こんにちわ！こんばんわ！女性営業マンとして日々奮闘しているなっちゃんです！
新入社員を迎えるとき、必ずあるのが新入社員歓迎会。
新入社員が会社に早くなじむためにも、重要な場とされている職場も多いのではないでしょうか。司会はスムーズに進行したり、場を盛り上げたり大変です。
あなたの司会が心もとなければ、新入社員は「仕事でも頼れないんだろうな」と感じることでしょう。
司会を華麗にこなし、新入社員から「頼れる先輩」の称号を手にしましょう。また、うまく回せれば、上司からの評価もあがるかもしれません。
新入社員歓迎会の司会がきたら、チャンスです。本記事では、チャンスを掴むための、司会をスムーズにこなす方法を解説します。
目次
段取りを決めよう！当日までの準備
まずは何事も準備をしなければうまくいくはずがありません。
当日のスケジュールの決定や進行するうえで話をするべきひととの交渉を済ませておきましょう。「備えあれば憂いなし」準備の段階から、司会の新入社員歓迎会は始まっているのです。
当日の進行を決める
まず、どのようなタイムスケジュールで行くのかを決めましょう。歓迎会などが開かれる会場は居酒屋が多いのではないでしょうか。だとすると、大体、歓迎会は2時間程度ではないでしょうか。
その時間にどんなイベントを入れるかを考えましょう。図に書いておくとわかりやすくなります。私の場合、下矢印を一本引き、時間軸とします。軸の左側に時間、右側にイベントを書きます。
無理がないかを確認した後、決定とします。不安なときは先輩や上司にも相談しましょう。
私の進行の一例を挙げると、2時間の予定では以下になります。
①開始直後：司会の挨拶と乾杯の音頭（一番上の上司）
②50～60分経過：新入社員挨拶
③1時間50分後：締めの挨拶（二番目に上の上司）
このような感じで想定します。職場によって違いはありますが、参考になるはずです。職場の雰囲気に合わせて、計画しましょう。
上司に挨拶を依頼する
乾杯の音頭と締めの挨拶を上司に依頼しておきましょう。
前日くらいに、依頼するのがおススメです。あまり早く言いすぎると忘れられることもありますし、直前だと言葉を考える時間がありません。
あと、お願いするときは直接話して伝えるのを、おススメします。今はメールがあり、メール上で伝えることもできますが、忘れやすいのが難点です。上司も人ですので、忘れてしまい挨拶の言葉を考えていないとなると、言葉に詰まる方もいるでしょう。
依頼をするときは、相手にとっていいタイミングを効果的な手法を用いて伝えることです。相手の立場に立って、話のタイミングを伺うというのは、仕事をする上でも重要です。
新入社員に挨拶の依頼する
新入社員にも挨拶を考えてもらうよう依頼しましょう。「新入社員の歓迎会なんだから挨拶は当たり前だろ」とか思って伝えないことは絶対にやめましょう。
特に、これから仕事をする上で、自分を知ってもらうということは大切です。なので、新入社員で緊張する人は多いです。なので、あらかじめ考えておくように伝えましょう。もし、質問コーナーとかがあるならば、あることを伝えましょう。
また、声をかけることでコミュニケーションを取りましょう。「考えておいてね」だけでは、新入社員の緊張はなかなか解けないでしょう。伝える際に、自分の体験談や他の人のことを話してあげるといいでしょう。
「自分のときはこんなこと話したよ」「あの先輩にこんなこと質問されたよ」なんてことを言ってあげれば、挨拶を考えやすくなりますよね。また、新入社員に質問されたらきっちり答えましょう。そうすることで頼りある先輩と感じてくれることでしょう。
その際に、新入社員の趣味なんかも聞ければ、司会する際に役に立ちます。
スムーズに進めるために！当日の進行
新入社員歓迎会当日を迎えれば、あとは事前の準備をもとに進めるだけです。周りを見ながら、スムーズに進行しましょう。ここでは、当日の順序について解説します。
司会の挨拶
まずは、あなたの挨拶です。出席者への感謝と段取りを説明しましょう。店のコースの説明も一緒にしましょう。挨拶の一例を書きます。
例）「本日はお忙しい中、○○さんの歓迎会にお集まりいただき、ありがとうございます。本日、司会を務めさせていただきます△△と申します。店は2時間制となっておりますので、○時までになっております。」
また、店のコースの詳細や飲み放題かどうかなども伝えましょう。
乾杯の音頭
挨拶が終わったら、乾杯の音頭です。事前に依頼しておいた上司の紹介をしましょう。たとえ部署の飲み会であっても新入社員にとってはわからないこともあるかもしれません。ちょっとした紹介もいれましょう。
例文）「それでは、乾杯の挨拶を□□部長にお願いをいたします。部長は〇年間営業部の部長をされています。それでは部長よろしくお願いいたします」
紹介を入れることは事前に上司に確認しておいた方がいいでしょう。乾杯の挨拶が終わったら、歓談に入ってもらいましょう。
例文）「□□部長ありがとうございます。では、しばらく歓談をお楽しみください」
新入社員紹介
１時間弱経過したら、新入社員紹介に移りましょう。始める前に、一度、新入社員に声をかけておきましょう。この時、話題が盛り上がってる時もあるので、タイミングを見計らいましょう。
例文）「お話が盛り上がっているところ申し訳ありません。ここで、新入社員の○○さんに自己紹介をお願いいたします。後ほど、質問コーナーも設けます。では○○さんどうぞ」
自己紹介が終わったら、質問コーナーに移りましょう。もし、誰もしない場合は、自分が先陣を切りましょう。
質問がないということは興味を持たれていないという風に感じる人もいるので、事前に仲のいい人に質問してねと頼むのも一つの手です。
締め
終了時間5～10分前になったら締めの挨拶に向かいましょう。なるべく、話が静かになりそうなタイミングを見ておきましょう。そのため、時間をきっちり決めずに、一番遅くになるラインを決めておきましょう。
例文）「お話が盛り上がっているところ申し訳ありません。宴もたけなわですが、お時間になりますので、最後に課長の方からご挨拶のほどよろしくお願いいたします。」
挨拶が終わりましたら、最後に感謝の言葉を述べましょう。しかし、絶対というわけではなく、流れに任せましょう。しかし、言えなかった場合、あとで個別にお礼をいうことも大切です。
まとめ
新入社員歓迎会の司会について解説しました。司会は周りに気を使わなければなりません。そのため、事前の準備が重要です。
そして、新入社員がこの部署に配属されてよかったと思ってもらえるような進行を心がけましょう。フォロー1つであなたへの評価が上がるかもしれません。
なによりあなた自身が楽しみ、新入社員にその姿をみせるだけでも、価値があります。司会は注目されているので、新入社員はきっと見ているはずです。つまらなさそうにしていたら印象が悪くなりますよね。
今後も一緒に働く仲間を快く受け入れましょう！