【文例あり】営業メールの断り方!相手を不快にさせないコツはこの３つ!!

こんにちは！こんばんは！女性営業マンとして日々奮闘しているなっちゃんです！

「メールできた営業を断りたいけど、相手に不快な思いをさせたくないなぁ・・・」とうまく断れず、対応に悩まれた経験はありませんか？

なっちゃん

メールの文面から一生懸命営業しているのもわかるし、なんだか申し訳ないと思ってしまいますよね。

必死に営業してくれる人に対して「ごめんなさい」と言うことはなかなか難しいですが、買う意思がないならウヤムヤにせずキッパリと断るべきです。

今回は営業メールを送ってくれた相手に、変な期待をもたせることなくキッパリと諦めてもらうための断り方を紹介いたします！

【営業メールの断り方】相手を不快にさせないコツ3つ

早速、営業メールの断り方の3つのコツを文例を交えて紹介していきます。NGな文章も紹介しているので、あわせて参考にしてみてください。

3つに共通するコツは「相手を不快にさせないことを最優先に考える」ことです。

それでは一つずつ見ていきましょう！

提案してくれた相手へ感謝の気持ちを伝える

まずどんな内容のメールであっても、返信する際は必ず相手への感謝の気持ちを書くようにしましょう。

【OKな文章】

(例)この度は、貴社の新製品を丁寧にご説明いただき、誠にありがとうございます。 

感謝の気持を伝えることは、営業メールへの対応だけでなく、全てにおいて最も大切なことと肝に銘じておきましょう。

【NGな文章】

敬意を欠くようなことは絶対NGです。

提案してくれた相手への感謝の気持ちは、例えそれが飛び込みの営業メールであったとしても、必ず伝えるようにしましょう。

社員A

今回は縁がなかったただけで、今後いつどこで相手とつながるかわかりません。そのつながりが大きなビジネスチャンスになる可能性も大いにあります！

曖昧な返事をせずにキッパリ断る

導入・採用するかどうかの結論は、可能な限り序盤に書くようにしましょう。

【OKな文章】

(例)社内にて導入を検討いたしましたが、今回は見送らせていただくこととなりました。 

「見合わせる」や「見送る」は比較的柔らかい表現になり、「辞退する」は少し堅めな印象になります。「お断りします」という表現ですと、ストレートすぎて少し拒絶的な印象がありますので、状況によって使い分けてみると良いでしょう。。

なっちゃん

曖昧な返事はせず、キッパリと断るようにしましょう！ですが言い方で印象は大きく変わってしまうため、言葉選びは慎重に！

【NGな文章】

相手が「脈アリかもしれない」と思ってしまうような、期待を持たせる表現はさけましょう。

結論の前に、長々と辞退するに至った経緯を説明するのも避けた方が良いでしょう。一見すると丁寧な印象を与えますが、結論がうまく伝わらず、OKの意味に捉えられてしまう可能性があります。

提案が飲めないことを謝罪する

謝罪の言葉を入れると、相手を否定せずに非常にスマートです。

【OKな文章】

(例)ご期待に沿えず、大変申し訳ございません。

採用に至らなかったことへのお詫びの気持ちを伝えるようにすると、相手としても落ち込みのダメージが少なく、こちらの印象も悪くなりません。

【NGな文章】

相手へのお詫びの気持ちが全くないものや、敬意を欠くようなものは絶対NGです。

社員B

メールでの対応は、表情や声色を確認することができず冷たく感じてしまいますので、あまりにも無機質な対応では流石に落ち込んでしまいます。

用件だけを書いたメールは、血が通っていないような冷たい文章になってしまいますので、今後のお付き合いにつなげるためにも、丁寧に謝罪の気持ちを伝えることが大切です。

こちらの記事でも営業メールの返信について解説しております。当記事だけでなくこちらの記事も併せてご覧ください。

3つのコツを使った営業メールの断り方例

これまで紹介してきた3つのコツを盛り込んで、営業メールに対する断りのメール文章例を作成いたしました。

営業内容や社内状況によりメール内容は変わりますが、参考例としてぜひご活用ください！

(メール参考例）
株式会社〇〇　営業1課　A様


大変お世話になっております。

Y株式会社 管理部 Bです。

この度は、貴社の新製品をご提案頂き誠にありがとうございます。(謝礼)

弊社にて貴社商品の導入検討をした結果、今回は辞退させて頂くこととなりました。(結論)

ご提案頂いた製品は、当社の「業務の効率化」という課題に直結する素晴らしいものでしたが、導入にあたってのコスト面をクリアできず、今回は導入を見送るとの判断に至りました。(不採用理由)

ご期待に沿えず、大変申し訳ございません。(謝罪)

またの機会がございましたら、ぜひよろしくお願いいたします。
末筆ではございますが、貴社並びにA様の益々のご発展をお祈り申し上げます。

メールの最後に「また何かあったら別の案件を持ってきてください」「あなたと会社の発展を応援します」という一言を入れることで、より丁寧さが増した断りメールになります。

なっちゃん

すでに取引がある会社が相手であれば、「今後ともよろしくお願いいたします」でOKです！

こちらの動画で断りメール術について詳しく解説しております。ぜひこちらもご覧ください！

断るならキッパリと素早く断るべき理由

営業メールの断り方について、3つの文例を紹介いたしました。

少し極端に感じる部分もあるかと思いますが、皆様なりにアレンジして活用いただければと思います！

ここで皆様にメールで断る際にぜひ注意していただきたいことがあります。

それは「買う気がないのなら、迅速にキッパリ断ること」です。

「相手を不快にさせたら嫌だなぁ」とか「今回はダメだったけれど、今後のためにキープしておこうかな」などと断らずにズルズルと引き伸ばしていると、いつまでも商談が終わらず、双方にとってただの時間の浪費となりマイナスにしかなりません。

まとめ

相手を不快にさせない営業メールの断り方について紹介いたしました。

まとめるとこのようになります。

営業メールの断り方に共通するコツは「採用する気がないのであれば、キッパリと迅速に断る」「相手を不快にさせないことを最優先に考える」ことです。

ぜひ、スムーズな断り方を身につけて効率の良い仕事に役立ててください。

最後までお読みいただきありがとうございました！