営業メールの返信は必要？返信するときのマナー紹介

営業の一つにメールが使われています。一度にまとめて何社へもアプローチができるため効率の良い営業方法ですがこんな悩みもありませんか？

効率が良いのはわかりますが、返信する必要があるかどうかわからないし、返信するときの内容もどうするべきかわからないしな…

この悩み、多くの営業マンが持っていますがそのまま対策を考えずに放置していて取引先と良好な関係を築けないままの人が多々います。

今回は営業メールに関して返信するべきかどうか、また返信するときのポイントと例文を紹介します。

ぜひ最後まで読んでいただき、正しいマナーを身につけましょう。
そしてメール一つで他の営業マンと差別化を図り、一つ上の営業マンを目指しましょう。

返信するべき営業メールとしなくても良い営業メールの違い

返信すべき営業メール

• 今取引している会社からのメール
• 過去に取引実績があるメール
• 今は取引はないが、今後取引したい会社からのメール

今後の関係性を良好に保つため、もしくは今後クライアントになりうる可能性があり関係性を深めるため上記の場合は返信しましょう。

また「取引予定のないメール」「興味のないメール」は返信しなくてよいです。

時間の無駄になるだけでなく、「もしかしたら取引してくれるかも」と過度な期待を与えてしまうため返信するべきではないでしょう。

返信の際の基本的なポイント

ここからは返信ポイントを４点を紹介します。

件名はそのまま

件名は変えずにそのまま返信をしましょう。

ビジネスメールでも営業メールでもそのまま返信するが通例です。また、返信を選択すると件名に「Re:」が付きます。この「Re: 」がついたまま返信をするのが通例です。

メールの文面を引用する場合は「>」を使う

質問に対しての回答を返信する場合などに有効な表現です。返信元の本文を引用することはよりわかりやすくするメリットがあります。文章の頭に「>」をつけてから文章を引用しましょう。

返信希望がない場合はその旨を記載する

こちらから送る返信に対して返信不要の場合はその旨を記載しましょう。

「ご確認いただければ、返信は不要です。」というような記載を入れるとよいでしょう。

断りのメールは相手への配慮を忘れずに

お断りをする際、表現が失礼にならないよう注意を払って文面を作成しましょう。

特にこれまで取引のあった担当者や企業には配慮を怠らないようにしましょう。

「「せっかくのお話ですが現時点での検討が難しく今回はお見送りさせていただきます」などの表現を用いてより丁寧な表現を心がけるようにしましょう。

返信する場合の書き方例文

先ほど紹介しました４つのポイントを意識しつつ４つの例文を紹介します。

検討している気が少しでもあれば即座に返信しましょう。早めに検討中であることをお伝えして相手からの印象をよくしましょう。

相手の手間を煩わせないためにもお礼メールの際は返信不要である旨を伝えるとよいでしょう。

訪問アポイントのメールに関しては「私も直接お話ししたいと考えておりました」などと気の利いた一言を入れるとなおよいです。

状況に合わせて使い分けるとよいでしょう。

お断りの場合でも今後も関係が続くことを考えて心象を悪くしない表現が望ましいです。

お断り理由も曖昧にせず、具体的な理由を簡潔に述べましょう。

その他にもメールを送る機会は多岐に渡ります。できる営業マンのメールに関してもっと詳しく知りたい人は下記動画を参考にしてください。

まとめ

いかがでしたか？

メールの返信に関して迷うことが多いかと思いますが、返す返さないや返信の文面で相手の印象を左右しかねない重要なものです。

この２点を注意し返信メールをすれば心象の良いビジネスマンとして見られるでしょう。

これを参考にビジネスマンとしてステップアップしていってください。