こんにちは！こんばんは！女性営業マンとして日々奮闘している「なっちゃん」です！
「プレゼン資料の上手な作り方が分からない」「資料作りの参考になる本を知りたい」
この記事は、プレゼン資料の作り方が分からず悩んでいる方に向けて書かれています。
パワーポイントでプレゼン資料を作ったことがない人でも、基本的なテクニックが分かれば見やすい資料を簡単に作ることができますよ。
参考になる書籍も併せて紹介していきますので、効率的なプレゼン資料作りにご活用ください。
それでは、参ります。
目次
見やすいプレゼン資料が作れるようになる基本テク7選
プレゼン資料は単なる会議の資料ではありません。
資料とプレゼントークを通じて、自分の言いたいことを相手に伝えるためのコミュニケーションの道具です。
見やすい資料とは、「あなたの会社や仕事を知らない素人でも分かりやすくまとめられた資料」のことです。
徹底して相手の目線に立つことを意識して、これから紹介するテクニックを取り入れてください。
1．1つのスライドに込める内容は1つに絞る
1つのスライドに表示させるメッセージは、1つに絞ってください。
プレゼンを見ているお客様が、情報を頭の中で整理しやすくするためです。
例えば、あなたのプレゼンが取引先の会社の方に向けたものだとします。
あなたの会社の商品を買ってくれるお客様ですから、もちろん買っている商品の知識はあります。しかし、あなたほど専門的な知識を持っているわけではありません。
情報が詰まったスライドをあなたが見たとしても、しっかり理解できるかもしれませんが、取引先のお客様は違います。
お客様に経験の浅い新人がいた場合は、さらに理解に時間がかかります。
プレゼンの準備を進める際は「見てもらう相手は素人である」ということをイメージして進めることが大切です。その場にいる最も知識や経験が少ない人が、すんなりと理解できることが良いプレゼンの条件です。
そのために、最も大切なことが「1つのスライドには1つの情報」なのです。
2．スライド内の文字数をできる限り減らす
スライド内に表示する文字数はできるだけ少なくしてください。
これには2つの理由があります。
- 聞き手が理解しやすくするため
- プレゼンはあくまでコミュニケーションの1つであるため
文字を少なくして、イラストや表で視覚に訴える資料を作る
まず、「1つのスライドに1つの情報」でも述べたとおり、「聞き手はあなたの仕事の素人である」ことを想定してください。
スライドが文字でいっぱいになってしまうと、聞き手が情報を整理できないままプレゼンが終わってしまう危険があります。
文字をできるだけ少なくし、表やイラストを用いて視覚的に見やすい資料を心がけてください。
プレゼンは聞き手とのコミュニケーションのための手段
わざわざプレゼンを行う意味は、聞き手の反応によって話す内容を柔軟に変更して聞き手の理解を深めるためです。つまり、コミュニケーションのための手段としてプレゼンがあるのです。
文字がぎっしり詰まったスライドを、ただ読むのであれば時間をかけてプレゼンをする必要はありません。会社のパンフレットとして相手先に送って読んでもらうだけで良いわけです。
イラストや表を使い、補足が必要な部分を話し手の言葉で伝えれば聞き手にとって理解しやすいプレゼンになります。
3．専門用語は排除して簡単な言葉で伝える
スライドを作る際は、専門的な言葉は極力使わないように心がけてください。
業界内でのみ通用する専門用語も避けたほうが分かりやすい資料になりますし、会社内でのみ通用するような単語はNGです。
よく言われるアドバイスとしては、中学3年生が理解できる言葉くらいがプレゼンにはちょうど良いということです。
筆者のプレゼン実体験｜お客様は当社の商品のプロではない
営業時代、筆者はよく来賓向けのプレゼンを任されました。
リハーサルでの社内評価もよく、万全の態勢で迎えたつもりでしたがプレゼン後に相手方の幹部がおっしゃった言葉は予想と大きく外れていました。
「部下は分かったかもしれないけど、僕はちんぷんかんぷんだったよ」
私がいた会社はSUSXM7という名前のステンレスでできた家具製品を扱う会社です。ステンレスの特性や成分などは業界内では基本知識なので説明を省いたのですが、ここがダメだったようです。
大会社で上役になると、社内の様々な部門を見るため専門的な知識は部下に任せているケースがあります。
プレゼンでの私は、「業界情報に詳しくないけど権限を持つ幹部の方」に向けて分かりやすくプレゼンする使命があったはずなのに、専門用語連発の実務者レベルのプレゼンを行ってしまったのです。
プレゼンは、聞き手の全員が理解できるようにターゲットを決めて取り組むことが大切だと学ぶことができました。
4．タイトルの1番最初に興味を引く内容を入れる
スライドを作る際のコツとして、「1番最初に興味を引く内容を入れる」ことが挙げられます。
Aという商品を導入することで作業時間が半分になるなら、作るタイトルはこうです。
「作業時間が半分に短縮！Aを導入した実体験」
伝えたい結論を、最初に持ってくるのです。
これは、人間が物を読む時に左上から読み始める「Zの法則」に関係してきます。
プレゼン資料作りに活用できる「Zの法則」
プレゼン資料を作る際は、「Zの法則」に沿って作成すると読みやすくなります。
Zの法則とは、人間がものを読む時の目の動きが「左上から右上、続いて左下から右下に続く」というものです。
最初に目がいく左上に最も重要な結論を持ってくることは、この点でも理にかなっています。
5．使用する色は3色までに抑える
プレゼン資料に使う色はできれば2色、多くても3色に抑えてください。それ以上使うとゴチャゴチャして分かりづらい資料ができあがります。
1つ目の色は「ベースカラー」です。スライドの背景色に使う色を指しますが、通常は白色になると思います。
2つ目の色は、「メインカラー」です。見出し部分やキャラクターの吹き出しなど、要所で頻繁に使用する色です。
最後に、アクセントカラーです。プレゼンの中で特に強調したい場所で使うことで、聞き手にアピールできます。
3つの割合は、7.5-2-0.5くらいが適切です。
特にアクセントカラーは本当に強調したい時のみ使うことを心がけてください。
使いたい色が決められないあなたに｜Color Calculator
ベースカラー以外をどの色にすればいいか分からない人におすすめのツールが「Color Calculator」です。
使いたい色を1つ選択すると、相性の良い色を自動で選択してくれます。
無料のツールなので、お気に入りにして損はありません。
6．余白は多めに
これまでのテクニックと同様、見やすいスライドを実現するために余白を多めに入れるようにしてください。
余白を意識すれば、自然と字を減らしてイラストを使った構成になります。
適切な行間のスペースとは
パワーポイントで設定できる「行間」を1.5に設定しましょう。
デフォルトの設定では1.0になっていますが、これでは文字と文字が近づいて圧迫感があります。
1.5にしてみると、遠くからスライドを見ても適度な感覚で読みやすいです。
7．フォントを〇〇〇〇に統一する
プレゼン資料を作る際に使うフォントは、「メイリオ」に統一しましょう。
理由としては、「メイリオは読みやすさ重視で開発されたフォント」だからです。
Windows vista以降に搭載されている比較的新しいフォントですが、すでにWindows 10が標準といえる現在では全てのPCに搭載されていると言ってよく、誰でも使うことができます。
さらに、ゴシック体などのベーシックなフォントに比べて通常文字と太字の差がくっきりとあらわれるため、強調したい部分が分かるようになります。
自分で作ったスライドのフォントを、メイリオとその他で比較してみると違いが分かりやすいですよ。
プレゼン資料作りの参考になる必読の書籍3選
これまでは、プレゼン資料を見やすく作るための基本テクニックを7つ紹介してきました。
残る課題は、「いかに伝わりやすいプレゼンを行うか」ということです。
プレゼンはあくまでコミュニケーションなので、同じ資料を使っても人によって結果は大きく変わってきます。
「プレゼンが上手な人はどうやって練習したのか」
プレゼンのプロの方の書籍を読めば、上達のヒントが見えてきます。
口コミが高評価の書籍を3つ、ご紹介します。
1．ゼロからのプレゼンテーション
【おすすめする理由】
本当にプレゼンが苦手な人におすすめできる本がこれです。
「プレゼンは準備と慣れで何とかなる」というテーマで、プレゼン素人から始まって達人の域にまで達した著者の体験談を読むことができます。
本当にプレゼンが苦手だった人がプレゼンのプロになるまでの体験談を真似していくことで、どんな人でも上達できるようになるでしょう。
【価格】
単行本：1,430円（税込）・Kindle 価格:￥1,359(税込)
引用先：Amazon.co.jp
【特徴】
基本編→上級編→達人編と、読者のレベルに合わせて構成が分かれています。
著者がプレゼン力0の頃から努力した経験を追いかけるように読み進めることで自然と成長できるように書かれています。
【こんな人におすすめ】
プレゼンの経験がある人で、自分のレベルが「下手」「入門レベル」だと感じている方
【口コミ】
【良い口コミ】
上からではなく、同じ目線からプレゼンテーションを一緒に考えてくれる視点がいい。
引用先：Amazon.co.jp
【悪い口コミ】
東大生が死ぬほど努力してプレゼンを上手くなったという印象でした。 コストパフォーマンス的に不満です。
引用先：Amazon.co.jp
筆者が「ゼロからのプレゼンテーション」を読んだ感想
この本は、筆者がプレゼン力の向上のために読んだことがあります。
スライドの作成テクニックよりも、発表者のプレゼン力向上に焦点を当てた内容です。
プレゼンテーション力の成長テクニックを基本編→上級編→達人編の3つに分けて紹介されています。
私に場合は、基本編の内容を徹底して反復して読みなおすことで自分の社内プレゼンを乗り切りました。基本編の熟読だけで、プレゼンをしたことがない人でも人前で発表できるくらいに成長できます。
達人編まで進むと経営者クラスが持つプレゼンのテクニックについての解説が入り、相当に高度なものになります。本格的で実践は難しくなりますが、読んでみる価値はあります。
1冊買ってしまえば長きにわたってバイブルにできる本です。
2．社内プレゼンの資料作成術
【おすすめする理由】
ソフトバンクの孫正義社長から、あらゆるプレゼンで1発OKを勝ち取り続けた著者の資料作成テクニックが紹介されています。
紹介されているテクニックは「5～9枚のスライドで説得力を生む方法」や、「キーメッセージは13字以内」などの実践的なスライドの作成法が中心の構成です。
少ないスライドとメッセージで聞き手を納得させるテクニックが学べるため、忙しくて勉強の時間が取れないビジネスマンにもピッタリの内容の本です。
【価格】
単行本：1,760円（税込）・Kindle 価格:￥1,426(税込)
引用先：Amazon.co.jp
【特徴】
著者がソフトバンク時代に社内で学んだプレゼン方法を体系的に学ぶことができます。
3分という短い時間でプレゼンを終わらせることを前提に「どのようなロジックでプレゼン資料を作れば上手くいくのか」がシンプルかつ詳細に書かれています。
【こんな人におすすめ】
最小のスライド枚数と発表時間で聞き手を納得させる方法を知りたい方
【口コミ】
【良い口コミ】
社内プレゼン資料を作って、もう２０年以上になるが、基本をもう一度見直すには、とても参考になった。
引用先：Amazon.co.jp
【悪い口コミ】
内容はいいのだが、複数ページに渡って最上段の文字が切れていて読めないページがある。
引用先：Amazon.co.jp
3．伝わるプレゼンの法則100
【おすすめする理由】
プレゼンのプロが実際に使っているテクニックを、なんと100個も紹介している圧倒的なボリュームの本です。
伝わるスライドの作り方以前のテーマとして発表ストーリーの組み立て方から解説がはいいており、プレゼン内容の組み立て方から勉強したい方に最適です。
基礎から応用、小技まで体系的に学べる構成になっています。
【価格】
単行本：1,980円（税込）・Kindle 価格:￥1,881(税込)
引用先：Amazon.co.jp
【特徴】
プレゼンテクニックが100個も収録されており、ボリューム満点の内容でコスパが良いです。
法則はいずれも見開きで完結するため、少しの時間ができた時に本を開けば着実にノウハウを学べるように作られています。
【こんな人におすすめ】
すぐにでもプレゼンのレベルを向上させたい方、プレゼンの発表が近い方
【口コミ】
【良い口コミ】
ここまでプレゼンの基本的なノウハウから気の利いた小技まで体系的に教えてくれた本があるだろうか。
引用先：Amazon.co.jp
【悪い口コミ】
デザイン要素の作り方までは紹介していないのが残念 。
引用先：Amazon.co.jp
まとめ
・読み手目線を意識した見やすさを追求する
・参加者の中で1番の素人の人が分かる内容で作る
・話し方や心構えは書籍を読んで練習の参考にする
見やすいプレゼン用スライドの作り方と、練習の参考になる書籍について紹介してきました。
基本のテクニックが使えれば誰でも、見やすいスライドを作ることができます。また、プレゼンは話し手のテクニック次第で聞き手の理解を更に促すこともできます。
【プレゼンはコミュ二ケーションの手段である】【聞き手目線で資料を作る】
この2つを頭に入れて、スライドづくりに取り組んでください。
皆さんのプレゼンが成功できるように応援しています。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。