こんにちわ！こんばんわ！女性営業マンとして日々奮闘しているなっちゃんです！
私たち営業マンはお客様の望む日に欲しいものを納入するために日々努力をしなければなりません。しかし、生産や仕入れの状況から必ずしもお客様の望む日に納入できるわけではありません。
そのためには納期管理が大切になります。納期管理が杜撰になると、生産、仕入れの状況と納期にギャップが生まれ、納期直前に調整を迫られます。
生産現場や仕入れ部門に無理をいうことになり、社内からの評判は下がります。また、 直前に 納期調整をお願いするとお客様から悪い印象がつきます。
しかし、納期管理がすれば、万が一の事態にも迅速に対応でき、お客様や他の部門からの信頼も上がるでしょう。
本記事では、納期管理の方法を解説します。
目次
納期管理の方法
- お客様の希望納期を把握
- 生産、仕入れの日程を確認
- 希望納期と現実のギャップを把握
- 生産、仕入れを短縮できないか相談
- お客様に納期を延ばせないか相談
- 他のお客様との調整をする。
では具体的に納期管理とは何をすればいいのでしょうか。ただ、お客様に言われた日程を把握しておけばいいだけなのでしょうか。
そんなことはありません。お客様の望みの納期を納入できる納期を把握することが大切です。そして、生産、仕入れ、納期を調整できて初めて納期管理と言えます。
ここでは、納期管理の方法を解説します。受注を受けてからの順番に解説しますが、状況によって対応できるようにしましょう。
お客様の希望納期を把握
受注を受けたらお客様の希望納期を確認しましょう。当然のことですが、相手の希望を叶えるのが営業マンのすべきことです。
そのためには、お客様の希望をまず第一に確認しましょう。希望納期をもとに納期管理における、最初の計画を立てます。
生産、仕入れの日程を確認
製造業であれば生産日程を確認します。受注生産であるならば、希望納期のために必要な工程が開いているのかを確認する必要があります。在庫品であるならば、まず在庫があるのかを確認します。
在庫がなければ、次の生産日はいつなのかを確認します。これらを確認すれば、出荷可能日を確認しましょう。
商社などの仕入れを行うところでは、仕入れまでの日程を確認しましょう。そして、こちらも出荷可能費を確認します。
希望納期と現実のギャップを把握
出荷可能日を確認したら、希望納期とのギャップを把握しましょう。もし、出荷可能日に間に合うようならば希望通りと回答しましょう。
もし、希望納期より遅れるようならば調整が必要になります。まずは社内の調整をし、それでも無理ならばお客様に相談しましょう。
生産、仕入れを短縮できないか相談
生産、仕入れ部門に納期を間に合わせれないかを確認しましょう、余裕を見ていてり、すでに工程に入っているものでも納期に余裕があるものがあるかもしれません。
そういった場合には、融通が利く場合があります。一度、部門の担当者または責任者に相談しましょう。
お客様に納期を延ばせないか相談
もし、生産、仕入れ部門が厳しい状況であればお客様に相談しましょう。お客様も余裕をもって納期を希望している場合があります。
お客様の中でのデッドラインというのがあると思います。そこまで、調整が可能かを相談してみましょう。
しかし、この手を使えるのは一回限りです。二回納期を延ばすとなると信頼は大きく下がります。また、相談する際は、希望通りにならない理由を話せる限り具体的に話しましょう。
他のお客様との調整ができるか
もし、どうしても希望納期通りでなければならない、または相手のデッドラインでも間に合わない場合は他のお客様の納期が調整できないか確認しましょう。
他のお客様の納期がネックになっているときは効果的になります。
納期調整の際の注意点
希望納期と現実が合わないときに納期調整が必要になります。社内外問わず、礼が欠けたり、順序を間違えるとうまくいきません。
ここでは、注意点をまとめましたので、納期調整をする際に気を付けてください。
いきなりお客様に無理ですと言わない
まず、希望と現実のギャップを見つけた瞬間に無理と判断しないことです。そして、それをお客様に行ってはいけません。
まず、希望を聞いて、精一杯の調整をしましょう。社内で調整を精一杯したことを伝えたうえで、希望どおりは難しいことを伝えましょう。そして、相手の都合を聞くようにしましょう。
さらに、回答する際は最短納期を絶対に伝えましょう。遅くなりますと言われたお客様は「じゃあ、いつならいいのか」を気にします。最短納期をすぐに回答できなければまた余計な時間がかかり、あなたのところと取引をためらうようになってしまいます。
代替案や最短納期をしっかり持って即答できるようにしましょう。
受注を受けてからすぐに対応する
想定できる納入までの時間というものがあると思います。そこから逆算すれば、大まかな可否は判断できます。そこで、厳しいようならすぐに対応しましょう。
受注を午前中に受けたのであればその日の午後には対応できるようにします。午後に受けたのであれば翌日午前中に対応できるようにしましょう。
困難なことこそ迅速に対応しましょう。それだけで、あなたの信頼性は向上します。
社内、仕入れ先の対応が遅ければお客様に先に相談する
納期調整の基本は、社内⇒仕入れ先⇒お客様の順です。しかし、社内や仕入れ先の回答が遅い場合はお客様に相談しましょう。
伝える際は、現在調整中ですが、難しい状況を伝えましょう。そのうえで、最悪の場合、融通が利くのかどうかを確認します。
迅速な対応が大切ですので、まだ回答がないから放置しておくことはやめましょう。
納期管理のためのアプリ
- Evernote
- エクセル
- Jooto
納期管理をしようとしても、すべてを頭でやってしまうとわけがわからなくなります。そのためには納期管理できるアプリを使用しましょう。
Evernote
納期管理で最もおすすめなのは、Evernote です。こちらはメモアプリになります。有料プランもありますが、無料で十分使えます。
Evernoteは検索機能が優れており、たくさんのタスクを入れておいても、すぐに見つけ出すことができます。営業のように多くのお客様に対応する際に力を発揮します。
また、共有機能もあるため、一緒に仕事を進めている人と同時に使えばよりその効果を発揮することができます。
Evernoteの評判を掲載します。
思いついたらメモしておくとPCでもスマホでも確認出来るので便利。記事のクリップも出来るので残しておきたいページなども手軽に残しておけます。ノートのグループ分けも出来るので探したい情報がすぐに出てきて使いやすいです。
引用元：IT review
エクセル
エクセルは標準的な工期を入れるようにしましょう。また、関数を使って、希望納期を入力すれれば最短でいつ始めれば間に合うかを把握すことも可能です。
たくさんの機能があるため、管理をする上で、使いこなせばこれ以上に便利なツールはありません。
オンラインストレージを使えばスマホでも確認できるので便利です。
エクセルの評判を掲載します。
分かりやすさは最高！
今迄は、メモ帳に記録していましたが、分かりにくく、エクセルに記録する様にしました。
慣れるまでは表を作る難しさがありましたが、慣れると便利で、いろいろな機能も知れば驚くほどです。
記録を見ている人も格段に見やすくなって非常に喜んでいます。
ただ、他の人の話ではイメージが「難しい」「操作が分からない」などを言われるので、その都度、思うった以上にスムーズに使えるとは話しています。
引用元：App Storeプレビュー
Jooto
タスクやプロジェクト管理をするならばおススメのアプリです。使いやすいという点でも多くの人に支持されています。
納期管理としては締め切り機嫌を入れることができないので、最も良い点です。
Jootoの評判を掲載します。
基本的な操作はドラッグアンドドロップで操作が可能なので、直観的に使えます。
フリープランなら４人まで無料で使えるので、１人で作業する人も複数の案件を抱えているのであれば、使わない手はないです。自分の進捗状況が可視化できます。また、スマホアプリもあるので、ダウンロードしておけば、外出先でも編集したり、チェックすることができます。
引用元：IT review
まとめ
納期管理の方法について、解説いたしました。納期管理はお客様との信頼を壊さないために絶対に必要なものになります。最後に、再確認しましょう。
- 希望納期と現実の出荷可能日を確認する。
- ギャップがあった場合は調整を行う。
- 調整するのは自社から行う。
- お客様に相談する際は、社内の状況を説明したうえで行う。
- 対応は迅速に行う。
対応が遅くなればなるほど、お客様は不安を抱きます。そして、信頼が失われていきます。そうならないように迅速な対応とギャップが生じた際の誠実な対応を心がけましょう。
納期は信頼の一つです。しっかり納期管理し、お客様や社内からの信頼も獲得しましょう。