こんにちわ！こんばんわ！女性営業マンとして日々奮闘しているなっちゃんです！
お客様へ行くことの多い営業パーソンは手元に名刺が増え続けます。熱心に客先回りをすればするほど集まっていきますので、お客様の名刺は営業パーソンにとって勲章のようなものです。
しかし、溜まった名刺の管理はできておりますでしょうか。整理しないと、せっかく集めた名刺もその後の営業活動に活かすことができません。それでは名刺交換をしただけになってしまいます。
管理の方法にもいくつかありますが、今回は名刺のファイル整理についてご説明いたします。たくさん集めた名刺を営業活動にうまく使い、成績アップを目指しましょう。
目次
名刺のファイル管理方法
- バインダー式名刺ホルダー
- 回転式名刺ホルダー
- ファイル式名刺ホルダー
名刺をファイルで管理するメリットは、まず低コストでできることです。特にまだまだそこまで手元に枚数が無いという場合は、ファイルによる管理をお薦めします。
それにもらった名刺を使って管理をすることができるので、何か特別なことをすることなく、すぐに管理することができます。
手軽に、そしてすぐに名刺管理ができるので、ファイルによる名刺管理は始めやすいです。
それぞれの特徴を見てみましょう。
バインダー式名刺ホルダー
名刺の整理や管理と聞いた時、多くの方がイメージするのがファイル形式の名刺ホルダーによる管理ではないでしょうか。名刺をもらってすぐに管理できますし、自分なりにどのように整理するかも決めることができるメリットがあります。
例えば、下記のようなバインダー式の名刺ホルダーは非常にオーソドックスでお薦めです。
バインダー形式のため、名刺が増えていった場合、シートの追加もできるので、まだ枚数の少ない方には便利に使うことができるのではないでしょうか。
ただし、名刺の枚数が増えていくと、整理が少々煩雑になります。また、かさばりもしますので、持ち運びにもあまり向いていません。しかし、多くの名刺を簡単に素早く管理できるので、特に新入社員の方に便利ではないでしょうか。
回転式名刺ホルダー
ファイル形式のホルダーだけでなく、回転式のフォルダもあります。日めくりカレンダーのように、めくって目当ての名刺を見つけることができます。
ダイヤルを回し、名刺を検索します。こちらの商品は50音とアルファベット、2種類のインデックスも付いています。
また、見た目もスタイリッシュです。デスクの上に置いておくだけで、見栄えもいいものとなるでしょう。
ファイル式名刺ホルダー
時系列で管理をしたい場合にはファイル式名刺ホルダーが便利です。
バインダー式とは違い、ページの補充ができないことがデメリットにはなりますが、何かの拍子で整理していたものがバラバラになるリスクはありません。
また、名刺をもらった順番に入れるだけで、時系列の管理が可能となりますので、何も考えずに整理していくことができます。
バインダー式、回転式、ファイル式とご紹介しましたが、これらの管理はどれも手軽にできます。そのため、すぐに名刺管理を始めたいという方にはとてもお薦めです。
どのような名刺整理が良いか
管理するための手法があったとしても、どのように名刺を整理すれば良いか。これはとても重要です。
管理と整理ができていないと、営業ツールとして使うことはできません。上手に整理をすることで、営業成績を上げることに繋げましょう。
名刺整理の目的
名刺整理をする目的をしっかり決めておかないと、何故行うのかがわからなくなります。そして、目的が無いと、整理の意味も無くなってしまいます。
営業パーソンにとっての名刺整理は、自身の営業活動に利用できるようにすることが一番の目的になるでしょう。
主要顧客で連絡をよく取る先や、今後の見込み顧客となりうる先などと整理をすることで、具体的な訪問や今後のスケジュールなどを立てるためのツールになります。
またすぐ売り上げには繋がらないが、今後の見込み顧客になりうる先は、特に新規営業展開において、非常に重要な情報となります。
では、具体的にはどのような分類分けが良いのでしょうか。
営業ツールとなる名刺の分類例
具体的にどのような分類に分けると良いかですが、例えばこのようなことがあります。
- 売り上げを見込める先
- 訪問アポイントを取るべき先
- 今後の新規顧客になりうる先
- あまり今後も顧客にはならないであろう先
このようなフラグや属性をそれぞれ交換した名刺に付けることで、どんな相手先なのかが名刺から判断できます。そのように分類しておけば、後々の営業活動に利用することができます。
しかし、どのように分類分けをしていけば良いでしょうか。
その判断には、どのような人と名刺交換をしたのかが重要になります。
人物別の名刺整理
名刺交換をした相手がどんな人物でしょうか。名刺交換をした相手ごとに、整理をする目的も変わってきます。
そのため、まず交換した名刺を大きく下記のような人物に分けてみてください。
- 頻繁に連絡を取っている人物
- 今後、顧客になりうる人物
- 名刺交換後、一度も連絡を取っていない人物
- 名刺交換をしたことさえ忘れている人物
それぞれ順番に見てみましょう。
頻繁に連絡を取っている人物
頻繁に連絡を取る先は、既に顧客になっていたり、あるいは重要は見込み顧客であることが多いと思います。
彼らは優先的に保管されている必要があり、名刺もなるべく分かりやすく整理をすべきです。
例えば新しい商材が出てきた時、すぐに連絡をできるようにしておいたり、話が既にしやすい先のはずですので、電話もすぐできるようにしたりすることが重要です。
今後、顧客になりうる人物
今はまだ取引はないが、名刺交換をした時に今後、顧客となりうると感じた先は新規展開においてとても重要です。
見込み顧客としてカウントし、常に連絡を取るわけではないが、例えば近くに行くからアポイントを取ったり、メールで連絡をしたりできるように、こちらも優先度を高めて整理しておいた方が良いでしょう。
新規顧客獲得が主題となる営業パーソンにとっては、この名刺整理をするかしないかは営業成績にも反映されると言ってもいいでしょう。
名刺交換後、一度も連絡を取っていない人物
名刺交換をするにはしたが、その後連絡を取っていない先は、そこまで重要な人物とは言えないでしょう。
ただ、今後の見込み客となる可能性がゼロではないでしょうから、定期的なメール配信に使うなど、顧客化するための営業活動に利用することは可能です。
優先度は高くないですが、少なくとも名刺交換をしたことを覚えているのであれば、自分が扱う業務には関係があるはずです。整理だけはしておきましょう。
名刺交換をしたことさえ忘れている人物
名刺交換をしたことを忘れている人物は、そこまで自分の業務にとっても重要でないことが考えられます。
例えば展示会に行った時、名刺交換をすることは非常に多いのですが、1日に名刺交換をする回数が多ければ多いほど、自分にとって関係ないと思うものは覚えていません。
そのため、この名刺はほぼ使えることはないと決め付けてしまってもいいかもしれません。
このように名刺交換した相手がどんな人物なのかに分類し、自身の営業活動にどのような影響があるのかを見極めることが大きな名刺整理の目的になります。
名刺の整理手法について
名刺交換した相手がどんな人物かのグループ分けが終わったら、どのように整理をするのか考えましょう。
グループごとにホルダーを分けることもいいですが、最初は1冊の中で整理をしても構いません。
整理手法には下記のようなものがあります。
- 五十音順
- 時系列順
- 地域別
こちらも一つずつ見てみましょう。
五十音順
ア行やカ行のように、五十音順でインデックスを設けて並べていく手法です。顧客別に並べるし、非常にシンプルな手法です。
連絡したい会社名があれば辞書のように調べることもできますし、見失いこともありません。電話掛けをする際などは、非常に有効でしょう。
ただ、新しく名刺交換をすると、入れ直したりする必要が出てくるので、その点はデメリットでもあります。
時系列順
名刺交換をした日付ごとに整理をしていく手法です。どの時に会ったかということで覚えていることもあるので、この手法も難しくはないでしょう。
名刺交換をした順番に名刺を整理していけばいいので、あまり考えることもないですし、簡単に整理することができます。
ただし、社名しか覚えていない時は探し出すのに手間が掛かります。五十音順との大きな違いはこの部分になります。
地域別
これは訪問を主体とする営業パーソンにお薦めなのですが、地域別に名刺を整理し、1件のアポイントが取れたら、ついでに訪問できる先を見つけやすいというメリットがあります。
近い場所ごとに名刺を整理することになるので、整理そのものには時間を要してしまいますが、実際の訪問アポイントを取る時には、とても便利なツールになるのではないでしょうか。
グループ分けをし、さらに実際の整理にも様々な手法があるので、ご自身に合ったものを選ぶことが大切です。
もちろん実際に試してみた結果、途中で変更するということもできますが、量が多ければ多いほどその作業は大変になります。そのため、なるべく早い段階でどのような整理をするのかを決めると良いでしょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか。ファイルによる名刺管理と整理を行うことで、営業ツールとして使用することができます。
ファイルによる管理であれば、あまり悩むことなく実施することが可能です。
是非、過去に交換してきた名刺が現在どのようになっているのか、一度振り返ってみてください。
そして、どんな相手なのかを見極め、目的を持って名刺整理を管理を行ってみてください。