こんにちは！こんばんは！女性営業マンとして日々奮闘している「なっちゃん」です！
新入社員の皆さん、いよいよ始まりますね！
入社前に用意するものはたくさんありますが、初日を迎える上での心の準備は出来ていますか？
そして入社して早々に行うことといえば、社内外への挨拶メール作成が多く、メールはスピーチと違って記録に残ってしまいますので、マナー違反には十分に注意しなければなりません。
この記事では、初日の挨拶メールでいきなり失望されないような【挨拶メールの書き方とマナー】を文例もつけてお伝えします！
あなたも周りから「今年の新人は相当できるな！」と好印象を抱かれ、華々しい社会人デビューを成功させましょう！
目次
入社の挨拶メールの書き方とマナー（4つのポイント）
まずは、社内に向けて挨拶メールを送ります。入社の挨拶メールの書き方や、気を付けたいマナーについて最初に学んでおきましょう！
▼ こちらの4つがポイントです！
- 挨拶メールを送るタイミング
- 内容を簡潔にまとめる
- 一目で内容がわかる件名
- 自己紹介を明記する
ポイント① 挨拶メールを送るタイミング
挨拶メールは入社日初日に送るようにします。今後も絶対に覚えておいてほしい重要なことですが、ビジネスシーンにおけるメールはなるべく早いタイミングで送るようにしましょう。
ただし、新入社員の皆さんはいきなり自分の判断で送らないように気を付けてください。送信前に、自分を当面指導してくださる人に文面を確認してもらってからにしましょう！
ポイント② 内容を簡潔にまとめる
1つのメールで伝える要件は1つだけにします。
まず挨拶メールでは「自己紹介」を中心とした内容を書くようにしましょう！見出しや箇条書きで内容を整理するのも有効です。
・件名で内容がわかるようにする
・１メールにつき１用件
・長々とした挨拶は不要
・見出しや箇条書きで整理する
ポイント③ 一目で内容がわかる件名
ビジネスメールの件名は、一目で内容が想像できるわかりやすいものにすることが基本です。
入社のご挨拶【新入社員・○○○○（名前）】
相手は受信トレイに表示される件名を見て、すぐに開封するかどうかを判断します。
周りの方々も今年の新入社員がどのような人物か気になっているので、上記の件名であれば挨拶だとわかり、多くのメールの中から優先して読んでもらえる可能性が高まります！
ポイント④ 自己紹介を明記する
挨拶メールの冒頭には自己紹介文を書き、社内の方々にあなた自身の情報を伝えましょう！
名字・名前を省略せずに漢字で書く
(読みにくい場合は漢字の後にひらがなで名前を記入しておくと良い)
出身地や出身高校・出身大学などの最終学歴を伝える
配属先の部署名を正式名称で書く
長所・短所を簡潔に明記する
仕事に対する前向きな気持ちや意気込みを明記する
自己紹介は簡潔に書くことが重要ですが、自分を知ってもらうために手を抜かずにしっかりアピールしましょう！
▼ 良い印象を与えるにはメールだけではなく、服装も大きく左右します！こちらの記事もぜひお読み下さい！
新入社員の挨拶メールの送り先
新入社員の挨拶メールは、基本的に入社後に直接会って自己紹介する機会のない社員に送ります。取引先にも送る必要があるかは、直属の上司に確認しましょう。
別の支店にいる人などは？
同じ会社の社員でも、別の支店にいる人は直接会うことも挨拶する機会もなかなかありませんが、メールでしっかりと挨拶することで、自分自身だけではなく上席の方々の指導がしっかり行き届いている印象を与えることに繋がります。
上司に確認するのが吉！
ただ入社初日から、新入社員のあなたが人物配置を把握したり、どこまで送る対象なのかを把握することは難しいことだと思います。
教育担当の方に送り先を確認するか、組織図などをもらって送る範囲を確認しておきましょう。
【組織図の例】
このように会社の組織は多くの部署に分かれていることが多いため、自分の会社のことを知るためにもしっかりと確認をしましょう！
取引先へ送る挨拶メール
上司に確認を取った結果、取引先にも挨拶メールを送ることを推奨された場合は、取引先用のメールも用意します。
ちなみに、社内向けも取引先向けも基本は敬語ですが、取引先へ送るメールは社内向けよりもさらに丁寧な文章にしましょう。
今後様々なメールをやり取りするうちに感覚がつかめると思いますが、社外には社内よりも比較的堅めの文章を書くことが良いでしょう。自己紹介の内容も、プライベートな情報には触れずに送りましょう。
社内への挨拶メールの文例
それではNGメール・OKメールのポイントをそれぞれ見ていきましょう！
NGメールのポイント
件名：ご挨拶の件
○○部の皆様
私本日４月１日より○○部に配属されました××××と申します。出身は△△県で３月に□□大学●○学部を卒業いたしました。時分の頑張りが数字となって表れ、会社に貢献できる点に魅力を感じ、この度入社させていただきました。１日でも早く仕事を覚え、皆さんのお役に立てるよう精一杯頑張ります。
××
・この件名では何の挨拶かわからない
・挨拶や結びの文がなく、どことなく冷たい印象の文面
・改行がなく、ダラダラと文章が続き読みにくい
他にも挙げるのであれば、全体的に文字が詰まっていると、読みにくいだけでなく圧迫感を与えます。箇条書きにしたり、３行を目安に文章をひとまとまりにして空白行を挿入すると読みやすくなります。
また、送信ボタンを押す前に誤字・脱字がないかしっかり確認が必要です。急いでいるとタイピングや文字変換で思いもよらぬ間違いをしやすくなりますので、落ち着いて挨拶メールを作成しましょう。
OKメールのポイント
件名：入社のご挨拶【新入社員・××××】 ○○部の皆様 突然のメールにて失礼いたします。 本日４月１日より○○部に配属されました、××××（読み仮名）と申します。 【自己紹介】 ・経歴：出身は△△県で、３月に□□大学●●学部を卒業いたしました。 ・性格：友人からは「頑張り屋」と言われることが多いです。 集中していると自然と無表情になることがあるので、常に笑顔を心がけていきたいです。 ・意気込み：自分の頑張りが数字に表れ、会社への貢献を実感できる点に魅力を感じ、この度入社をさせていただきました。 １日でも早く仕事を覚え、皆さんのお役に立てるよう精一杯頑張ります。 お忙しいところ申し訳ございませんが、ご指導のほどよろしくお願いいたします。 ----------- （※署名） -----------
・件名は先述のように開封されやすい件名で
・一目で要点がわかる見やすいレイアウト
・適度な改行で読みやすい
最後に、「ご指導のほどよろしくお願いいたします。」などの結びの言葉を入れておくと好印象につながります！
取引先への挨拶メール文例
社内向けの文例と比べながら参考にしてみてください。前文や各文の語尾に違いがあります。
件名：入社のご挨拶【▲▲株式会社・新入社員××】 株式会社■■ 部長 A様 平素は大変お世話になっております。 この度４月１日付で▲▲株式会社に入社しました××××と申します。 ■■様は弊社とお付き合いの歴史が非常に長く、とても大切なお取引先と伺っております。 入社して間もない私ではございますが、１日でも早く新しい環境に慣れ、職務に励む所存でございます。 メールで失礼とは存じますが、取り急ぎご挨拶申し上げます。 今後もこれまでと変わらぬご指導を賜りますようよろしくお願い申し上げます。 ---------- （※署名） ----------
前述したように社内向けの文面に比べ表現が堅くなっています。
こちらの動画で新入社員あいさつのコツがまとめてあります。ぜひご覧ください！
まとめ
上司や先輩社員に対して贈る挨拶メールの作成準備はできましたか？
ポイントをまとめるとこのようになります。
・挨拶メールは入社初日に送る
・内容を簡潔にまとめる
・一目で内容がわかるような件名
・自己紹介で自分を伝える
・取引先に送る場合は、文章内容や表現に注意する
入社前に予習しておくべきマナーの１つとして参考にしていただき、新しく始まる社会人生活を華々しく充実したものにしてください！
最後までご覧いただきありがとうございます！