。
まとめ
- 人数、予算等を考慮し自社の状況に最も適したシステムを選択する事が、大切です。
- どの様なＰＣシステムを採用しても、肝心なのは、データ入力を受け持つスキャナーの性能です。
- どのシステムを採用するにせよ、入力端末のスキャナーは、機能性能にある程度余裕が有るものを選んだほうが良いと思います。
- バックアップは、期間を決めて定期的にとるようにした方が良いです。
- 顧客情報の漏洩には、十分注意する事です。注意し過ぎという事は有りません。