名刺整理の方法を徹底解説!誰でもすぐに実践できます!

こんにちは！こんばんは！女性営業マンとして日々奮闘しているなっちゃんです！

取引先の相手に連絡を取りたいとき、名刺整理ができておらず名刺を探すのに時間がかかってしまったという経験はないでしょうか。

必要なときにすぐに名刺を見つけられないと無駄に時間がかかってしまい、他の社員と差ができてしまうことにもつながります。

さらに、営業成績が優れている方などは名刺整理がしっかりとできている場合が多く、名刺整理の出来が後のキャリアに影響してくる可能性も否めません。

しかし、その大切さは分かってはいるものの、方法がよく分からず、戸惑っている方もおられるのではないでしょうか。

そこで本記事では名刺整理の方法を徹底解説していき、どういうツールがあるのか、それぞれの方法にどういう人が向いているのかなどをしっかり解説していきます。

なっちゃん

名刺整理の方法を知りたい方は必見の内容です。

以下の記事ではおすすめの名刺整理アプリを紹介しているため、興味がある方は是非見てみてください。

名刺整理の方法

今は名刺整理をする際にも多くの方法があり、企業などの組織、個人がそれぞれの用途に応じて様々な方法で名刺を整理・管理しています。

一般的な名刺整理の方法としては、以下の2つがあげられます。

それぞれについて以下で詳細に説明していきます。

アナログ方式

アナログ方式とは名刺1枚1枚をそのままの状態で保管しておく名刺整理方法です。

名刺に情報を追加したい場合やメモを残したい場合にはすぐに書き込むことができる点が大きなメリットです。

使われるツールとしては以下のようなものがあげられます。

これらのツールを用いて名刺を整理・保管しておくことで、必要なときにそこからすぐに名刺を取り出して使っていくことができます。

なっちゃん

昔から使われている方法なので馴染みがある方もいるのではないでしょうか。

また、アナログ方式にはツールごとにそれぞれ適した整理方法があるのも特徴となっています。

以下では、それぞれのツールを用いて名刺を整理する方法を紹介していきます。

ボックスを用いた整理

専用のボックスを用意して、そこに名刺を整理・保管していく方法です。

ボックスは一般的に容量が大きいことから、多くの名刺を保管することが可能で、名刺の枚数が多い方に向いている方法となっています。

営業職など、多くの取引先と名刺交換する機会があるような方には合っているかもしれません。

さらに、名刺の並べ方にも様々な方法があり、担当者や企業の名前ごとに五十音順に並べたり、名刺を交換した順に時系列に並べたりするなどの方法があります。

五十音順に並べておくことで特定の人の名刺をすぐに見つけられ、また、時系列で並べた場合には以前の担当者の名刺と間違えるなどの心配もほとんどなくなります。

なっちゃん

サイズもコンパクトなものが多いため机の中にしまっておくこともできますね。

ファイルやフォルダを用いた整理

ファイルやフォルダを用いた場合には、ボックスに比べて名刺が見やすくなるという点がメリットとなっています。

企業や業種ごとに1つのページにまとめて管理することができ、担当者が変わった場合には古い方の名刺を新しい方の名刺の下に重ねて収納できるなど、見た瞬間に特定の名刺を見つけやすくなっています。

また、サイズもコンパクトで保管場所に困ることもほぼありません。

そのため、扱う名刺の数に関係なく、どのような方にも向いている方法だと言えるでしょう。

ボックスに比べ容量が小さいことが多く、収納できる名刺の数に限りがあるというデメリットもありますが、ファイルやフォルダを複数枚用意すればその点はカバーすることが可能です。

なっちゃん

ファイルやフォルダを使うことでコストもあまりかからずに名刺を整理することができます。

ノートに貼り付けて整理

この方法はボックスやファイルなどに比べてコストがかからないという点が大きな特徴です。

名刺整理にコストをかけたくないという人には向いている方法と言えるでしょう。

また、ノートはファイルなどに比べて厚さが薄いため、保管場所に困ることもほとんどありません。

サイズも様々なものがあるため自分の好みのものを選んで使うことができます。

しかし、ノートに貼り付けるため名刺を差し替えることができなくなったり、裏面に記載された情報が見られなくなったりするなどのことも考えられるため、注意が必要です。

なっちゃん

テープやのりで貼り付けると裏面が見えなくなってしまうので注意しましょう。

デジタル方式

デジタル方式とは名刺をデータ化して保管・管理する名刺整理方法です。

検索性が高く、容易に目的の名刺を見つけ出すことができます。

また、多くの名刺を簡単に管理することができ、社内や部署内で名刺の共有を広く行うことができるのも特徴です。

このような利便性から、企業もデジタル方式を採用しているところも徐々に増えつつあります。

ツールとしては以下のようなものがあげられます。

これらを使った場合の名刺整理方法を以下で詳しく紹介していきます。

名刺スキャナーでの整理

名刺スキャナーは名刺をスキャンして、名刺に記載された内容をデータ化できるツールです。

専用のアプリやソフトと併用することで、多くの名刺を管理することができます。

アナログ方式よりも多くの名刺管理が可能となっており、扱う名刺の数が多い方に向いている方法と言えます。

しかし、スキャンの精度が悪い場合はその都度修正する必要があります。

また、社外への持ち運びが難しいという難点もあります。

なっちゃん

名刺スキャナーはサイズが大きいものもあるため、購入時にはサイズも意識しておきましょう。

エクセルでの整理

エクセルで名刺を整理・管理する方法もあります。

エクセルは検索性が高く、特定のキーワードのみで目的の名刺を探すことができる点が大きなポイントです。

また、データの保管場所を共有フォルダ内やクラウド上にすることで多くの方との共有が容易にできるというメリットもあります。

データを保管できる数も多く、非常に汎用性に富んだ方法と言えるでしょう。

しかし、データを入力する際に入力ミスをしてしまう可能性も否めず、仮に間違った入力データで保存してしまった場合には検索で引っかからなかったり、間違った顧客データを入力してしまったりするといったことも起こり得ます。

そのため、データ入力は慎重に行う必要があります。

アプリでの整理

スマートフォンで名刺をスキャンしてデータ化し、クラウド上に保存して名刺データを管理します。

名刺スキャナーとは異なり、スマートフォンでのスキャンニングとなるため、持ち運びも簡単で社外へ持ち運ぶことも容易にできます。

しかし、1枚ずつスキャンを行うため、名刺の数が多い場合には時間と手間がかかるというデメリットもあります。

現在は多くの名刺スキャンアプリが存在するため、自身が使いやすいと思ったものを使うことで名刺管理の質も上がると思われます。

外注での整理

外注では名刺の整理や保管、データの修正などを外注先に依頼するという方法になります。

名刺データの読み取りのみ社内で行ったり、読み取りも含めてすべて外注先の担当者が行ったりなど様々な方法がありますが、情報漏洩や個人情報保護などの観点から外注先のセキュリティについての理解を確認しておくことが大切です。

また、他の方法に比べてコストが大きくかかるという点がデメリットと言えます。

しかし、名刺の整理や保管に伴う手間と時間を大幅に削減することができるため、この点は非常にありがたいです。

以下の動画では名刺管理のコツを解説していますので、こちらも是非参考にしてみてください。

各整理方法に向いている人

上記で名刺の整理方法にはアナログ方式とデジタル方式があり、それぞれ様々なツールがあるということを分かっていただけたのではないでしょうか。

それぞれの特性を十分に活かせるような方法を選んでいくことで、名刺整理の時短も可能になってきます。

以下では、先ほど紹介してきた2つの整理方法が、それぞれどういう方に向いているのかを解説していきます。

アナログ方式に向いている人

アナログ方式に向いている人は一般的に以下のような人です。

以下でそれぞれ解説していきます。

名刺整理にコストをかけたくない人

アナログ方式ではボックスやファイル、ノートなど、コストが比較的かからないものが多いのが特徴です。

ボックスに関しては自作のものを使うことができ、ノートであれば100円ショップでも購入ができます。

そのため、名刺整理にコストをかけたくないという人には向いている方法と言えます。

コスト削減で浮いた分を他の用途に使うことができ、他にコストをかけたい部分がある場合には重宝する方法の1つです。

扱う名刺の枚数が少ない人

扱う名刺の枚数が少ない人もアナログ方式は向いています。

名刺が少ない場合はボックスやファイルでも容量が十分確保できるためです。

名刺が少ない場合にデジタル方式を用いた場合には、コストが高くそのコスト分の恩恵が得られない可能性も高くなってしまいます。

また、名刺の数が少ない場合にはボックスやファイルに整理しておくことで、必要なときに迅速に探すことができ、手に取ってすぐに確認することができます。

なっちゃん

コストや扱う名刺の枚数を考慮して整理・保管方法を考えることが大切です。

社内や部署の人数が少ない人

社内や部署などの組織の人数が少ない場合にはボックスやファイルなどを用いることで名刺を共有することが可能なため、組織の人数が少ない場合にはアナログ方式は向いていると言えます。

しかし、人数が増えてくるとこの方法での名刺の共有は難しくなってくるため、人数が増えてきた場合には方法の切り替えを行うなど、人数に応じた整理方法の採用が大切です。

なっちゃん

組織の人数が少ない場合にはファイルを通して共有がしやすいですね。

デジタル方式に向いている人

デジタル方式に向いている人は以下のような人です。

以下でそれぞれ解説していきます。

扱う名刺の枚数が多い人

扱う名刺の枚数が多くなってくるとボックスやファイルでは整理が大変になってくるため、そのような人にはデジタル方式で一括して整理や保管をするという方法が向いています。

エクセルやアプリ、外注などを使うことで膨大な量の名刺もしっかりと管理できます。

しかし、エクセルの場合には入力ミスに注意が必要だったり、アプリの場合にはスキャン精度が悪い場合に修正する必要があったりするなど、慎重に作業を進めることも大切になってきます。

そのため、そのような慎重さを持った人も向いていると言えるでしょう。

なっちゃん

名刺の数が多くなってきたら方法を切り替えることも大切ですね。

名刺の保管場所がない人

デジタル方式では名刺データはクラウド上やパソコンファイル内で整理や保管をしていくため、物理的な場所を伴いません。

そのため、保管場所が用意できないという人には向いている方法だと言えます。

しかし、名刺スキャナーはサイズが大きい場合もあり、物によっては場所を必要とする場合もあるため、購入時には注意が必要です。

今ではスマートフォンで多くの名刺管理アプリも存在するため、スキャナーがなくてもスマートフォンで十分に代用することは可能です。

以下の動画では名刺管理アプリの上手な使い方を解説していますので、こちらの動画も是非参考にしてみてください。

セキュリティ対策がしっかりとできる人

名刺には個人情報が含まれているため、情報漏洩や個人情報保護などの観点からセキュリティ対策をしっかりとしていく必要があります。

外注をした場合には、外注先を通じて情報漏洩の可能性も考えられるため、しっかりとセキュリティ対策をしている外注先に発注することが大切です。

また、そのような目を養うためには自身でもセキュリティ対策がしっかりとできていないといけないことは言うまでもありません。

そのため、そのような対策がしっかりとできる人はデジタル方式は向いていると言えるでしょう。

社内や部署などの人数が多い組織に属する人

組織内の人数が多い場合には、ボックスやファイルなどを用いた方法では多くの手間がかかり、名刺を共有することは難しくなります。

一方、デジタル方式では名刺データがクラウド上やパソコンファイル上に存在するため、手間をかけることなくデータを多くの人に共有することが可能となります。

また、他の人から名刺を共有されたときにも、デジタル方式であれば検索性に優れているため、容易に名刺を探すこともできます。

名刺をスキャンする場合には人数が多くいることから分担での作業も可能であり、スキャンに要する時間を削減することもできます。

名刺整理の頻度と捨てるタイミング

名刺の整理方法とそれぞれに向いている人を説明してきました。

しかし、整理はできてもその頻度や不要な名刺を捨てるタイミングが分からないという方もいるのではないかと思われます。

そこで以下では、名刺を整理する頻度と捨てるタイミングを説明していきます。

名刺整理の頻度

名刺を整理する頻度は一般的に以下の場合が多いです。

名刺交換をしたその日のうちにもらった名刺を整理しておくことで、後にまとめて整理する必要がなくなり、名刺が散らかる心配もほとんどなくなります。

名刺を整理する場合にはこのタイミングが一番理想的なタイミングと言えるでしょう。

しかし、業務の都合上このような頻度で行うことが難しい場合も十分に考えられます。

そのような場合には、1年に1度は整理するように心掛けることが大切です。

個人差はありますが、一般的に1年という期間で受け取る名刺の数は多く、全く整理をしないまま放置しておくと誰のものがどこにあるのかが分からなくなり、必要なときに必要な名刺を探すのに多くの時間を費やすことになってしまいます。

1年に1度の大掃除のタイミングや、業務が比較的空いている日の1日のうちに、名刺の整理をしておくだけで、将来的に名刺を探す時間を大幅に減らすことができるようになります。

なっちゃん

名刺整理は最低でも1年に1回は行うようにしましょう。

名刺を捨てるタイミング

名刺は捨てないとたまる一方です。

捨てる際にはどのタイミングで捨てるべきか迷う人も多くいるかと思われますが、基本的には何の連絡も取っていない方の名刺は1年を基準に捨てるようにします。

1年間何の連絡を取っていない相手とは今後関わる可能性は低い傾向にあり、そのまま保管していてもずっと使わない状態である可能性が高いです。

そのような名刺は捨て、今後も関わりのある方の名刺を優先的に保管して分かりやすいように整理しておくことが大切です。

要らない名刺を捨てることでその箇所に空きができる分、すっきりとした気持ちで業務に取り組むこともできるのではないでしょうか。

まとめ

名刺整理の方法にはアナログ方式とデジタル方式があり、それぞれの特性を踏まえて自身に合った方法を選んでいくことが大切です。

各方法の中でも様々なツールが使われており、ボックスやファイル、名刺スキャナーやエクセルなど、さらに細分化して自身が使いやすいツールを使っていくことで名刺整理の質が高まります。

また、名刺はできれば会ったその日のうちに、少なくとも1年に1回は整理して必要なときに必要な名刺をしっかりと探し出せるようにしておき、連絡を取っていない状態が続いて1年が経過した名刺は捨てるようにしておきましょう。

名刺をしっかりと整理しておくことで、すっきりとした気持ちで業務に取り組むことができます。

以下の動画では名刺管理ツールについてメリットや仕組みを交えて解説していますので、こちらの動画も是非参考にしてみてください。