こんにちわ！こんばんわ！女性営業マンとして日々奮闘しているなっちゃんです！
皆さんは普段から営業で忙しくされていると思いますが、資料整理はどのようにされていますか？
忙しいと、気づけば机が資料の山…という方もいらっしゃると思います。
そんな方に今回はファイルを使った資料整理のコツをご紹介します。
資料を整理整頓することにより仕事の効率は飛躍的にアップします。
こちらの記事を参考に仕事の効率アップ→売上アップを実現しましょう!
ぜひ最後までお付き合いください。
目次
ファイルを使った資料整理のコツ
どうやったら資料の整理できるんだろう!
そんな時はファイルを使うことをおすすめします!
忙しい営業マンにとって資料整理は永遠のテーマですよね。
整理整頓についてこんな声があります。
ファイルを使うことによってきれいに資料整理することができますので、ファイルを使った資料整理のコツを紹介します。
コツはこちらの４つです！
・ファイルの種類を使い分ける
・ファイルを色分けして管理
・テプラシールを使う
・インデックスシールをうまく活用
それでは１つづつ見ていきましょう。
ファイルの種類を使い分ける
ファイルと言っても種類があります。「見やすさ」・「収納量」・「取り出しやすさ」を評価しながらファイルの種類を紹介していきます。
合わせてそれぞれのファイルのおすすめ商品も紹介します。
その時々であったファイルを使用しましょう。
クリアホルダー
数枚の書類保管に向いています。汚れからも守ってくれ、取り出すのも簡単です。
ただ、大量の書類を挟んでしまうと、はみ出してしまうため、向いていません。
少量の書類を気軽にファイリングする時に利用しましょう。
| 見やすさ | 収納量 | 取り出しやすさ |
| ○ | ✕ | ◎ |
【サンノート A4クリアホルダー 10枚】
［価格］１１０円（税込）※２０２１年４月現在
［口コミ］
透明度が高く、中に挟めた書類がきれいに見えます。
使いやすい厚さです。
引用：楽天市場
クリアファイル
穴を開けることなくファイリングすることができます。
収納した書類を本のように見ることができ、汚れからも守ってくれます。
ただ、収納量はそれほど多くは有りません。
| 見やすさ | 収納量 | 取り出しやすさ |
| ○ | △ | ○ |
【シンプリーズ クリアーファイル(透明) グレー 186TSP(1冊入)】
［価格］１４７円（税込）※２０２１年４月現在
［口コミ］
印刷した紙を 最初は 穴を開けてファイルに閉じようと考えていたのですが
この、ファイルを 買った結果、使いやすく 綺麗に保存もできるので良かったです。
まだまだ ファイルが必要なので リピ確実です。
引用：楽天市場
フラットファイル
資料に穴を空けて留めるタイプのファイルです。
１００枚前後の書類を持ち運ぶときには便利なファイルです。
ただ、一旦留めてしまうと取り出すのが時間がかかってしまいます。
| 見やすさ | 収納量 | 取り出しやすさ |
| ○ | ○ | △ |
【カウネット フラットファイルエコノミーA4縦青】
［価格］２７２円（税込）※２０２１年４月現在
［口コミ］
日本製なので、安心して購入しました。
問題なく利用しております。
引用：楽天市場
パイプ式ファイル
フラットファイルと同じく穴を空けて留めるタイプのファイルです。
留め具がパイプ式のため大量の資料でもしっかりホールドしてくれるため、大量な資料を長期的に保管するのに向いてます。
ただ、取り出しやすさは高くないため、利用頻度の高い資料を留めるには向いていません。
| 見やすさ | 収納量 | 取り出しやすさ |
| ○ | ◎ | △ |
【forestway/パイプ式ファイル両開き とじ厚 a4タテ 青】
［価格］３６０円（税込）※２０２１年４月現在
［口コミ］
留め金のところがしっかりホールドして書類の重さに耐えてくれます。
引用：楽天市場
ファイルを色分けして管理
資料の種類や年代によってファイルを色分けすると、見たい時に探しやすくなります。
また、他の営業マンがファイルを使いたいときでも見つけやすい点がメリットです。
こんな声もあります。
色分けルールを決めてファイル管理しましょう。
テプラシールを使う
ファイルにテプラを貼ることで、より管理しやすくなります。
忙しい時にたくさんあるファイルの中から見たい資料を探すのは大変ですよね。
ファイル表紙や背面に貼れば何の資料が入っているファイルか一目瞭然です。
【テプラPRO ベージュ SR170(1台)】
［価格］５，８１９円（税込）※２０２１年４月現在
［口コミ］
最近の流行りの小さいものにしようか迷いましたが、アナログな私にはこちらで充分です。
特に不便もなく、ファイルや書類整理に使っています。
引用：楽天市場
また、最近はスマホを使ったテプラもあります。
【KING JIM ラベルプリンター テプラ lite LR30 ホワイト】
［価格］４，９００円（税込）※２０２１年４月現在
［口コミ］
スマホで簡単にできる。
手のひらサイズでコンパクト！収納するのにも邪魔にならないのが良い！
引用：楽天市場
インデックスシールをうまく活用
より資料を探しやすくするためにインデックスシールの使用をおすすめします。
資料に貼るのもいいですし、クリアホルダーに貼るのもいいでしょう。
他の営業マンが資料を探すときも見つけやすく、便利です。
【コクヨ タックインデックスカラー 中 6色詰合】
［価格］７４円（税込）※２０２１年４月現在
［口コミ］
６色ありますので、カテゴリ分けには重宝します。
見た目も色鮮やかなのできちんとインデックスとしての役割を果たせていると思います。
引用：楽天市場
資料を増やさないためのコツ
ファイルを使った資料整理のコツをお伝えしましたが、日頃から資料を増やさないことを癖付けできれば、より資料整理しやすくなります。
資料を増やさないためのコツはこちらの２つです！
・必要ないものはすぐに処分
・スキャンしてデータ保管
必要ないものはすぐに処分
必要ない書類でも「もしかしたらそのうち使うかもしれない…」と、ついつい残してしまという方も多いですが、その癖が机を資料の山にしてしまいます。
もし処分に迷ってしまう時は、一旦残す資料用のファイルを作って入れましょう。
そして、半月や１ヶ月の一定期間経過しても見なかったものは処分してしまいましょう。
スキャンしてデータ保管
スキャンしてデータ保管すれば、紙の資料は増えません。
スキャンする手間はありますが、後々資料が溜まって仕事の効率がダウンすることを考えればメリットは大いにあります。
データで保管することでコストやセキュリティ面でもメリットがあります。
以上が資料を増やさないためのコツです。
書類整理について、こちらの動画も参考にしてみてください。
こちらの本もおすすめです。
【仕事ができる人はなぜデスクがきれいなのか 超・オフィス整理術】
［価格］１，４３０円（税込）※２０２１年４月現在
［口コミ］
定石通り、「減らす」から入るのですが、15分でできる範囲に区切る、15秒以内に判断する、など、具体的なノウハウもあり、なかなかためになりました。
簡単に読める本なのでおすすめだと思います。
引用：楽天市場
また、こちらのページも参考にしてみてください。
PC内の資料整理もしよう!
紙の資料が整理できたところで、PC内の整理も行いましょう。
PC内でも「資料がない」と探している時間がとても非効率です。
机もPC内も整理できれば、仕事が効率良くなること間違いなしです。
PC内の整理についてはこちらの動画をご覧ください。
まとめ
いかがでしたでしょうか?
今回はファイルを使った資料整理のコツをお伝えしました。
ファイルをうまく利用することで資料整理ができ、仕事のできる環境を作ることができます。
ぜひ参考にしていただいて、効率アップ→売上アップに繋げていただければうれしいです。
最後まで読んでいただいて、ありがとうございました。