こんにちは！こんばんは！女性営業マンとして日々奮闘しているなっちゃんです！
営業デビューし顧客を持つようになった皆さんは、上司やチームにしっかりと仕事の報告をできていますか？
チーム内の進捗状況を正確に把握する為には、営業日報の活用が不可欠です。ただし、ただの日記で終わらずに仕事のツールとして使うためには、ちょっとした書き方のコツがあります。
今回は、おすすめのフォーマットと効率的で分かりやすい営業日報の書き方を紹介します。
目次
営業日報のおすすめフォーマット【まずはここから!】
早速営業日報のフォーマットとおすすめのツールを紹介いたします。
おすすめの基本フォーマット【10分で作成可能！】
上述の通り、営業日報は時間もお金もかけずに作りましょう。箇条書きでまとめるシンプルな様式であれば10分程度で作成できます。
それでは基本フォーマットを紹介します。
件名：2022/12/15営業日報 １．作業進捗 (1)A商事訪問 Xプロジェクトの商談 ・内容：Xプロジェクト進捗確認 ・日時：12/15 13：00～14：00 ・場所：A商事 第3会議室 ・参加者：A商事＝B課長、C係長 当社＝Q（自分） ・会議の概要： 商品の品質に問題がないことを確認の上、先方より押印済み。 A商事側の報告書作成に遅延が発生。 12/17日までに完了見込み。 完了後、12/18にC係長よりQまで連絡。 ・次回訪問日程：1月15日13：00～（アポイント済み） ・次回会議内容：プロジェクトの納期と会場の確定・確保手順 (2)・・・ (3)・・・ －－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－ ２．所感 (1) A商事B課長より、報告書作成に遅延が発生した旨の報告と謝罪を受けました。 同氏によるＸプロジェクトの評価は以下の通りです。 ・品質は両社が担保できるものである（本日押印済み） ・競合のＺ社においても同様のプロジェクトが進行中 ・単価、規模共に当社側のプロジェクトが勝っている（単価にして1円/個） ・展示会会場が確定せず、当社側にアテがないか聞きたいとのこと 単価面では競合より勝っているため、スピーディな展示会の実施で差をつける必要があります。会場の候補について相談したく、〇月〇日の会議後、15：00から30分の打ち合わせを希望します。 (2)・・・ (3)・・・
（１）のみ、サンプルとして文章を記入してみました。
番号の右に本日の作業を書き、下に箇条書きで簡潔に進捗をまとめましょう。非常にシンプルなので、仕事の営業日報に活用しやすいはずです。
無料日報はExcelではなくOutlookでの作成が便利
営業日報で使われる主なツールは「Excel」と「Outlook」がありますが、おすすめはOutlookです。もちろん他のメールソフトを使っている場合は、そちらでも全く問題ありません。
ExcelにはないOutlookならではのメリットを紹介します。
Outlookのメリット① 過去の営業日報の検索が簡単
Outlookで日報を作れば、過去のメールをキーワードで検索することができます。時系列ごとに自動で並んで表示されるため、取引の流れが追いやすいという点も魅力的です。
もちろんExcelでもシート内の単語を検索することができますが、普段から使い慣れていないと思わぬ時間がかかることもあります。
Outlookのメリット② 常に立ち上げているため、すぐに書き始めることができる
営業マンであれば、Outlookに限らずメールソフトを常に開いている方が多いかと思います。そのため、終業時すぐに書き始めることができます。
Outlookのメリット③ 余計な機能がないから時間をかけることがない
Excelは本来「表計算ソフト」なので、文章を書くためのツールではありません。機能が多く設定されているため、時間をかけて詳細に作ってしまいがちです。
メールソフトであれば、そもそも文章を作る以外の機能はないためシンプルな日報しか作りようがありません。
こちらの動画では、どのPCにも入っている「Word」での営業日報の作成方法について紹介されています。Outlookだけでなくこちらでの作成方法についても参考にしてみてください！
営業日報を効率的に作成する３つのコツ
・誰が読んでも同じ理解ができる文章にする
・時間をかけず文章を作るために、箇条書きにする
・所感を書くときは感想文にならないようにする
コツ①誰が読んでも同じ理解ができる文章にする
営業日報は、直属の上司だけではなく同じ部署のメンバーや上層部にまで転送されることもあります。
そのため、世代や役職に関わらず同じ理解ができる文章表現が必要です。
具体的には、5W1Hを意識して文章を作ることを心がけましょう。以下に例を紹介します。
・When:いつ
・Where:どこで
・Who：誰が
・What：何を
・Why：なぜ
・How：どのように
5W1Hは、「When：いつ」「Where：どこで」「Who：だれが」「What：何を」「Why：なぜ」「How：どのように」といった英単語の頭文字を取ったもので、伝えたい内容をこの要素に沿って構成すると、情報を整理できるのです。
引用元：kaonavi人事用語集
良い例
2022/12/15 日報 （1）A商事訪問 ・内容：Xプロジェクト進捗確認 ・日時：12/15 13：00～14：00 ・場所：A商事 第3会議室 ・参加者：A商事＝B課長、C係長 当社＝Q（自分） ・会議の概要： A商事側の報告書作成に遅延が発生。 12/17日までに完了見込み。 完了後、12/18にC係長よりQまで連絡。
会議における自分の感情や仕事にかける想いなどの記入は不要です。淡々と事実のみを書くことで、誰が見ても同じ捉え方をする文章になります。
コツ②時間をかけず文章を作るために、箇条書きにする
営業日報は、読みやすく作成時間の削減にもなる箇条書きで作成するようにしましょう。
文章で書いた営業日報と、箇条書きにした営業日報を比べてみてください。
文章で書いた営業日報
2022年12月15日 日報 本日の訪問先は、「A商事」と「株式会社B」です。 A商事ではXプロジェクトの進捗を担当者C様に確認しました。 相手側の資料作成に遅れが生じているとのことで、納期について次回の打ち合わせに持ち越しになりました。 株式会社Bでは、発生したクレームについて再発防止報告書を提出しました。 品質管理の責任者が不在のため、後日B社より回答があります。16日には担当者であるD様が出勤されるため、フォローの電話がけを行います。
箇条書きで書いた営業日報
2022/12/15 日報 （1）A商事訪問（担当者C様） ・Xプロジェクトの進捗を確認 ・A社側の資料作成に遅れあり。納期は未定 ・新しい納期については次回プロジェクトに持ち越し（1月20予定） （2）株式会社B訪問 ・クレーム発生に対する再発防止報告書を提出 ・品質管理の担当者D様が不在のため回答保留 ・後日B社より回答あり（12/16フォローの電話がけ実施）
コツ③所感を書くときは感想文にならないようにする
箇条書きで要点を書いた後は、その下に所感を書くようにしましょう。所感とは、仕事の進捗に対する自分の判断を書き込むものです。ただし、感想文ではないということに注意してください。
良い例と悪い例を見て、比べてみましょう。
良い例
２，所感 E部長による、新製品Vの評価は以下の通りです。 ・他社（G社）の類似商品Yより、＠5.0円安い価格である ・Yとの性能比較試験では、耐久時間に差はなかった ・E部長の希望する単価は〇円であり、〇円の乖離がある ・単価面の課題がクリアできれば、100千円/月の仕入れを確約する 現状の競合はG社のYのみであり、単価面の評価は当社が勝っています。 〇円の単価乖離について解決できれば、1月中の契約に応じるとのことでした。
競合他社との単価の違いを報告し、取引先からもらった課題（単価がまだ高い）についても報告できています。単価を見直すことで、具体的にどれくらいの金額をいつまでに契約できるかも書いてあることで、会議の資料としても活用できます。
悪い例
２，所感 E部長の反応を見ると、当社の新製品Vに対する評価は高いと思います。 他に競合がない場合は購入に踏み切れるという話を聞くこともできました。 しっかりフォロー訪問を行い、契約に結び付けます。
極端に悪い例ですが、このような文章は所感ではなく単なる感想文になってしまっています。
「しっかりフォロー訪問をします」といった抱負ではなく、「いつまでに、これだけ売り上げが入ります」という報告ができる所感にしてください。
こちらの記事では、日報と一緒に作成することの多い営業報告書の作成方法について詳しく解説しております。ぜひご覧ください！
営業日報はなぜ書かなければいけないのか
営業日報を書くことには、下記のような目的があります。
- 上司が部下のスケジュール進行・仕事内容を把握できる
- 自分の仕事の内容を振り返ることができる
上司が部下のスケジュール進行・仕事内容を把握できる
営業日報を作成することで、上司が部下の監視をしているように感じる方もいるかと思いますが、営業日報を確認することは実はすごく大切なんです！
チーム全体の動きを管理・トラブルを未然に防ぐ
上司には上司の仕事があります。たとえば、
- チーム全体のスケジュールを調節
- 個々の仕事内容から、チーム全体の戦略を立てる
- 仕事内容でマズいところがあれば適切に修正
など
上司にとって、部下の仕事内容を把握することは大切な仕事の一環なのです。
あらかじめ、ある程度の情報を把握できる
何かトラブルが発生したときにも、あらかじめ日々の情報を共有することですばやく連携を取ることができますね。
自分の仕事の内容を振り返ることができる
営業日報を書くことで、自分の仕事の内容を振り返ることができます。
自分の仕事を客観的に分析できる
自分の仕事を誰かに判断し評価してもらうことができれば成長は早くなりますが、なかなかそこまで恵まれた環境はなく評価してもらえません。
そこで自分自身で評価し判断できれば、「ここは、もうちょっと改善できたな」と次の目標を見つけやすくなります！
何かあった時に、過去の事例を探しやすい
日付順に仕事内容を管理しておくことで、何かあった時も「あの時はどうしたっけ？」「いつの出来事だったかな」と過去をさかのぼって情報を探しやすくなります。
まとめ
今回は、仕事で使える営業日報の書き方とフォーマットを紹介しました。
まとめるとこのようになります。
- 営業日報は時間もお金もかけずに作成できる。無料で日報を作成するなら「Outlook」でが非常に便利。
- 作成のコツは「誰が読んでも理解でき」「わかりやすく箇条書きで」「感想文にならないように」作成すること！「5W1H」を意識して作成しよう！
- 営業日報の作成理由は、上司が組織のスケジュールや状況の把握がしやすくなるだけでなく、自分の仕事を振り返ることができるため！
営業日報は営業部内での情報共有や連携においてとても重要です。効率よく活用して、会社全体でスムーズな報告ができるようにしていきましょう！
最後までお読みいただきありがとうございました。